O wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie znajdziesz wiele informacji. Większość z nich to jednak teoria. Ile potrzebujesz licencji? Jakie możliwości da Ci wdrożenie tego systemu? Które procesy rzeczywiście znajda odzwierciedlenie w cyfrowym narzędziu? Dowiedz się jak przebiegało wdrożenie EOD w firmie Asekuracja, które przeprowadziliśmy w 2020 roku!

Pierwszym obszarem działalności spółki Asekuracja jest obrót, zarządzanie i windykacja wierzytelności konsumenckich. Od kilkunastu lat specjaliści z Asekuracji dzielą się wiedzą, kompetencjami i doświadczeniem w realizacji projektów związanych z nabywaniem portfeli wierzytelności oraz obsługą i zarządzaniem procesu masowej windykacji wierzytelności. Drugim obszarem działalności spółki jest pośrednictwo ubezpieczeniowe, dostępne w sieci niemal 1000 placówek w całym kraju, przez telefon lub stronę internetową.

Zakres wieloletniej współpracy naszej firmy z Asekuracją, w 2020 roku został poszerzony o wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz pism działającego na podstawie mechanizmów typu workflow.

Potrzeba wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Asekuracji pojawiła się w momencie wybuchu pandemii i nie odbiegała od standardowych potrzeb, czyli:

• szybszym i łatwiejszym dostępie do dokumentacji,
• sprawnym obiegu treści wewnątrz przedsiębiorstwa,
• eliminacji ryzyka zagubienia dokumentów,
• oszczędności czasu poświęcanego na obsługę każdego zapytania,
• minimalizacji miejsca w firmie, które trzeba poświęcić, by bezpiecznie przechowywać drukowane dokumenty.

Osobami decyzyjnymi w komitecie sterującym, odpowiedzialnym za wdrożenie EOD byli członkowie Zarządu, którzy w porozumieniu z główną księgową Asekuracji ustalili, że konieczne jest umożliwienie wykonywania obowiązków w sposób zdalny, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości pracy i podglądu realizowanych działań.

Z wyzwaniami Asekuracji poradziliśmy sobie przez sprawne i optymalne przeniesienie procesów biznesowych firmy do Elektronicznego Obiegu (papierowy obieg faktur zastępując elektronicznym) oraz zaprojektowanie systemu w sposób uniwersalny, by w dłuższej perspektywie umożliwić połączenie obiegów i procesów trzech spółek powiązanych z Asekuracją.

Asekuracja samodzielnie określiła swoje potrzeby i na ich podstawie rozważała skorzystanie z konkretnych modułów Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Tam, gdzie było to konieczne (aby w funkcjonalny sposób połączyć wymagania firmy i funkcje modułów EOD), nastąpiła profesjonalna modyfikacja listy potrzeb (wykonana przez pracowników Aplitt) i wypracowanie konkretnego schematu wdrożenia, zaakceptowanego przez obie strony. W ten sposób udało się określić potrzebną listę modułów i wprowadzić je w wersji testowej, która spotkała się z pozytywnym odbiorem klienta. Wersja demo została przeniesiona na produkcję, dzięki czemu mogliśmy przejść do wdrożenia, podzielonego na trzy etapy.

Ustaliliśmy, że Asekuracja potrzebuje 16 licencji dostępowych imiennych i 30 licencji współdzielonych. Następnie wdrożyliśmy silnik systemu i moduły, takie jak:

• KONTRAHENCI, umożliwiający cykliczną synchronizację kontrahentów pomiędzy różnymi systemami w przedsiębiorstwie i stanowi główne źródło wiedzy o kontrahencie;
• DOKUMENTY, umożliwiający definiowanie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy;
• WORKFLOW, odpowiedzialny za definiowanie i realizację procesów biznesowych oraz operacyjnych, co pozwala na rozbudowę istniejących i tworzenie nowych obiegów;
• SEKRETARIAT, umożliwiający rejestrowanie pism przychodzących oraz faktur w postaci papierowej i elektronicznej;
• RAPORTY, gdzie biblioteka raportów jest zbudowana na wzór drzewa katalogów, co ułatwia kategoryzację oraz wyszukiwanie) i faktury kosztowe (gdzie trafiają zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne pobierane wprost z e-mail, a proces ich rejestracji odbywa się z udziałem mechanizmu OCR, który automatycznie odczytuje dane finansowe ze skanu dokumentu.

Wdrożenie przeprowadzane wśród osób otwartych na zmiany to dla nas ogromna radość i dowód, że jeśli Elektroniczny Obieg Dokumentów dostosowany jest do jasno określonych potrzeb, całkowicie zmienia system pracy wewnątrz firmy!

Artur Augustyniak | Ekspert wdrożeń EOD w Aplitt

Podczas drugiego etapu przedmiotem prac była personalizacja oprogramowania w zakresie wdrożenia. Nastąpiła: instalacja i konfiguracja systemu; konfiguracja serwera bazodanowego; podpięcie testowej bazy do systemu produkcyjnego; import kontrahentów w ramach udostępnionego szablonu; ustawienie usprawnień zgodnie z wymaganiami klienta.

Następnie przygotowaliśmy indywidualne mechanizmy synchronizacji struktury z AD do kilku spółek; przygotowaliśmy instrukcję obiegu faktur dla użytkowników i zmodyfikowaliśmy powiadomienia. Utrzymanie serwisu świadczyliśmy bezpłatnie przez okres 12 miesięcy, razem z zapewnieniem bieżącej aktualizacji systemu do najnowszej wersji dostępnej u Wykonawcy.

Od uruchomienia wersji testowej i analizy uwag, byliśmy pewni, że wdrożenie będzie bezproblemowe dla obu stron. Pomogło także jasne określenie wymogów, dzięki którym wiedzieliśmy, które obszary działalności wymagają największej automatyzacji.

Artur Augustyniak | Ekspert wdrożeń EOD w Aplitt

Na trzecim etapie wdrożenia świadczyliśmy usługi serwisowe, w których skład wchodziło udzielanie zdalnych konsultacji w zakresie eksploatacji oprogramowania, analizowanie zgłoszonych zapytań i rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, powstałych w wyniku wadliwego działania jednego lub kilku modułów. Zadaniem specjalistów po stronie Aplitt było działanie zgodnie z podziałem zgłoszeń na kategorie i rozwiązanie ich w ciągu 48 godzin, 5 dni roboczych lub 15 dni roboczych, w zależności od stopnia zaawansowania problemu.

Pozytywna opinia o wdrożeniu i obsłudze zgłoszeń po stronie Aplitt sprawiła, że świadczenie usług serwisu Express zostało przedłużone. Klient zdecydował się także na bezterminowe przedłużenie utrzymania serwisu oraz wdrożenie dodatkowych modułów (Zadania, Flota oraz Komponent Obsługi Dodatkowej Spółki). Każdy z modułów został za darmo przetestowany przez pracowników w celu weryfikacji, czy spełnia ich potrzeby.

Nie ulega wątpliwości, że pierwszą potrzebą firmy było sprawne dostosowanie się do sytuacji na świecie, a więc przeniesienie pracy do środowiska online. Szybko jednak okazało się, że Elektroniczny Obieg Dokumentów to nie tylko rozwiązanie, które usprawni i polepszy proces obsługi faktur, ale też skróci przebieg innych procesów.

Przeniesienie procesów z papierowego obiegu do elektronicznego wpłynęło na skrócenie czasu ich obiegu i automatyzacji procesów. W jaki sposób? EOD pomogło zauważyć, że każdorazowe przesyłanie faktur do kancelarii nie jest konieczne. Z pomocą EOD każdy pracownik może samodzielnie zweryfikować informacje, sprawdzając, czy OCR poprawnie zeskanowało treść faktury, a następnie przesłać ją dalej. Ponieważ do dokumentów dostęp mają tylko uprawnione osoby, proces ten jest nie tylko szybki, ale także bezpieczny.

Regularność we wdrażaniu nowych modułów sprawia, że w Asekuracji zauważono coraz bardziej intuicyjną obsługę kolejnych rozwiązań. Pracownicy, którzy pracują już na EOD, nie mają dużych trudności ze zrozumieniem działania nowych modułów, a firma, aby jeszcze bardziej im to ułatwić, wypracowała schemat pomocy polegający na krótkich instrukcjach, także w formie wideo. Dzięki temu pracownicy świetnie radzą sobie nawet z zupełnie nowymi rozwiązaniami!

Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.

Anna Jaroń | Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Elektroniczny Obieg Dokumentów nie pozostał też bez wpływu na przyśpieszenie wdrażania nowych pracowników. Łatwy w obsłudze system sprawia, że osoba zatrudniona szybko może zacząć wykonywać powierzone jej obowiązki.

Moduły wdrażamy stopniowo. Dzięki temu EOD staje się coraz bardziej intuicyjne dla użytkowników i pojawia się coraz mniej pytań. W trakcie wdrożenia pracownicy wracają do nas z informacją zwrotną, z pomysłami na udogodnienia w pracy. Mogę szczerze przyznać, że Elektroniczny Obieg Dokumentów był strzałem w dziesiątkę!

Anna Jaroń | Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Liczne zalety systemu sprawiają, że nawet po powrocie do pracy w trybie stacjonarnym, EOD dalej jest niezbędną częścią codziennego obiegu dokumentów w Asekuracji.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – zastanawiasz się, czy to rozwiązanie odpowiada Twoim potrzebom? Skontaktuj się z nami! Sprawdzimy, jak ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie!