Moduł Pojazdy w Elektronicznym Obiegu Dokumentów – redukcja kosztów i minimalizacja ryzyka wśród firmowych kierowców 

Zarządzanie pojazdami w przedsiębiorstwie to ogromne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Bez względu na to, jak wiele aut znajduje się w Twojej firmie, nieodpowiednio zaplanowane procesy mogą mieć wiele negatywnych konsekwencji. Z tego powodu warto bliżej przyjrzeć się modułowi Pojazdy, będącego częścią Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 

Moduł Pojazdy w EOD – dla kogo? 

Moduł Pojazdy to nowość w Elektronicznym Obiegu Dokumentów. Może być wykorzystywany przez każdą firmę, niezależnie od jej wielkości oraz typu działalności. Sprawdzi się tak samo w zarządzaniu pojazdami służbowymi osobowymi, jak i ciężarowymi, autobusami czy koparkami.  

Moduł odpowiada na potrzeby tych firm, które zarządzają autami, ale nie zawsze są w stanie zapanować nad natłokiem rezerwacji składanych w formie telefonicznej, papierowych wniosków czy wiadomości e-mail. 

Nie da się ukryć, że trudny proces rezerwacji może mieć ogromne konsekwencje. Szczególnie gdy okaże się, że nie ma wolnego pojazdu przed spotkaniem z klientem. O ile na jednorazowe niedopatrzenie można przymknąć oko, tak powtarzające się nagminnie problemy mogą stanowić zagrożenie dla finansów przedsiębiorstwa. Straty spowodowane niefunkcjonalnymi procesami, to ostatnia rzecz, której chcą firmy – zarówno te małe, jak i duże. 

Aby dobrze zaplanować działania, koniecznie jest określenie generowanych kosztów, szybki dostęp do elektronicznej karty pojazdu i obsługi zdarzeń drogowych. Nie bez znaczenia są także informacje o kończących się terminach ubezpieczeń i przeglądów. To rzeczy, których potrzebują wszystkie firmy, chcące działać na najwyższych obrotach.

Czym jest Elektroniczna karta pojazdu i karta ubezpieczenia? 

W module, dla ułatwienia zarządzania pojazdami, nie brakuje elektronicznych kart. 

  • Elektroniczna karta pojazdu to miejsce gromadzenia informacji na temat pojazdów, razem z atrybutami, np. formą finansowania, datą rejestracji czy historią użytkowników. 
  • Elektroniczna karta ubezpieczenia pojazdu przechowuje za to szczegółowe informacje o jego warunkach.  

Uwaga! Moduł Pojazdy jest zintegrowany z pozostałymi modułami Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Dzięki temu nic nie stoi na przeszkodzie, by połączyć go z istniejącymi obiegami i przypisać np. do pism przychodzących, zamówień, zgłoszeń, faktur za paliwo czy usług serwisowych. 

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Moduł Pojazdy – jakie informacje są w nim zawarte? 

W module Pojazdy umieścisz wszystkie najważniejsze informacje o swoim pojeździe, poczynając od numeru rejestracyjnego, przez datę badania technicznego, okres trwania polisy i wysokość składki, aż po informacje związane z ratami, rodzajami finansowania, datami ważności, rozmiarem opon i miejscem ich przechowywania. 

Dodając pojazdy do systemu, stworzysz kompleksowy rejestr obejmujący całą firmową flotę. W dedykowanym miejscu znajdziesz listę wszystkich pojazdów, łatwo sprawdzisz listę faktur i rezerwacji pojazdów. Rejestr umożliwia szybki dostęp do szczegółowych informacji na temat każdego auta. Wystarczy kliknąć wybrany numer rejestracyjny. 

W odpowiedniej zakładce sprawdzisz ważność polisy, ważność karty paliwowej, termin rat leasingu, datę badania technicznego i koniec terminu ubezpieczenia. Co ważne, system nie tylko oznaczy te pojazdy, które wymagają zainteresowania w najbliższym terminie, ale też pozwoli Ci na ustawienie własnych alertów. 

Statystyki pojazdów w EOD 

Elementem modułu Pojazdy, którego nie mogło zabraknąć, jest też statystyka pojazdu, która pozwoli sprawdzić, np. ile aut zostało zarezerwowanych, ile pojazdów znajduje się w firmie i jakie są łączne koszty użytkowania. Informacje otrzymasz w formie wykresu, co pozwoli szybciej analizować i podejmować decyzje. 

Co jeszcze ważne, masz stały dostęp do kalendarza pojazdów – to najłatwiejszy sposób na analizę danego dnia, tygodnia czy miesiąca, w celu wcześniejszej rezerwacji pojazdów przed ważnymi spotkaniami.  

Na koniec nie można zapomnieć o karcie paliwowej. To świetna opcja dla firm, które chcą bezgotówkowo płacić za tankowanie i inne usługi, np. przejazd autostradą. W EOD kartami paliwowymi zarządzasz w jednym miejscu – dodając je do listy, podając termin ważności, numer i PIN. 

Stała kontrola kosztów, dostęp do statystyk, wygoda w wykonywaniu płatności i szybka rezerwacja pojazdu – to wszystko dzięki modułowi Pojazdy. O wdrożeniu tego modułu pisaliśmy m.in. w case study TUTAJ. 

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Zarządzanie flotą samochodową
Article Name
Zarządzanie flotą samochodową
Description
Zarządzanie pojazdami w przedsiębiorstwie to ogromne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Zobacz jak je ułatwić!
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    22 grudnia 2021

    Elektroniczny obieg dokumentów w firmie | System EOD


    Czytaj
    thumb image

    18 maja 2021

    Elektroniczny Obieg Dokumentów – 5 problemów, które rozwiąże ten system


    Czytaj
    thumb image

    18 maja 2022

    Elektroniczny Obieg Dokumentów. Jakie działania zaplanować przed wdrożeniem?


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Zarządzanie flotą samochodową
    Article Name
    Zarządzanie flotą samochodową
    Description
    Zarządzanie pojazdami w przedsiębiorstwie to ogromne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Zobacz jak je ułatwić!
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo