Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie zazwyczaj wywołuje wiele emocji. To rozbudowany projekt, wymagający zmian procesów biznesowych, dotyczących zazwyczaj większości pracowników firmy. Nie wszyscy lubią zmiany. Nieufność i niechęć przyzwyczajonych do swojej codziennej rutyny pracowników to standardowe reakcje w takiej sytuacji. A stąd już prosta droga do buntu i bojkotu. Jak mu przeciwdziałać? Co zrobić, by wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów było odbierane przez pracowników jako usprawnienie ich pracy, a nie przykry obowiązek? Dowiedz się już dzisiaj!

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Na początek – krótkie przypomnienie – o czym w ogóle mówimy? System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwoli przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizację procesów biznesowych. Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zdobędziesz łatwy dostęp do informacji biznesowych firmy, akceptacji dokumentów i ich przepływu.

Aplikacja EOD to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, przepływem pism przychodzących, dziennikiem korespondencji, szczegółowej dokumentacji projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, obsługi zadań, faktur… i wiele wiele więcej!

Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Jak ocenić potrzeby firmy na wdrożenie EOD?

Mając na uwadze możliwe niezadowolenie pracowników firmy, warto spojrzeć na całe życie organizacji i obecne worflow dokumentów. Zapytaj pracowników co im aktualnie przeszkadza w pracy, co ich opóźnia, jak przebiegają realizowane przez nich procesy biznesowe, jak wygląda obieg dokumentów, z czym najczęściej mają problemy i jaki jest obecnie przepływ informacji.

Taka analiza powinna też dotyczyć twoich potrzeb. Zastanów się, co trzyma organizację w miejscu i nie pozwala jej zrobić kroku do przodu. Ustal:

  • jak wygląda zarządzanie dokumentami,
  • czy masz dostęp do danych i dokumentacji biznesowych,
  • ile czasu poświęcasz na obsługę dokumentów,
  • czy obecny system pozwala na kontrolę zadań, obiegu dokumentów, czy faktur,
  • czy każdy dokument wymaga od ciebie akceptacji,
  • czy archiwum dokumentów umożliwia łatwy i szybki dostęp do informacji.

Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci ocenić jakie potrzeby ma twoja organizacja i jak możesz usprawnić jej działanie.

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymaga dobrej komunikacji z pracownikami. Unikniesz dzięki temu ich sprzeciwu i niezadowolenia.

Możliwe że taka analiza wykaże, że wszystko w firmie funkcjonuje sprawnie, a nawet masz już system zapewniający zarządzanie dokumentami. Jeżeli jednak dostrzegasz pewne bariery, które powodują, że skalowanie biznesu zdaje się być drogą przez mękę, a tony papierowych dokumentów i korespondencji przytłaczają twoich pracowników, pomyśl co mogłoby poprawić tę sytuację.

Bardzo możliwe, że jednym z rozwiązań jest sprawy elektroniczny obieg dokumentów.

Jakie reakcje może wywołać wdrożenie systemu obiegu dokumentów w firmie?

Przeanalizowałeś sytuację. Wiesz jakie wymierne korzyści da Twojej firmie korzystanie z Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jesteś przekonany, że wdrożenie EOD, to bardzo dobry pomysł. Jednak przygotuj się na to, że nie każdy może podzielać twój entuzjazm.

Badania wskazują, że każdy z nas w trakcie codziennej pracy „uczy się” pracować według własnego systemu. Część z nas najpierw otworzy pocztę, inni sprawdzą wiadomości w dedykowanej do tego aplikacji, a jeszcze inni najpierw zrobią sobie kawę :). W każdym z procesów, budujemy swoje własne schematy zachowań.

Gdy powiadomisz pracowników że wdrażasz elektroniczny obieg dokumentów będzie to dla nich oznaczało jedno: „Chcą zdezorganizować całą moją dotychczasową pracę w firmie! Mam już swoje własne usprawnienia, a teraz wszystko mi zepsują! Na pewno będzie gorzej niż jest teraz! Przecież u mnie wszystko działa jak trzeba a lepsze jest wrogiem dobrego!”

To oczywiście nieuzasadnione obawy, bo celem zespołu wdrożeniowego Aplitt jest taka optymalizacja systemu, aby upraszczał i ułatwiał procesy, a nie na odwrót! Żeby jednak pracownicy Twojej firmy mieli tą świadomość, a w konsekwencji – chętniej przyjęli Twoją innowację umożliwiającą elektroniczny obieg, a potem aktywnie z niej korzystali – konieczne jest przygotowanie odpowiedniej strategii komunikacji o planowanych zmianach.

Trzy sposoby na uniknięcie pracowniczego strajku

Oto kilka rad, jak odpowiednio informować o tym, że w firmie pojawi się elektroniczny obieg dokumentów.

Po pierwsze: Informuj, a nie narzucaj. Nikt nie lubi, gdy jego wypracowane przez miesiące, czy nawet lata codzienne rytuały i sposoby pracy z dnia na dzień zostają wywrócone do góry nogami. Twarde i nie poparte wyjaśnieniami decyzje zawsze wywołują bunt i niechęć do narzuconego obowiązku.

Staraj się pokazać pracownikowi jakie korzyści da mu system elektronicznego obiegu dokumentów Podkreślaj, że zmiany nastąpią stopniowo, a system jest prosty do obsługi i intuicyjny. Pomocne może być nasze 11 argumentów, które przekonają każdego. Koniecznie do nich zajrzyj!

Po drugie: Zaplanuj kampanię informacyjną. Komunikacja wewnętrzna to podstawa każdego dobrze prosperującego przedsiębiorstwa – dobrze poinformowani pracownicy to lojalni pracownicy, a wielu z nich staje się potem chodzącymi ambasadorami i reklamami firmy, w której pracujesz. Każdy z nich poczuje dumę, mając świadomość, że ich firma zbliża się do najnowszych, międzynarodowych standardów zarządzania. Papierowe obiegi dokumentów to przeszłość, a obecny postęp technologiczny umożliwia przeprowadzenie cyfryzacji w każdego rodzaju przedsiębiorstwie.

Przeprowadź kampanię informacyjną, która sprawi, że Twoi pracownicy staną się dumni a jednocześnie zaczną oswajać się z myślą o nowym sposobie komunikacji! Filmik wyjaśniający zmianę? Plakaty rozwieszone w biurze? Indywidualny mailing od prezesa Zarządu? A może prawdziwe historie pracowników, którzy już korzystają z systemu, które opublikowaliśmy TUTAJ? Możliwości jest wiele, wybierz jeden z nich i daj poznać się jako menadżer dbający o jakość informacji.

Po trzecie: Podchodź do wdrożenia elastycznie. Koniec miesiąca dla pracowników księgowości i płac, koniec roku dla zespołu analiz wewnętrznych, lub też rozpoczęcie roku akademickiego dla pracowników dziekanatu. To czas kiedy Twoim pracownikom na pewno nie warto dorzucać kolejnych obowiązków związanych z wdrażaniem nowego systemu.

Tak zaplanowane wdrożenie może skazać projekt na całkowitą porażkę, jak mówi nasz specjalista Artur Augustyniak – takie przypadki już miały miejsce – sam zobacz! Projektowanie obiegu dokumentów można przeprowadzić w dowolnym czasie, najlepiej porozmawiać z pracownikami i uzgodnić z nimi, kiedy będą gotowi do zmiany. Elastyczność i słuchanie głosu pracowników zawsze popłaca!

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Pobierz checklistę już teraz!

O czym jeszcze warto pamiętać?

Sprawne wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymaga współpracy wielu osób. System musi odpowiadać potrzebom i być ściśle związany z dotychczasowymi procesami przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że w wielu przypadkach spisany w dokumentach proces nie odpowiada rzeczywistej sytuacji. (Wiemy, że trudno Ci w to uwierzyć i nie dopuszczasz takiej możliwości, ale z doświadczenia wiemy, że to się zdarza ; ) ).

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów może być jednocześnie standaryzacją i rzeczywistym wdrożeniem zarządzania procesowego w firmie, ale i także katalizatorem niezbędnych uaktualnień w procesie, które jest naturalną czynnością zarządczą. O tym, dlaczego to ważne i jak postępujemy w takich sytuacjach dowiesz się więcej w TYM WPISIE.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów - jak poinformować pracowników?
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów - jak poinformować pracowników?
Description
Co zrobić, by Elektroniczny Obieg Dokumentów było odbierane przez pracowników jako usprawnienie ich pracy a nie przykry obowiązek?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    W Aplitt zajmuje się głównie rozwojem komunikacji wewnętrznej poprzez firmowy serwis informacyjny i cykliczne spotkania pracowników. Współtworzył produkty innowacyjne, gdzie odpowiadał za przygotowania interfejsów użytkownika. Prywatnie dziennikarz ogólnopolskiego medium, konferansjer i organizator imprez kulturalnych.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    18 maja 2022

    Elektroniczny Obieg Dokumentów. Jakie działania zaplanować przed wdrożeniem?


    Czytaj
    thumb image

    19 kwietnia 2022

    Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach


    Czytaj
    thumb image

    25 maja 2022

    W jaki sposób Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na komunikację?


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Elektroniczny Obieg Dokumentów - jak poinformować pracowników?
    Article Name
    Elektroniczny Obieg Dokumentów - jak poinformować pracowników?
    Description
    Co zrobić, by Elektroniczny Obieg Dokumentów było odbierane przez pracowników jako usprawnienie ich pracy a nie przykry obowiązek?
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo