Wiesz już, że Elektroniczny Obieg Dokumentów, to rozwiązanie dla Twojej firmy? Twój przełożony zaaprobował Twój pomysł, a może sam go zaproponował? Zastanawiasz się pewnie jednak – jak sprawnie przeprowadzić wdrożenie? Śpieszymy z odpowiedzią!

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Na początek – krótkie przypomnienie – o czym w ogóle mówimy? System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwoli przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizację procesów biznesowych.

Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zdobędziesz łatwy dostęp do informacji biznesowych firmy, akceptacji dokumentów i ich przepływu.

Aplikacja EOD to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, przepływem pism przychodzących, dziennikiem korespondencji, szczegółowej dokumentacji projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, obsługi zadań, faktur… i wiele wiele więcej!

Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!

Dlaczego nie warto wdrażać systemu samodzielnie?

Po pierwsze – na pewno nie próbuj zabierać się sam za wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Myślisz, że warto poświęcić miesiące na nauczenie się systemu, wziąć na siebie odpowiedzialność odpowiedniego zaprogramowania każdego obiegu dokumentów, a potem tłumaczyć się dyrektorowi z marnych efektów Twojej pracy? (bez urazy ; ) ).

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Nie próbuj wdrażać Elektronicznego Obiegu Dokumentów samodzielnie. Nie rób sobie tego.

Jeśli zależy Ci na czasie, a przede wszystkim – kosztach – lepiej od razu skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która zrobi to szybko, otoczy Cię wsparciem powdrożeniowym i da gwarancję, że wszystko zadziała dobrze!

Ale spokojnie, nie jesteś bezużyteczny! Artur Augustyniak, szef wdrożenia EOD nie tylko w naszej firmie, ale i u naszych klientów odpowiada krótko – na pewno będziemy potrzebowali Twojej pomocy!

Czego potrzebujemy, żeby wdrożenie przebiegło szybciej?

– Przede wszystkim musimy mieć osobę, która zajmie się koordynacją całego procesu. To niekoniecznie musi być Kierownik projektu, a osoba, która rzeczywiście zna organizację, a przede wszystkim – jest pozytywnie nastawiona do tego typu przedsięwzięcia.

CudzysłówSystem ma załatać dziury procedularne.

Artur Augustyniak | Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania

Opinia Szkolenia Zabbix cudzysłówPotrzebujemy zaangażowanej osoby, z którą stworzymy analizę przedwdrożeniową.

Artur Augustyniak | Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania

Jej wkład w projekt? Przede wszystkim potrzebujemy wiedzy – musimy znać procesy w firmie, strukturę organizacyjną i funkcyjną, zakres odpowiedzialności i uprawnień pracowników.

– W trakcie wstępnych ustaleń spisujemy dokument analizy przedwdrożeniowej. Na podstawie tego ustalamy dalsze czynności, które mają się zadziać już w systemie elektronicznym. Natomiast przy zbieraniu wymagań najczęściej staramy się pytać o te bolączki, o te problemy, które ma firma, co aktualnie przeszkadza w pracy, co opóźnia, z czym najczęściej mają problemy – od tego przede wszystkim zaczynamy, bo system ma nam pomóc załatać te wszystkie dziury proceduralne i organizacyjne.

Analiza pozwala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).

Analiza przedwdrożeniowa składa się z następujących etapów:

  • opis stanu obecnego i wymaganych korzyści,
  • opis potrzeb Klienta,
  • opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
  • przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
  • wycena poszczególnych elementów wdrożenia systemu.

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Aby jak najlepiej i jak najszybciej przeprowadzić wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów należy:

  • zaaktualizować obecną dokumentację dotyczącą Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
  • skontaktować się z profesjonalną firmą zajmającą się wdrożeniami EOD,
  • nominować doświadczonego pracownika do współpracy w projekcie,
  • wspólnie z firmą wdrożeniową zaplanować projekt poprzez przeprowadzenie analizy przedwrożeniowej,
  • ustalić z firmą zajmującą się wdrożeniem EOD szczegóły obiegów konretnych dokumentów,
  • odpowiednio poinformować pracowników o wdrożeniu EOD,
  • jeśli to konieczne – zaplanować szkolenia dla pracowników,
  • przejąć wdrożony system od firmy i wykorzystywać pełnię jego możliwości!

Ile trwa wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Gdy zbierzemy już wszystkie ustalenia… po prostu przechodzimy do działania! W zależności od tego jakie masz dla nas zadanie – może zająć to mniej lub więcej czasu, ale spokojnie – nie będziesz musiał czekać wieki – od razu ustalamy datę zakończenia wdrożenia, a w trakcie pracy na bieżąco informujemy Cię o postępach.

Najczęściej bardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Pobierz checklistę już teraz!

Co dalej?

Gdy zbierzemy już wszystkie ustalenia… po prostu przechodzimy do działania! W zależności od tego jakie masz dla nas zadanie – może zająć to mniej lub więcej czasu, ale spokojnie – nie będziesz musiał czekać wieki – od razu ustalamy datę zakończenia wdrożenia, a w trakcie pracy na bieżąco informujemy Cię o postępach.

Po przygotowaniu systemu do Twoich potrzeb, nadajemy Ci uprawnienia, pokazujemy pracownikom co mogą za jego pomocą zrobić i… właściwie możesz cieszyć się, że Elektroniczny Obieg Dokumentów działa już w Twojej firmie!

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia m.in.:

  • żaden dokument nie zaginie w systemie,
  • minimalizujesz obieg dokumentów papierowych dokumentów,
  • przyspieszasz procesy biznesowe,
  • zyskujesz dostęp do rozwiązania OCR,
  • prowadzisz przejrzysty dziennik korespondencji,
  • w aplikacji masz dostęp do każdego archiwum dokumentów firmy,
  • następuje automatyzacja obiegów na każdym możliwym etapie,
  • masz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów,
  • eliminujesz ryzyko błędnych danych i zdublowanych faktur.
×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak o narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Article Name
Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Description
Poznaj 7 cennych rad jak właściwie przygotować się by szybko wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów. Zaufaj ekspertom! Elektroniczny Ob
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Imię i nazwisko*:
Firma*:
Telefon*:
E-mail*:
Chcę otrzymywać materiały handlowe i marketingowe od Aplitt sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku. Moje dane zawarte w formularzu będą przetwarzane, aby dostarczać mi (telefonicznie, poprzez e-mail / sms) materiały, dopasowane do moich zainteresowań.Chcę otrzymywać materiały handlowe i marketingowe od Aplitt sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku. Moje dane zawarte w formularzu będą przetwarzane, aby dostarczać mi (telefonicznie, poprzez e-mail / sms) materiały, dopasowane do moich zainteresowań.

Potrzebujemy Twoich danych, aby móc się z Tobą skontaktować. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
Adam Kłodnicki | Specjalista ds. sprzedaży
Adam Kłodnicki | Specjalista ds. sprzedaży
Główny ekspert sprzedaży Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zawsze stoi po stronie klientów i dba by spełnić ich wszystkie potrzeby. Jego celem jest współpraca zapewniająca rozwój przedsiębiorstwa klienta. Uwielbia relaks w postaci ćwiczeń fizycznych, ale i solidną regenerację sił w postaci placków po cygańsku swojej mamy. Ciężko znosi dni bez słońca.

Napisz do mnie:

Zobacz także:

thumb image

8 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?


Czytaj
thumb image

18 maja 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów – 5 problemów, które rozwiąże ten system


Czytaj
thumb image

14 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów w dziale HR


Czytaj

Obejrzyj nasze filmy:

Summary
Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Article Name
Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Description
Poznaj 7 cennych rad jak właściwie przygotować się by szybko wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów. Zaufaj ekspertom! Elektroniczny Ob
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo