Elektroniczny
Obieg Dokumentów

Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.

Elektroniczny
Obieg Dokumentów

Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.

Mechanizm OCR Elektroniczny Obieg Dokumentów

Agnieszka Kankowska | Starszy specjalista ds. wsparcia produkcji oprogramowania

Agnieszka Kankowska
Starszy specjalista ds. wsparcia
produkcji oprogramowania

Wypełnij formularz, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą.

Wypełnij formularz,
a nasz doradca
skontaktuje się z Tobą.

Skontaktuj się z nami Usługi Informatyczne dla firm Polska Trójmiasto

Chcę otrzymywać materiały handlowe i marketingowe od Aplitt sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku. Moje dane zawarte w formularzu będą przetwarzane, aby dostarczać mi (telefonicznie, poprzez e-mail / sms) materiały, dopasowane do moich zainteresowań.
Potrzebujemy Twoich danych, aby móc się z Tobą skontaktować. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
Napisz!     dh@aplitt.pl     |     
Zadzwoń!     +48 58 782 82 82

Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…

Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Automatyzacja

Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.

Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Optymalizacja

Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.

Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Archiwizacja

Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.

Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Mobilność

W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.

Jak zachować ciągłość działalności biznesowej w dobie COVID-19?

Pandemia wymusiła na organizacjach przeniesienie ogromnej większości realizowanych procesów takich jak: dostęp do dokumentów, fakturowanie, rejestracja czasu pracy, czy obsługa korespondencji przychodzącej, do świata online. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy zdalnie zautomatyzować te procesy i zapewnić każdemu pracownikowi dostęp do niezbędnych funkcjonalności systemu.

Dodatkowe komponenty systemu – takie jak czat firmowy, tablice ogłoszeniowe, zastępujące z powodzeniem pocztę firmową, moduł zadań wspierający menedżerów w zakresie przydzielania obowiązków i kontroli postępów, czy aplikacja mobilna, zapewniająca bezpośredni i wygodny dostęp do systemu i repozytorium dokumentów – usprawnią pracę zdalną i wpłyną na ogólną poprawę przepływu informacji w firmie.

Co zawiera usługa?

Ikonka mała Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Sekretariat

Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.

Ikonka mała Moduł Dokumenty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Dokumenty

Tworzenie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy.

Ikonka mała Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Faktury

Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.

Ikonka mała Moduł Workflow Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Workflow

Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.

Ikonka mała Moduł Kontrahenci Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Kontrahenci

W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.

Ikonka mała Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Raporty

Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.

Ikonka mała Moduł Delegacje Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Delegacje

Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.

Ikonka mała Moduł HR Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł HR

Rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, elektroniczne wnioski urlopowe.

Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 1 Zarejestruj dokument

Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 2 Naklej i zeskanuj

Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 3 Obieg start

Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 4 Archiwizuj

Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.

Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Sekretariat

Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:

zarejestrujesz każde pismo przychodzące i wychodzące, w postaci papierowej jak i elektronicznej
zeskanujesz wiele dokumentów jednocześnie
oznaczysz pisma kodami 2D (QR)
zamówisz kuriera z Poczty Polskiej
masz wgląd do statusu i listu przewozowego nadanej przesyłki (e-Nadawca)

Moduł Dokumenty

Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:

stworzysz rejestr wszystkich dokumentów, który możesz sortować wg zadanych kryteriów
stworzysz własne szablony dokumentów – pism, wniosków, umów, ofert, zamówień
nadasz uprawnienia dostępu i edycji dokumentu w oparciu o pełnione role
zapomnisz o terminach określonych w dokumencie – system powiadomi cię o terminie z wyprzedzeniem
wygenerujesz dokumenty z szablonu
zaprojektujesz własne wydruki i własne szablony powiadomień

Specjalista ds. administracyjno biurowych Magda Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Faktury

Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:

zarejestrujesz fakturę, w każdym języku i walucie, również tę otrzymaną e-mailem
przetworzysz dokumenty dzięki automatycznemu OCR
uzupełnisz dane automatycznie, dzięki weryfikacji aktywnych płatników VAT
opiszesz wydatki i rozksięgujesz koszty na MPK i Projekty
szybko zaakceptujesz fakturę, także na urządzeniu mobilnym
oznaczysz każdą fakturę kodem 2D (QR)
wydasz polecenie płatności
nie dublujesz danych dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego

Moduł Workflow

Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:

odwzorujesz procesy biznesowe i operacyjne – sprzedaży, serwisu, inne
uporządkujesz przepływ informacji i dokumentów w całej firmie
wykreujesz graficzną ścieżkę obiegu dla każdego dokumentu
stworzysz modele obiegu faktur w przedsiębiorstwie
skrócisz czas raportowania i podejmowania decyzji
nie tracisz czasu na tworzenie nowych szablonów dzięki mechanizmowi wymiany
danych definicji procesów

Moduł Kontrahenci

Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:

masz wgląd do danych kontrahenta zarejestrowanych w innych modułach – Faktury, Dokumenty, inne
automatycznie założysz kartotekę nowego kontrahenta korzystając z danych bazy GUS
sprawdzisz, czy kontrahent znajduje się w wykazie informacji o podatnikach VAT
zsynchronizujesz dane kontrahenta w różnych systemach
ograniczysz dostęp do danych poufnych
przejrzysz korespondencję z kontrahentem

Moduł Raporty

Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:

wygenerujesz własny raport
będziesz powiadamiany o upływających terminach – zadań, umów, innych
wyślesz raporty cyklicznie do wybranej grupy osób
stworzysz swój własny dashboard raportów
wyeksportujesz raporty do arkusza Microsoft Excel
wyświetlisz dane na tablecie, smartfonie i monitorze TV
Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Delegacje

Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:

wprowadzasz podstawowe dane, a algorytm sam przelicza kwoty kilometrówek, diety krajowe i zagraniczne oraz generuje zbiorcze podsumowanie
wypełnisz wniosek o zaliczkę, samochód służbowy, mieszkanie służbowe, bilet PKP
Twoje koszty delegacji zostaną automatycznie zewidencjonowane
wygenerujesz zbiorczą listę delegacji
zawsze będziesz na bieżąco w statusach delegacji

Moduł HR

Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:

masz dostęp do skanów umów pracowniczych, zaświadczeń, upoważnień i innych dokumentów
udostępnisz pracownikom narzędzie do ewidencji czasu pracy
zobaczysz swojego pracownika w strukturze organizacyjnej
masz dostęp do wniosków personalnych, nieobecności i historii zatrudnienia
pozwolisz pracownikowi zaplanować urlop, który później akceptują jego przełożeni
udostępnisz pracownikowi informację o przysługującym urlopie
wygenerujesz grafik roczny w skali całej firmy
nie musisz pamiętać o terminach badań lekarskich i szkoleniach BHP, system o nich przypomni opiekunowi HR z odpowiednim wyprzedzeniem
przeprowadzisz proces rekrutacyjny zgodnie z wymogami RODO
wygenerujesz przelewy wynagrodzeń
udostępnisz pracownikom ich indywidualne rozliczenia PIT i RMUA