Elektroniczny
Obieg Dokumentów

Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.

Elektroniczny
Obieg Dokumentów

Porządek, kontrola
i zdalne zarządzanie firmą.

Mechanizm OCR Elektroniczny Obieg Dokumentów

Agnieszka Kankowska | Starszy specjalista ds. wsparcia produkcji oprogramowania

Agnieszka Kankowska
Starszy specjalista ds. wsparcia
produkcji oprogramowania

Wypełnij formularz, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą.

Wypełnij formularz,
a nasz doradca
skontaktuje się z Tobą.

Skontaktuj się z nami Usługi Informatyczne dla firm Polska Trójmiasto

    Chcę otrzymywać materiały handlowe i marketingowe od Aplitt sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku. Moje dane zawarte w formularzu będą przetwarzane, aby dostarczać mi (telefonicznie, poprzez e-mail / sms) materiały, dopasowane do moich zainteresowań.
    Potrzebujemy Twoich danych, aby móc się z Tobą skontaktować. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Napisz!     dh@aplitt.pl     |     
    Zadzwoń!     +48 58 782 82 82

    Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…

    Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Automatyzacja

    Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.

    Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Optymalizacja

    Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.

    Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Archiwizacja

    Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.

    Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
    Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Mobilność

    W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.

    Jak zachować ciągłość działalności biznesowej w dobie COVID-19?

    Pandemia wymusiła na organizacjach przeniesienie ogromnej większości realizowanych procesów takich jak: dostęp do dokumentów, fakturowanie, rejestracja czasu pracy, czy obsługa korespondencji przychodzącej, do świata online. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy zdalnie zautomatyzować te procesy i zapewnić każdemu pracownikowi dostęp do niezbędnych funkcjonalności systemu.

    Dodatkowe komponenty systemu – takie jak czat firmowy, tablice ogłoszeniowe, zastępujące z powodzeniem pocztę firmową, moduł zadań wspierający menedżerów w zakresie przydzielania obowiązków i kontroli postępów, czy aplikacja mobilna, zapewniająca bezpośredni i wygodny dostęp do systemu i repozytorium dokumentów – usprawnią pracę zdalną i wpłyną na ogólną poprawę przepływu informacji w firmie.

    Co zawiera usługa?

    Ikonka mała Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Sekretariat

    Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.

    Ikonka mała Moduł Dokumenty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Dokumenty

    Tworzenie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy.

    Ikonka mała Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Faktury

    Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.

    Ikonka mała Moduł Workflow Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Workflow

    Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.

    Ikonka mała Moduł Kontrahenci Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Kontrahenci

    W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.

    Ikonka mała Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Raporty

    Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.

    Ikonka mała Moduł Delegacje Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Delegacje

    Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.

    Ikonka mała Moduł HR Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł HR

    Rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, elektroniczne wnioski urlopowe.

    Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 1 Zarejestruj dokument

    Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 2 Naklej i zeskanuj

    Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 3 Obieg start

    Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.

    Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 4 Archiwizuj

    Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.

    Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Sekretariat

    Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
    w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:

    zarejestrujesz każde pismo przychodzące i wychodzące, w postaci papierowej jak i elektronicznej
    zeskanujesz wiele dokumentów jednocześnie
    oznaczysz pisma kodami 2D (QR)
    zamówisz kuriera z Poczty Polskiej
    masz wgląd do statusu i listu przewozowego nadanej przesyłki (e-Nadawca)

    Moduł Dokumenty

    Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:

    stworzysz rejestr wszystkich dokumentów, który możesz sortować wg zadanych kryteriów
    stworzysz własne szablony dokumentów – pism, wniosków, umów, ofert, zamówień
    nadasz uprawnienia dostępu i edycji dokumentu w oparciu o pełnione role
    zapomnisz o terminach określonych w dokumencie – system powiadomi cię o terminie z wyprzedzeniem
    wygenerujesz dokumenty z szablonu
    zaprojektujesz własne wydruki i własne szablony powiadomień

    Specjalista ds. administracyjno biurowych Magda Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Faktury

    Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
    znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:

    zarejestrujesz fakturę, w każdym języku i walucie, również tę otrzymaną e-mailem
    przetworzysz dokumenty dzięki automatycznemu OCR
    uzupełnisz dane automatycznie, dzięki weryfikacji aktywnych płatników VAT
    opiszesz wydatki i rozksięgujesz koszty na MPK i Projekty
    szybko zaakceptujesz fakturę, także na urządzeniu mobilnym
    oznaczysz każdą fakturę kodem 2D (QR)
    wydasz polecenie płatności
    nie dublujesz danych dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego

    Moduł Workflow

    Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:

    odwzorujesz procesy biznesowe i operacyjne – sprzedaży, serwisu, inne
    uporządkujesz przepływ informacji i dokumentów w całej firmie
    wykreujesz graficzną ścieżkę obiegu dla każdego dokumentu
    stworzysz modele obiegu faktur w przedsiębiorstwie
    skrócisz czas raportowania i podejmowania decyzji
    nie tracisz czasu na tworzenie nowych szablonów dzięki mechanizmowi wymiany
    danych definicji procesów

    Moduł Kontrahenci

    Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:

    masz wgląd do danych kontrahenta zarejestrowanych w innych modułach – Faktury, Dokumenty, inne
    automatycznie założysz kartotekę nowego kontrahenta korzystając z danych bazy GUS
    sprawdzisz, czy kontrahent znajduje się w wykazie informacji o podatnikach VAT
    zsynchronizujesz dane kontrahenta w różnych systemach
    ograniczysz dostęp do danych poufnych
    przejrzysz korespondencję z kontrahentem

    Moduł Raporty

    Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:

    wygenerujesz własny raport
    będziesz powiadamiany o upływających terminach – zadań, umów, innych
    wyślesz raporty cyklicznie do wybranej grupy osób
    stworzysz swój własny dashboard raportów
    wyeksportujesz raporty do arkusza Microsoft Excel
    wyświetlisz dane na tablecie, smartfonie i monitorze TV
    Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

    Moduł Delegacje

    Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:

    wprowadzasz podstawowe dane, a algorytm sam przelicza kwoty kilometrówek, diety krajowe i zagraniczne oraz generuje zbiorcze podsumowanie
    wypełnisz wniosek o zaliczkę, samochód służbowy, mieszkanie służbowe, bilet PKP
    Twoje koszty delegacji zostaną automatycznie zewidencjonowane
    wygenerujesz zbiorczą listę delegacji
    zawsze będziesz na bieżąco w statusach delegacji

    Moduł HR

    Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:

    masz dostęp do skanów umów pracowniczych, zaświadczeń, upoważnień i innych dokumentów
    udostępnisz pracownikom narzędzie do ewidencji czasu pracy
    zobaczysz swojego pracownika w strukturze organizacyjnej
    masz dostęp do wniosków personalnych, nieobecności i historii zatrudnienia
    pozwolisz pracownikowi zaplanować urlop, który później akceptują jego przełożeni
    udostępnisz pracownikowi informację o przysługującym urlopie
    wygenerujesz grafik roczny w skali całej firmy
    nie musisz pamiętać o terminach badań lekarskich i szkoleniach BHP, system o nich przypomni opiekunowi HR z odpowiednim wyprzedzeniem
    przeprowadzisz proces rekrutacyjny zgodnie z wymogami RODO
    wygenerujesz przelewy wynagrodzeń
    udostępnisz pracownikom ich indywidualne rozliczenia PIT i RMUA

    Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

    1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

    Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie Klienta oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).

    Etapy analizy przedwdrożeniowej:
    • określenie stanu obecnego,
    • określenie oczekiwań Klienta, opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
    • przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
    • wycena poszczególnych elementów wdrożenia.

    2. Jak długo trwa wdrożenie?

    Wdrożenie uzależnione jest od zakresu, stopnia zaawansowania, specyficznych wymagań i zaangażowania Klienta. Najbardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.

    3. Czy elektroniczny obieg dokumentów integruje się z innymi systemami??

    Tak, EOD można zintegrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. Nasze rozwiązanie wspiera trzy metody integracji: eksport danych w pliku, wykorzystanie bazy pośredniej oraz metody Rest API.

    4. Czy dane można eksportować do Excela?

    Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).

    5. Czy można eksportować raporty które są prezentowane w formie graficznej??

    Tak, wybrane raporty można eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG. Oczywiście funkcja jest dostępna dla uprawnionych użytkowników systemu.

    6. Czy w systemie EOD mogę generować dowolne raporty?

    Tak, zapewniamy cały zestaw gotowych raportów. Na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.

    7. Czy sam mogę tworzyć raporty?

    Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście w tym celu wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).

    8. Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?

    Tak, Elektroniczny Obieg Dokumentów loguje wszystkie podejmowane przez użytkowników czynności (podgląd, historie zmian itp.).

    9. Czy system sam nadaje numerację faktur / pism / umów / spraw / zgłoszeń serwisowych / innych dokumentów?

    Tak, w przypadku niektórych pism jest to wymóg formalny (np. faktury czy sprawy). Często Klienci samodzielnie wprowadzają numerację dla pism czy dokumentów, w których nie jest to formalnie wymagane (np. oferty, umowy, zamówienia itp.).

    10. Ile osób może jednocześnie korzystać z systemu?

    Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna liczba pracowników, ograniczenia występują raczej po stronie sprzętowej środowiska.

    11. Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?

    Tak, system może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.

    12. Co składa się na cenę zakupu systemu?

    Składnikami ceny są:
    • Licencję na Moduły systemu
    • Licencje użytkowników (stałego i jednoczesnego dostępu)
    • Komponenty dodatkowe
    • Prace konfiguracyjne
    • Prace integracyjne
    • Szkolenia