Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?

Praca księgowych w dużej mierze opiera się na sprawnym prowadzeniu rejestrów, obsłudze faktur czy sporządzaniu deklaracji podatkowych. Zarządzanie dokumentami finansowymi musi być dokładne, a co za tym idzie – trzeba poświęcić mu dużo czasu. Czy da się skrócić ten proces? Tak, sięgając po e-księgowość. 

Księgowość a Elektroniczny Obieg Dokumentów

Możliwość elektronicznego przechowywania i przesyłania dokumentów, okazała się szczególnie popularna w trakcie pandemii, gdy konieczne było wdrożenie nowych rozwiązań, ograniczających kontakt osobisty.  

Zasady były proste – system musi być legalny i bezpieczny, a także dostosowany do zdalnej współpracy z księgowymi. Tak oto e-księgowość stała się częścią życia wielu firm. Dwa lata później cyfryzacja dokumentów to już nie tyle opcja dozwolona, ile obowiązkowa. 

Przykładem takiego rozwiązania, które już niedługo stanie się obligatoryjne, jest e-faktura. Więcej na ten temat przeczytasz TUTAJ. 

E-księgowość, której obawiali się przedsiębiorcy 

Popularność paperless sprawiła, że wśród przedsiębiorców pojawiło się wiele wątpliwości. Oprócz kwestii związanych z legalnością powstały obawy dotyczące zmian w relacji między pracownikiem a papierem. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do obsługi tradycyjnej i postrzegając go jako najtrwalszy materiał, musieli na nowo przyjrzeć się pismom online. Okazało się, że nie są takie straszne, jak mogłoby się wydawać. 

Wpływ na to miały liczne zalety e-księgowości. Dzięki niej nie trzeba już ręcznie przepisywać dokumentów (OCR skanuje je samodzielnie), automatyzują się procesy, a przechowywanie pism w chmurze sprawia, że dostęp do nich jest łatwy i możliwy w każdej chwili. Ponadto przedsiębiorca ma bieżący wgląd w podgląd dokumentów, uprawnień i informacji, na jakim etapie dostarczenia się znajdują. 

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?
Skontaktuj się!

Cztery filary Elektronicznego Obiegu Dokumentów 

Co sprawia, że EOD jest wygodną opcją, zgodną z potrzebami wielu branż? Odpowiadają za to cztery główne filary, dzięki którym można pracować szybciej, wydajniej i utrzymywać porządek w dokumentacji. 

  • Automatyzacja procesów. Modułowa platforma automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów. 
  • Optymalizacja. Wprowadzanie faktur do systemu nie musi być już problemem. Mechanizm OCR samodzielnie skanuje treść faktury, czym przyspiesza rejestrację dokumentów i ogranicza ryzyko błędu. 
  • Archiwizacja. Zyskujesz bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowujesz w bezpiecznym miejscu. 
  • Mobilność. W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera. Dostęp do danych z każdego miejsca na świecie to szczególnie korzystna opcja dla prezesów, handlowców i innych przedstawicieli firmy, których ogranicza praca o charakterze mobilnym. 

Oprócz tego EOD to:

  • sprawna archiwizacja dokumentów i łatwe wyszukiwanie; 
  • obniżenie kosztów (Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku); 
  • oszczędność czasu; 
  • zabezpieczenia, chroniące przed potencjalnymi cyberatakami; 
  • przyśpieszenie przepływu informacji pomiędzy działami oraz w relacjach z klientami. 

Jak będzie wyglądać księgowość w przyszłości? 

Razem z rozwojem księgowości i przeniesieniem procesów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, pojawia się pytanie, czy księgowi wciąż będą potrzebni. Oczywiście, ale znacząco zmieni się zakres ich obowiązków. 

Dalej będą nadzorować zmiany w przepisach, wyszukiwać najważniejsze informacje i rozważać skutek zmian w prawie, ponieważ sztuczna inteligencja na ten moment nie ma zdolności wyłapywania kontekstów w rozliczeniach, a także subtelnych zmian w ustawach.  

Dzięki wsparciu EOD nie trzeba skupiać się już na najbardziej pracochłonnych zajęciach, jakimi jest wypisywanie wniosków, sprawdzanie poprawności danych i weryfikacji ich dostarczenia. Można za to poświęcić więcej czasu na analizy, wnioskowanie, relacje z ZUS, urzędem czy klientami. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów jest częścią wielu przedsiębiorstw, nie tylko dzięki zaletom widocznym dla przedsiębiorców, ale też plusów dostrzeżonych przez państwo. Obsługa zapytań online to innowacja, która już niedługo może dotyczyć wszystkich firm. Nie czekaj do ostatniego momentu. Już dziś postaw na biznes bez papieru. 

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

SKONTAKTUJ SIĘ
Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?
Description
Czy da się skrócić procesy księgowe w firmie? Czy mogą być prostsze? Tak, sięgając po Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Imię i nazwisko*:
Firma*:
Telefon*:
E-mail*:
Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

Więcej informacji w Polityce Prywatności.
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

Napisz do mnie:

Zobacz także:

thumb image

8 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?


Czytaj
thumb image

14 kwietnia 2021

Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 10 argumentów.


Czytaj
thumb image

14 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów w dziale HR


Czytaj

Obejrzyj nasze filmy:

Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?
Description
Czy da się skrócić procesy księgowe w firmie? Czy mogą być prostsze? Tak, sięgając po Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo