EOD | ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW OD APLITT

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW.
DLA DUŻYCH I ŚREDNICH
PRZEDSIĘBIORSTW.

Elektroniczny Obieg Dokumentów może odmienić życie Twojej firmy! Usprawni obieg pism przychodzących, faktur, umów, wniosków wewnętrznych. Zautomatyzuje codzienne czynności i podniesie efektywność pracowników. Zwiększy dynamikę działania firmy. Zabezpieczy dane firmy i klientów.

Porozmawiajmy o EOD
w Twojej firmie








    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator. Więcej informacji w Polityce Prywatności. * Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    * pole wymagane
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator. Więcej informacji w Polityce Prywatności.* Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    * pole wymagane

    ARTUR AUGUSTYNIAK
    KIEROWNIK DZIAŁU ROZWOJU SYSTEMÓW WORKFLOW

    Zaufali nam m.in.:

    Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…

    Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Automatyzacja

    Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.

    Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Optymalizacja

    Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.

    Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Archiwizacja

    Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.

    Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Mobilność

    W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.

    Ile możesz oszczędzić?

    Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.

    Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.

    „Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.

    „Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.

    Co zawiera usługa?

    Ikonka mała Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Sekretariat

    Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.

    Ikonka mała Moduł Dokumenty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Dokumenty

    Tworzenie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy.

    Ikonka mała Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Faktury

    Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.

    Ikonka mała Moduł Workflow Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Workflow

    Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.

    Ikonka mała Moduł Kontrahenci Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Kontrahenci

    W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.

    Ikonka mała Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Raporty

    Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.

    Ikonka mała Moduł Delegacje Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Delegacje

    Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.

    Ikonka mała Moduł HR Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł HR

    Rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, elektroniczne wnioski urlopowe.

    Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 1 Zarejestruj dokument

    Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 2 Naklej i zeskanuj

    Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 3 Obieg start

    Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 4 Archiwizuj

    Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.

    Podpisuj
    dokumenty online!

    Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
    System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.

    Podpisuj dokumenty online!

    Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
    System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.

    Anna Jaroń, Asekuracja

    „Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”

    Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

    Nasze realizacje

    Asekuracja eod

    Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.

    Nasze realizacje

    Asekuracja eod

    Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.

    Anna Jaroń, Asekuracja

    „Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”

    Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

    Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!

    Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!

    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player
    YouTube player

    Moduł Sekretariat

    Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
    w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:

    zarejestrujesz każde pismo przychodzące i wychodzące, w postaci papierowej jak i elektronicznej
    zeskanujesz wiele dokumentów jednocześnie
    oznaczysz pisma kodami 2D (QR)
    zamówisz kuriera z Poczty Polskiej
    masz wgląd do statusu i listu przewozowego nadanej przesyłki (e-Nadawca)

    Moduł Dokumenty

    Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:

    stworzysz rejestr wszystkich dokumentów, który możesz sortować wg zadanych kryteriów
    stworzysz własne szablony dokumentów – pism, wniosków, umów, ofert, zamówień
    nadasz uprawnienia dostępu i edycji dokumentu w oparciu o pełnione role
    zapomnisz o terminach określonych w dokumencie – system powiadomi cię o terminie z wyprzedzeniem
    wygenerujesz dokumenty z szablonu
    zaprojektujesz własne wydruki i własne szablony powiadomień
    YouTube player
    YouTube player

    Moduł Faktury

    Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
    znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:

    zarejestrujesz fakturę, w każdym języku i walucie, również tę otrzymaną e-mailem
    przetworzysz dokumenty dzięki automatycznemu OCR
    uzupełnisz dane automatycznie, dzięki weryfikacji aktywnych płatników VAT
    opiszesz wydatki i rozksięgujesz koszty na MPK i Projekty
    szybko zaakceptujesz fakturę, także na urządzeniu mobilnym
    oznaczysz każdą fakturę kodem 2D (QR)
    wydasz polecenie płatności
    nie dublujesz danych dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego

    ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
    to rozwiązanie, które usprawni działanie Twojej firmy, ale nie jedyne.

    Dzięki połączeniu EOD i zaawansowanym modelom sztucznej inteligencji Twoja firma może przejść prawdziwą Transformację Cyfrową.

    Dzięki niej poprawisz efektywność firmy, zyskasz dokładniejszy wgląd w dane i będziesz podejmować skuteczniejsze decyzje biznesowe.

    Skontaktuj się z nami i sprawdź, co jeszcze możesz zyskać dzięki Transformacji Cyfrowej!

    rece

    Moduł Workflow

    Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:

    odwzorujesz procesy biznesowe i operacyjne – sprzedaży, serwisu, inne
    uporządkujesz przepływ informacji i dokumentów w całej firmie
    wykreujesz graficzną ścieżkę obiegu dla każdego dokumentu
    stworzysz modele obiegu faktur w przedsiębiorstwie
    skrócisz czas raportowania i podejmowania decyzji
    nie tracisz czasu na tworzenie nowych szablonów dzięki mechanizmowi wymiany
    danych definicji procesów

    Moduł Kontrahenci

    Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:

    masz wgląd do danych kontrahenta zarejestrowanych w innych modułach – Faktury, Dokumenty, inne
    automatycznie założysz kartotekę nowego kontrahenta korzystając z danych bazy GUS
    sprawdzisz, czy kontrahent znajduje się w wykazie informacji o podatnikach VAT
    zsynchronizujesz dane kontrahenta w różnych systemach
    ograniczysz dostęp do danych poufnych
    przejrzysz korespondencję z kontrahentem

    Moduł Raporty

    Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:

    wygenerujesz własny raport
    będziesz powiadamiany o upływających terminach – zadań, umów, innych
    wyślesz raporty cyklicznie do wybranej grupy osób
    stworzysz swój własny dashboard raportów
    wyeksportujesz raporty do arkusza Microsoft Excel
    wyświetlisz dane na tablecie, smartfonie i monitorze TV
    Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Delegacje

    Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:

    wprowadzasz podstawowe dane, a algorytm sam przelicza kwoty kilometrówek, diety krajowe i zagraniczne oraz generuje zbiorcze podsumowanie
    wypełnisz wniosek o zaliczkę, samochód służbowy, mieszkanie służbowe, bilet PKP
    Twoje koszty delegacji zostaną automatycznie zewidencjonowane
    wygenerujesz zbiorczą listę delegacji
    zawsze będziesz na bieżąco w statusach delegacji

    Moduł HR

    Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:

    masz dostęp do skanów umów pracowniczych, zaświadczeń, upoważnień i innych dokumentów
    udostępnisz pracownikom narzędzie do ewidencji czasu pracy
    zobaczysz swojego pracownika w strukturze organizacyjnej
    masz dostęp do wniosków personalnych, nieobecności i historii zatrudnienia
    pozwolisz pracownikowi zaplanować urlop, który później akceptują jego przełożeni
    udostępnisz pracownikowi informację o przysługującym urlopie
    wygenerujesz grafik roczny w skali całej firmy
    nie musisz pamiętać o terminach badań lekarskich i szkoleniach BHP, system o nich przypomni opiekunowi HR z odpowiednim wyprzedzeniem
    przeprowadzisz proces rekrutacyjny zgodnie z wymogami RODO
    wygenerujesz przelewy wynagrodzeń
    udostępnisz pracownikom ich indywidualne rozliczenia PIT i RMUA

    Dowiedz się więcej
    o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!

    Dowiedz się więcej o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!

    Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Krajowy System e-Faktur (KSeF) jednak nie w tym roku!

    Minister finansów Andrzej Domański zaskoczył przedsiębiorców ogłaszając 19 stycznia 2024r. na briefingu prasowym, że planowany obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie wejdzie w życie zgodnie z pierwotnym planem. Co dalej?
    Czytaj

    Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Elektroniczny Obieg Dokumentów w Firmach: archiwizacja i przechowywanie dokumentów

    Krajowy System e-Faktur (KSeF) obligatoryjny od 2024 roku! Co to oznacza? Jak się do tego przygotować? Jak ułatwić sobie wdrożenie? Dowiedz się już teraz!
    Czytaj

    Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie Asekuracja – case study

    Koniec z teorią, czas na praktykę! Jak przebiega wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie? Dowiedz się na przykładzie naszego wdrożenia w firmie Asekuracja!
    Czytaj

    Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Krajowy System E-Faktur (KSEF) | Poznaj szczegóły!

    Krajowy System e-Faktur (KSeF) obligatoryjny od 2024 roku! Co to oznacza? Jak się do tego przygotować? Jak ułatwić sobie wdrożenie? Dowiedz się już teraz!
    Czytaj

    Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

    1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

    Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie Klienta oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).

    Etapy analizy przedwdrożeniowej:
    • określenie stanu obecnego,
    • określenie oczekiwań Klienta, opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
    • przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
    • wycena poszczególnych elementów wdrożenia.

    2. Jak długo trwa wdrożenie?

    Wdrożenie uzależnione jest od zakresu, stopnia zaawansowania, specyficznych wymagań i zaangażowania Klienta. Najbardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.

    3. Czy elektroniczny obieg dokumentów integruje się z innymi systemami??

    Tak, EOD można zintegrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. Nasze rozwiązanie wspiera trzy metody integracji: eksport danych w pliku, wykorzystanie bazy pośredniej oraz metody Rest API.

    4. Czy dane można eksportować do Excela?

    Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).

    5. Czy można eksportować raporty które są prezentowane w formie graficznej??

    Tak, wybrane raporty można eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG. Oczywiście funkcja jest dostępna dla uprawnionych użytkowników systemu.

    6. Czy w systemie EOD mogę generować dowolne raporty?

    Tak, zapewniamy cały zestaw gotowych raportów. Na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.

    7. Czy sam mogę tworzyć raporty?

    Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście w tym celu wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).

    8. Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?

    Tak, Elektroniczny Obieg Dokumentów loguje wszystkie podejmowane przez użytkowników czynności (podgląd, historie zmian itp.).

    9. Czy system sam nadaje numerację faktur / pism / umów / spraw / zgłoszeń serwisowych / innych dokumentów?

    Tak, w przypadku niektórych pism jest to wymóg formalny (np. faktury czy sprawy). Często Klienci samodzielnie wprowadzają numerację dla pism czy dokumentów, w których nie jest to formalnie wymagane (np. oferty, umowy, zamówienia itp.).

    10. Ile osób może jednocześnie korzystać z systemu?

    Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna liczba pracowników, ograniczenia występują raczej po stronie sprzętowej środowiska.

    11. Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?

    Tak, system może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.

    12. Co składa się na cenę zakupu systemu?

    Składnikami ceny są:
    • Licencję na Moduły systemu
    • Licencje użytkowników (stałego i jednoczesnego dostępu)
    • Komponenty dodatkowe
    • Prace konfiguracyjne
    • Prace integracyjne
    • Szkolenia

    ADAM KŁODNICKI
    OPIEKUN KLIENTA