Elektroniczny
Obieg Dokumentów
Dla dużych i średnich przedsiębiorstw.
Elektroniczny
Obieg
Dokumentów
Zaufali nam m.in.:
Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…
Automatyzacja
Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.
Optymalizacja
Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.
Archiwizacja
Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.
Mobilność
W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.
Ile możesz oszczędzić?
Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.
Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.
„Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.
„Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.
Co zawiera usługa?
Moduł Sekretariat
Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.
Moduł Faktury
Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.
Moduł Workflow
Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.
Moduł Kontrahenci
W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.
Moduł Raporty
Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.
Moduł Delegacje
Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.
Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.
Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.
Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.
Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.
Podpisuj
dokumenty online!
Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.
Podpisuj dokumenty online!
Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.
„Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”
Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja
Nasze realizacje
Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.
Nasze realizacje
Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.
„Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”
Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja
Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!
Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!
Moduł Sekretariat
Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:
Moduł Dokumenty
Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:
Moduł Faktury
Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:
Moduł Workflow
Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:
danych definicji procesów
Moduł Kontrahenci
Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:
Moduł Raporty
Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:
Moduł Delegacje
Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:
Moduł HR
Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:
Dowiedz się więcej
o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!
Dowiedz się więcej o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Blog Ekspertów
Jak zwiększyć umiejętności cyfrowe wewnątrz firmy?
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Elektroniczny Obieg Dokumentów w księgowości – czy warto zacząć już dziś?
Elektroniczny Obieg Dokumentów
EOD, a obowiązkowa e-faktura od 2024 roku
Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie Klienta oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).
Etapy analizy przedwdrożeniowej:
• określenie stanu obecnego,
• określenie oczekiwań Klienta, opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
• przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
• wycena poszczególnych elementów wdrożenia.
2. Jak długo trwa wdrożenie?
Wdrożenie uzależnione jest od zakresu, stopnia zaawansowania, specyficznych wymagań i zaangażowania Klienta. Najbardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.
3. Czy elektroniczny obieg dokumentów integruje się z innymi systemami??
Tak, EOD można zintegrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. Nasze rozwiązanie wspiera trzy metody integracji: eksport danych w pliku, wykorzystanie bazy pośredniej oraz metody Rest API.
4. Czy dane można eksportować do Excela?
Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).
5. Czy można eksportować raporty które są prezentowane w formie graficznej??
Tak, wybrane raporty można eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG. Oczywiście funkcja jest dostępna dla uprawnionych użytkowników systemu.
6. Czy w systemie EOD mogę generować dowolne raporty?
Tak, zapewniamy cały zestaw gotowych raportów. Na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.
7. Czy sam mogę tworzyć raporty?
Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście w tym celu wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).
8. Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?
Tak, Elektroniczny Obieg Dokumentów loguje wszystkie podejmowane przez użytkowników czynności (podgląd, historie zmian itp.).
9. Czy system sam nadaje numerację faktur / pism / umów / spraw / zgłoszeń serwisowych / innych dokumentów?
Tak, w przypadku niektórych pism jest to wymóg formalny (np. faktury czy sprawy). Często Klienci samodzielnie wprowadzają numerację dla pism czy dokumentów, w których nie jest to formalnie wymagane (np. oferty, umowy, zamówienia itp.).
10. Ile osób może jednocześnie korzystać z systemu?
Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna liczba pracowników, ograniczenia występują raczej po stronie sprzętowej środowiska.
11. Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?
Tak, system może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.
12. Co składa się na cenę zakupu systemu?
Składnikami ceny są:
• Licencję na Moduły systemu
• Licencje użytkowników (stałego i jednoczesnego dostępu)
• Komponenty dodatkowe
• Prace konfiguracyjne
• Prace integracyjne
• Szkolenia