Cyberprzestępstwa, a więc działalności przestępcze odbywające się za pomocą komputerów lub w Internecie, są ogromnym zagrożeniem dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Jak zminimalizować ryzyko padnięcia ofiarą cyberataku? Rozwiązaniem może być Elektroniczny Obieg Dokumentów.

Szacuje się, że nawet ¼ firm w 2021 roku miała do czynienia z choć jednym cyberatakiem. Wiąże się to m.in. ze spadkiem zaufania klientów do danego przedsiębiorstwa, a nawet karami za naruszenie bezpieczeństwa danych. I choć nie budzi wątpliwości, że winę w tym przypadku ponoszą cyberprzestępcy, potencjalne ryzyko naruszenia danych mogą potęgować także nieprzemyślane decyzje wewnątrz przedsiębiorstwa, niezgodność z przepisami, błędy ludzkie oraz niedoskonałości w wewnętrznej polityce informacyjnej.

Koszty cyberataków są dla firm ogromne i szacuje się, że z roku na rok są coraz większe. Nic dziwnego, że firmy zamiar mierzyć się z incydentami i towarzyszącymi im stratami finansowymi oraz wizerunkowymi, wolą wprowadzać działania zapobiegające. Jakie? Można wybrać rozwiązania online, opracować dojrzałą politykę informacyjną oraz przestrzegać norm, np. ISO.

Jednym z rozwiązań jest także Elektroniczny Obieg Dokumentów, wybierany przez firmy nie tylko ze względu na bezpieczeństwo, tryb pracy w modelu zdalnym lub hybrydowym (które zyskały ogromną popularność w trakcie pandemii), ale także możliwość i łatwość w gromadzeniu dużych ilości danych oraz ekologię.

Szczególnie firmy ubezpieczeniowe, banki czy branża zdrowia mając na sobie najwyższą odpowiedzialność za ochronę danych, zaufały Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów. Nie jest to jednak reguła, ponieważ trend pojawia się także w mniejszych firmach, które również operują danymi poufnymi.

Elektroniczny Obieg znacząco podnosi efektywność pracy organizacji. Procesy obiegu dokumentów przebiegają szybciej, są uporządkowane i łatwiejsze do zarządzania. Ponadto automatyzacja obiegu dokumentów ułatwia przepływ informacji i dostęp do faktur oraz dokumentacji, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz.

EOD ma niewątpliwy wpływ na zwiększenie workflow dokumentów w firmie i optymalizację procesów biznesowych, a także bardziej zorganizowaną pracę wszystkich pracowników wewnątrz organizacji. Dzięki obiegowi dokumentów wnioski, listy obecności, dokumentacja i korespondencja są w jednym miejscu!

Jakich zalet Elektronicznego Obiegu Dokumentów możesz jeszcze nie znać? Wymieniamy je poniżej!

Papierowe dokumenty dużo łatwiej zgubić, zniszczyć lub przypadkiem przekazać nieodpowiedniej osobie. Do tego, pisma zawsze powinny być przechowywane zgodnie z RODO, co w przypadku papierowych dokumentów nie jest proste.

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia bezpieczeństwo dzięki systemowi nadawania uprawień. Osoby je posiadające odpowiadają za edycje, zarządzanie, przekazywanie i przeglądanie plików, a każde ich działanie zostaje zapisane w systemie.

Dodatkową zaletą EOD jest wersjowanie plików, które pozwala na rejestrację, kontrolę i, jak sama nazwa wskazuje, przywracanie wcześniejszych wersji dokumentu.

EOD daje także możliwość szybkiego wyszukania danych, ich archiwizacji i rejestracji. Ponieważ system sprzyja szybkiemu uzupełnianiu danych i redukuje potrzebę skanowania faktur (dzięki OCR), znacząco skraca czas wykonywania codziennych czynności.