Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach.

Cyberprzestępstwa, a więc działalności przestępcze odbywające się za pomocą komputerów lub w Internecie, są ogromnym zagrożeniem dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Jak zminimalizować ryzyko padnięcia ofiarą cyberataku? Rozwiązaniem może być Elektroniczny Obieg Dokumentów.

Czy Twojej firmie grozi cyberatak?

Szacuje się, że nawet ¼ firm w 2021 roku miała do czynienia z choć jednym cyberatakiem. Wiąże się to m.in. ze spadkiem zaufania klientów do danego przedsiębiorstwa, a nawet karami za naruszenie bezpieczeństwa danych. I choć nie budzi wątpliwości, że winę w tym przypadku ponoszą cyberprzestępcy, potencjalne ryzyko naruszenia danych mogą potęgować także nieprzemyślane decyzje wewnątrz przedsiębiorstwa, niezgodność z przepisami, błędy ludzkie oraz niedoskonałości w wewnętrznej polityce informacyjnej.

Koszty cyberataków są dla firm ogromne i szacuje się, że z roku na rok są coraz większe. Nic dziwnego, że firmy zamiar mierzyć się z incydentami i towarzyszącymi im stratami finansowymi oraz wizerunkowymi, wolą wprowadzać działania zapobiegające. Jakie? Można wybrać rozwiązania online, opracować dojrzałą politykę informacyjną oraz przestrzegać norm, np. ISO.

Jednym z rozwiązań jest także Elektroniczny Obieg Dokumentów, wybierany przez firmy nie tylko ze względu na bezpieczeństwo, tryb pracy w modelu zdalnym lub hybrydowym (które zyskały ogromną popularność w trakcie pandemii), ale także możliwość i łatwość w gromadzeniu dużych ilości danych oraz ekologię.

Szczególnie firmy ubezpieczeniowe, banki czy branża zdrowia mając na sobie najwyższą odpowiedzialność za ochronę danych, zaufały Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów. Nie jest to jednak reguła, ponieważ trend pojawia się także w mniejszych firmach, które również operują danymi poufnymi.

Co otrzymasz dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów?

Elektroniczny Obieg znacząco podnosi efektywność pracy organizacji. Procesy obiegu dokumentów przebiegają szybciej, są uporządkowane i łatwiejsze do zarządzania. Ponadto automatyzacja obiegu dokumentów ułatwia przepływ informacji i dostęp do faktur oraz dokumentacji, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz.

EOD ma niewątpliwy wpływ na zwiększenie workflow dokumentów w firmie i optymalizację procesów biznesowych, a także bardziej zorganizowaną pracę wszystkich pracowników wewnątrz organizacji. Dzięki obiegowi dokumentów wnioski, listy obecności, dokumentacja i korespondencja są w jednym miejscu!

Jakich zalet Elektronicznego Obiegu Dokumentów możesz jeszcze nie znać? Wymieniamy je poniżej!

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Wirtualne i bezpieczne przechowywanie dokumentów

Papierowe dokumenty dużo łatwiej zgubić, zniszczyć lub przypadkiem przekazać nieodpowiedniej osobie. Do tego, pisma zawsze powinny być przechowywane zgodnie z RODO, co w przypadku papierowych dokumentów nie jest proste.

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia bezpieczeństwo dzięki systemowi nadawania uprawień. Osoby je posiadające odpowiadają za edycje, zarządzanie, przekazywanie i przeglądanie plików, a każde ich działanie zostaje zapisane w systemie.

Dodatkową zaletą EOD jest wersjowanie plików, które pozwala na rejestrację, kontrolę i, jak sama nazwa wskazuje, przywracanie wcześniejszych wersji dokumentu.

Szybkie wyszukiwanie danych

EOD daje także możliwość szybkiego wyszukania danych, ich archiwizacji i rejestracji. Ponieważ system sprzyja szybkiemu uzupełnianiu danych i redukuje potrzebę skanowania faktur (dzięki OCR), znacząco skraca czas wykonywania codziennych czynności.

Elektroniczny Obieg Dokumentów i dane w chmurze

To się zdarza – wydrukowane dokumenty mogą zostać zgubione, zalane lub nawet wydane nieodpowiedniej osobie przez pomyłkę. To ryzyko zminimalizujesz dzięki elektronicznym dokumentom w chmurze (automatyczny backup chroni je przed utratą). Dodatkowo pisma mają swoje stałe miejsce, dlatego unikniesz sytuacji związanych np. ze zgubieniem danych lub długim szukaniem odpowiedniego dokumentu.

Przepisy i procedury w Elektronicznym Obiegu Dokumentów

Każda firma musi zmierzyć się ze spełnianiem określonych norm, przepisów i wymagań. Elektroniczny Obieg Dokumentów z łatwością dostosujesz do wyznaczonych standardów, które ułatwią np. przeprowadzenie audytu, który wymaga przedstawienia szeregu dokumentów. Sortowanie i filtrowanie dokumentów ułatwi przeprowadzenie sprawnej kontroli niezależnie od sytuacji.

Co więcej w zarządzaniu dokumentacją pomoże Ci także dedykowany, autorski moduł ISO! Powstał on w wyniku potrzeby – nasza firma zdecydowała się na certyfikację w zakresu ISO 27 0001, a żeby uprościć sobie pracę zaprogramowaliśmy nowy moduł systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów! Dzięki niemu mamy większą kontrolę nad dokumentacją, łatwiej kontrolować zmiany w dokumentach, a informowanie pracowników o obowiązujących przepisach jest dużo prostsze!

Przydatna funkcja śledzenia zmian

Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, w jak wiele rąk wpadają dokumenty, zanim znajdą się bezpiecznie na swoim miejscu? Teraz już nie musisz. Obieg dokumentów wyposażony jest w szereg zabezpieczeń, dzięki czemu nie tylko udostępnisz informacje jedynie tej osobie, której chciałeś, ale też zobaczysz, jakie zmiany w dokumencie nastąpiły i kto je wprowadzał.

Mniejsze koszty dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów zwiększa bezpieczeństwo dokumentów i ma wpływ na płynną pracę, bez konieczności wysyłania pism kurierem oraz przenoszenia między działami. To skrócenie czasu trwania każdego procesu, a co za tym idzie – znacząca minimalizacja kosztów.

Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione zalety, nie ulewa wątpliwości, że Elektroniczny Obieg Dokumentów jest przyszłością małych, średnich i dużych firm. Dzięki niemu uda Ci się zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia cyberataku i przenieść swoją firmę na wyższy poziom.

Chcesz otrzymać ofertę EOD od Aplitt? Skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści już na Ciebie czekają.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach
Article Name
Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach
Description
Jak zminimalizować ryzyko padnięcia ofiarą cyberataku? Rozwiązaniem może być m.in. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Imię i nazwisko*:
Firma*:
Telefon*:
E-mail*:
Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

Więcej informacji w Polityce Prywatności.
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

Napisz do mnie:

Zobacz także:

thumb image

2 marca 2022

Elektroniczny Obieg Dokumentów – co musisz wiedzieć


Czytaj
thumb image

14 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów w dziale HR


Czytaj
thumb image

18 maja 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów – 5 problemów, które rozwiąże ten system


Czytaj

Obejrzyj nasze filmy:

Summary
Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach
Article Name
Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach
Description
Jak zminimalizować ryzyko padnięcia ofiarą cyberataku? Rozwiązaniem może być m.in. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo