Elektroniczny
Obieg Dokumentów
Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.
Elektroniczny
Obieg Dokumentów
Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.
Agnieszka Kankowska | Starszy specjalista ds. wsparcia produkcji oprogramowania
Agnieszka Kankowska
Starszy specjalista ds. wsparcia
produkcji oprogramowania
Wypełnij formularz, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą.
Wypełnij formularz,
a nasz doradca
skontaktuje się z Tobą.
Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…
Automatyzacja
Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.
Optymalizacja
Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.
Archiwizacja
Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.
Mobilność
W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.
Jak zachować ciągłość działalności biznesowej w dobie COVID-19?
Pandemia wymusiła na organizacjach przeniesienie ogromnej większości realizowanych procesów takich jak: dostęp do dokumentów, fakturowanie, rejestracja czasu pracy, czy obsługa korespondencji przychodzącej, do świata online. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy zdalnie zautomatyzować te procesy i zapewnić każdemu pracownikowi dostęp do niezbędnych funkcjonalności systemu.
Dodatkowe komponenty systemu – takie jak czat firmowy, tablice ogłoszeniowe, zastępujące z powodzeniem pocztę firmową, moduł zadań wspierający menedżerów w zakresie przydzielania obowiązków i kontroli postępów, czy aplikacja mobilna, zapewniająca bezpośredni i wygodny dostęp do systemu i repozytorium dokumentów – usprawnią pracę zdalną i wpłyną na ogólną poprawę przepływu informacji w firmie.
Co zawiera usługa?
Moduł Sekretariat
Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.
Moduł Faktury
Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.
Moduł Workflow
Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.
Moduł Kontrahenci
W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.
Moduł Raporty
Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.
Moduł Delegacje
Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.
Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.
Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.
Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.
Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.
Moduł Sekretariat
Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:
Moduł Dokumenty
Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:
Moduł Faktury
Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:
Moduł Workflow
Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:
danych definicji procesów
Moduł Kontrahenci
Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:
Moduł Raporty
Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:
Moduł Delegacje
Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:
Moduł HR
Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:
Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie Klienta oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).
Etapy analizy przedwdrożeniowej:
• określenie stanu obecnego,
• określenie oczekiwań Klienta, opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
• przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
• wycena poszczególnych elementów wdrożenia.
2. Jak długo trwa wdrożenie?
Wdrożenie uzależnione jest od zakresu, stopnia zaawansowania, specyficznych wymagań i zaangażowania Klienta. Najbardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.
3. Czy elektroniczny obieg dokumentów integruje się z innymi systemami??
Tak, EOD można zintegrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. Nasze rozwiązanie wspiera trzy metody integracji: eksport danych w pliku, wykorzystanie bazy pośredniej oraz metody Rest API.
4. Czy dane można eksportować do Excela?
Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).
5. Czy można eksportować raporty które są prezentowane w formie graficznej??
Tak, wybrane raporty można eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG. Oczywiście funkcja jest dostępna dla uprawnionych użytkowników systemu.
6. Czy w systemie EOD mogę generować dowolne raporty?
Tak, zapewniamy cały zestaw gotowych raportów. Na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.
7. Czy sam mogę tworzyć raporty?
Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście w tym celu wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).
8. Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?
Tak, Elektroniczny Obieg Dokumentów loguje wszystkie podejmowane przez użytkowników czynności (podgląd, historie zmian itp.).
9. Czy system sam nadaje numerację faktur / pism / umów / spraw / zgłoszeń serwisowych / innych dokumentów?
Tak, w przypadku niektórych pism jest to wymóg formalny (np. faktury czy sprawy). Często Klienci samodzielnie wprowadzają numerację dla pism czy dokumentów, w których nie jest to formalnie wymagane (np. oferty, umowy, zamówienia itp.).
10. Ile osób może jednocześnie korzystać z systemu?
Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna liczba pracowników, ograniczenia występują raczej po stronie sprzętowej środowiska.
11. Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?
Tak, system może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.
12. Co składa się na cenę zakupu systemu?
Składnikami ceny są:
• Licencję na Moduły systemu
• Licencje użytkowników (stałego i jednoczesnego dostępu)
• Komponenty dodatkowe
• Prace konfiguracyjne
• Prace integracyjne
• Szkolenia