Elektroniczny Obieg Dokumentów. Zarządzanie telefonami służbowymi.

Kontakt z Klientami na zautomatyzowanym poziomie, prosta wymiana informacji, zdalne zarządzanie projektami i planowanie zadań to tylko początek licznych zalet, jakie wyróżniają Elektroniczny Obieg Dokumentów. Dziś skupimy się na efektywnym zarządzaniu telefonami, które skróciło czas obsługi każdego pracownika o średnio 35 minut!

O ułatwieniu w zarządzaniu telefonami wewnątrz organizacji, dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów, rozmawialiśmy z Krzysztofem Szostakiem, Kierownikiem Działu Obsługi Użytkowników z Aplitt.

Jak wyglądała Twoja praca przed wdrożeniem EOD?

Do tej pory musieliśmy każdemu pracownikowi indywidualnie przedstawiać, jaki telefon może sobie wybrać, odpowiedzieć na pytanie, kiedy może go zamówić, czy ten telefon będzie dla niego odpowiedni, czy się mieści w jego limicie itd. Teraz wszystko robi za nas Elektroniczny Obieg Dokumentów – mówi Krzysztof Szostak. – To on sprawdza, na jakim stanowisku jest pracownik, wyświetla mu odpowiednią listę telefonów, a my dostajemy od operatora nowy cennik. Wgrywamy go i dostajemy gotowe zamówienie na telefon, mając już nawet w obiegu informacje, gdzie telefon wysłać, zostawić i komu przekazać.

Co dotychczas było największym problemem?

Do tej pory ogromnym problemem było dla nas filtrowanie i wyszukiwanie czasów zakończenia użytkowania telefonów, żeby sprawdzić, jak stare są. Było to dość trudne i topornie zbudowane, jeżeli chodzi o pliki Excel. Elektroniczny Obieg Dokumentów zmienił wszystko, jeżeli chodzi o raportowanie.

Poprosiliśmy programistów o przygotowanie kilku szablonów takich najpopularniejszych, najbardziej potrzebnych raportów i teraz wszystkie dane mamy od ręki. A to, co było najważniejsze, to jeżeli potrzebujemy modyfikacji raportu czy dodatkowych danych, to od momentu zgłoszenia potrzeby do programistów do realizacji mija kilka godzin czy czasami kilka minut. Dlaczego? Ponieważ zmiana tych raportów, dodanie kolejnych kolumn, jest banalnie prosta.

Jakie dane można uzyskać poprzez automatyczne raporty?

Prosto można zaraportować, ile SMS-ów wysyła dany pracownik, dany dział, czy cała firma. Widać od razu nasze rachunki i koszty, czy przekraczamy jakieś wartości założone, jak również można sobie sprawdzić, jak starą bazę telefonów mamy i jak dużo telefonów jeszcze musimy wymienić do końca kontraktu z operatorem, żeby móc zaplanować budżet. To jest najważniejsze.

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Do jakich danych uzyska dostęp pracownik?

Pracownik może podejrzeć swój telefon służbowy, zobaczyć, jakie były na nim koszty, może sprawdzić numer PIN, numer telefonu, jaki ma przydzielony limit oraz kiedy może wymienić, zamówić nowy telefon przez Elektroniczny Obieg Dokumentów. Może też wykupić stary telefon, nie musi już tego robić droga tradycyjną, papierowymi wnioskami zapewnia Krzysztof.

cudzysłówŚrednio obsługa jednego pracownika zajmowała nam koło 40 minut […] Teraz ten sam proces trwa 5-7 minut.

Krzysztof Szostak | Kierownik Działu Obsługi Użytkowników

Ile trwało wdrożenie tego modułu do systemu?

Od pomysłu do realizacji nowego modułu, czyli telefonów, tak naprawdę minęło kilka może kilkanaście dni. Omówiliśmy sobie, jak to mniej więcej ma wyglądać i podzieliliśmy plan na dwa etapy: najpierw zrobiliśmy ten prostszy, czyli zaimportowaliśmy z plików Excel bazę telefonów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, a w drugim etapie dobudowaliśmy sobie obiegi. Razem z testami, myślę, że trwało to poniżej tygodnia.

Czy rozwiązanie skróciło proces zarządzania telefonami?

Według statystyk i dokumentów, które zastałem, przychodząc do Działu Telekomunikacji, średnio obsługa jednego pracownika zajmowała nam koło 40 minut – przez konieczność uzgodnienia aparatu, wysłanie listy, zamówienie i stworzenie protokołu ręcznie. Teraz ten sam proces trwa 5-7 minut. Więcej czasu nie potrzebujemy mówi Krzysztof.

Wyobrażasz sobie powrót do dawnego procesu?

Nie wyobrażam sobie już powrotu do starej formułyodpowiada Krzysztof.Żebyśmy mieli mailowo, ręcznie wypisywać wnioski o zamówienie telefonu, o wykup. To wszystko tak ułatwił EOD, że nie widzę możliwości powrotu do starego systemu.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Zarządzanie telefonami służbowymi. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Article Name
Zarządzanie telefonami służbowymi. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Description
Elektroniczny Obieg Dokumentów może znacznie ułatwić proces zarządząnia telefonami służbowymi pracowników. Jakie funkcje możesz zyskać?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

Imię i nazwisko*:
Firma*:
Telefon*:
E-mail*:
Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

Więcej informacji w Polityce Prywatności.
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

Napisz do mnie:

Zobacz także:

thumb image

13 marca 2021

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?


Czytaj
thumb image

8 kwietnia 2021

Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?


Czytaj
thumb image

22 grudnia 2021

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie | System EOD


Czytaj

Obejrzyj nasze filmy:

Summary
Zarządzanie telefonami służbowymi. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Article Name
Zarządzanie telefonami służbowymi. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
Description
Elektroniczny Obieg Dokumentów może znacznie ułatwić proces zarządząnia telefonami służbowymi pracowników. Jakie funkcje możesz zyskać?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo