Elektroniczny Obieg Dokumentów – co musisz wiedzieć

Nie ulega wątpliwości, że zmiana systemu obsługiwania dokumentów to duże wyzwanie. Zanim więc Elektroniczny Obieg Dokumentów ułatwi przepływ informacji wewnątrz firmy, warto rozwiać wszelkie wątpliwości. Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, by cyfrową transformację biura zaplanować bez żadnych przeszkód!

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to system, który umożliwia szybką rejestrację dokumentów, dotychczas przechowywanych w postaci papierowej oraz łatwe przekazywanie ich pomiędzy pracownikami.

System odpowie potrzebom każdej firmy, bez względu na jej wielkość oraz rodzaj oferowanych usług. EOD zawdzięcza to swoim uniwersalnym zaletom, takim jak zapewnianie bezpieczeństwa danych czy łatwe przekazywanie informacji w środowisku rozproszonym geograficznie.

Rozbudowane moduły pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu nastąpi optymalizacja procesów, zwiększy się dynamika firmy, a także zostanie ułatwiony dostęp do informacji biznesowych przedsiębiorstwa, akceptacji dokumentów i ich przepływu.

Wątpliwości związane z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów

Pomimo możliwości dostosowania systemu do potrzeb przedsiębiorstwa, wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów może budzić wiele wątpliwości i obaw – szczególnie wśród dużych firm, które obawiają się długiej i czasochłonnej zmiany systemu, który jeśli nie zostanie zrozumiany przez pracowników, okaże się narzędziem nieprzydatnym i utrudniającym codzienne wykonywanie czynności.

Ponadto, istnieje obawa, że długi czas wdrożenia i nieznane funkcje mogą skutkować stratami finansowymi, jeśli przedsiębiorstwo nie będzie w stanie świadczyć usług na tym samym poziomie, co wcześniej.

Ze względu na wątpliwości związane z wymienionym wyżej czasem wdrożenia, trudną obsługą systemu czy ryzykiem konieczności całkowitej zmiany dotychczasowego trybu pracy przedsiębiorstwa, postanowiliśmy zebrać 5 najczęściej zadawanych pytań i udzielić na nie wyczerpujących odpowiedzi (które już niejednokrotnie rozwiały wątpliwości naszych zadowolonych Klientów).

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

  1. Ile trwa wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Niestety, nie ma jednej poprawnej odpowiedzi na to pytanie, choć jeśli przedsiębiorstwo ma opisane procesy, dokumentację lub normy (zgodne z ISO) to wdrożenie systemu może potrwać zaledwie kilka dni!

Nie jest to od razu całkowite uruchomienie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, ale firma już po kilku dniach jest w stanie korzystać z niektórych funkcji systemu elektronicznego, np. rejestracji pism. Czasami już taki element wystarczy, by zredukować czasochłonne elementy pracy związane m.in. z wprowadzaniem pism do różnych, niepowiązanych ze sobą programów czy zapisywaniem informacji na kartkach papieru.

Dzięki EOD Klient ma jedno stałe miejsce, z którego pisma przychodzą i wychodzą, a prosty w obsłudze interfejs sprawia, że wiadomości się nie gubią. Ponadto istnieje możliwość łatwego połączenia się z e-nadawcą poczty Polskiej (więc zwykły użytkownik nadający list przez kancelarię w każdej chwili może zobaczyć, czy jego list już dotarł do odbiorcy).

W Aplitt nigdy nie wykonujemy ogromnej rewolucji i z dnia na dzień nie zmieniamy wszystkich funkcjonalności w firmie. Pozwalamy pracownikom na zapoznanie się z modułami, zanim wdrożymy następne (np. faktury, umowy, dokumenty handlowe), aby małymi krokami zachęcić pracowników do użytkowania systemu i jak najlepiej zaprezentować jego zalety.

2. Ile kosztuje wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów zawsze dostosowujemy do potrzeb przedsiębiorstwa – tak samo jest w przypadku ceny. Zależy ona od kilku rzeczy.

  • Systemu licencjonowania. Elektroniczny Obieg Dokumentów może znaleźć się na serwerach przedsiębiorcy lub w naszej serwerowni. Zdarza się także, że Klient ma swoich zaufanych dostawców i nie chce z nich rezygnować – dlatego EOD znajdzie się na serwerach firm zewnętrznych.
  • Rodzaju dostępu. Dostęp może odbywać się za pomocą licencji na użytkownika imiennego, czyli takiego, który w każdej chwili ma dostęp do systemu. Do wyboru jest także model licencji jednoczesnej. Co to znaczy? Klient ma licencję, z której mogą korzystać wszyscy pracownicy. Dla przykładu, jeśli w firmie Elektroniczny Obieg Dokumentów będzie obsługiwać 100 użytkowników, to nie oznacza, że trzeba posiadać 100 licencji, a jedynie np. 20 jednoczesnych, dzięki którym, jak opis wskazuje, z systemu jednocześnie może korzystać 20 osób.

W ramach podsumowania warto zapoznać się z konkretnymi rodzajami licencji.

Licencja bezterminowa dedykowana jest firmom chcącym dokonać jednorazowego zakupu oprogramowania, gdzie model systemu instalowany jest na serwerze Klienta lub na chmurze Elektronicznego Obiegu Dokumentów (kwota licencji uzależniona jest od wybranego zakresu modułowego, oraz ilości użytkowników).

Licencja abonamentowa dedykowana jest dla mniejszej liczby użytkowników, gdzie system zainstalowany jest na serwerze Elektronicznego Obiegu Dokumentów, a abonament naliczany jest dla każdego użytkownika miesięcznie, w kwocie zależnej od wybranego zakresu modułowego.

Modele instalacji dzielimy za to na hosting i In-house.

Hosting to rozwiązanie, w którym system zainstalowany jest fizycznie na serwerach Aplitt, a Klient nie martwi się o zaplecze techniczne, kopie bezpieczeństwa oraz dostępność systemu. Dostęp do EOD odbywa się zdalnie z każdego miejsca 24/7 przez przeglądarkę, tablet lub telefon. Wybierając hosting, należy określić parametry i dobrać żądaną przestrzeń dyskową na załączniki.

In-house to rozwiązanie, gdzie Elektroniczny Obieg Dokumentów zainstalowany jest fizycznie na serwerze Klienta. Klient dostarcza system operacyjny z przestrzenią na dane oraz wykonuje kopie bezpieczeństwa baz danych i plików. Klient ma możliwość instalacji systemu w dedykowanym środowisku hostingowym u dowolnego dostawcy kolokacji. Model ten nie jest dostępny w wariancie licencji abonamentowej.

3. Czy trzeba aktualizować system Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Choć nie jest to konieczność, ze względu na liczne funkcjonalności – zdecydowanie warto, szczególnie że Klienci Aplitt mają łatwy dostęp do kanału aktualizacji.

W modelu abonamentowym, gdzie opłata jest miesięczna, wliczony jest już koszt aktualizacji, dzięki czemu Klient nie musi martwić się dodatkowymi opłatami.

Natomiast w modelu licencji bezterminowej, opłata jest jednorazowa i w pierwszym roku użytkowania dostęp do kanału aktualizacji jest bezpłatny. W kolejnych latach użytkownik samemu decyduje czy chce korzystać z kanału aktualizacji, czy zrezygnować.

4. Czy firma otrzyma wsparcie techniczne po wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Oczywiście! Klient otrzyma wsparcie po wdrożeniu, jak i wsparcie przedwdrożeniowe. Ponadto oprócz analizy przedwdrożeniowej, zajmujemy się także personalizacją oprogramowania. Jeśli Klient kupuje moduł np. umów, to nie oznacza, że otrzymuje go w formie surowej i musi martwić się o samodzielne dostosowanie go do swoich potrzeb. Pomagamy użytkownikom dopasować aplikację, procesy i raporty, a nawet sam wygląd aplikacji!

Po wdrożeniu proponujemy także wsparcie serwisowe, szkolenia dla użytkowników i administratorów oraz pomoc w administracji systemu. Użytkownik zawsze może zadecydować, czy chce z pomocy skorzystać. Nie narzucamy jej z góry!

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

5. Czy firma może samodzielnie administrować system Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest na tyle elastyczny, że pozwala na samodzielne modyfikowanie procesów, definiowanie formatek, powiadomień e-mailowych, wydruków czy tworzenie raportów.

Użytkownik ma pełen dostęp do systemu, więc może samodzielnie zarządzać całym systemem. Jeśli nie chce, może oczywiście zdać się na nasze profesjonalne usługi!

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów - co musisz wiedzieć?
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów - co musisz wiedzieć?
Description
Ile kosztuje wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów? Ile trwa wdrożenie i czy system trzeba aktualizować? Odpowiadamy na najcześciej zadawane pytania!
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    13 marca 2021

    Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?


    Czytaj
    thumb image

    29 września 2022

    Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?


    Czytaj
    thumb image

    19 kwietnia 2022

    Cyberprzestępstwa a Elektroniczny Obieg Dokumentów w dużych i średnich firmach


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Elektroniczny Obieg Dokumentów - co musisz wiedzieć?
    Article Name
    Elektroniczny Obieg Dokumentów - co musisz wiedzieć?
    Description
    Ile kosztuje wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów? Ile trwa wdrożenie i czy system trzeba aktualizować? Odpowiadamy na najcześciej zadawane pytania!
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo