Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Wdrożenie obieg dokumentów w formie elektronicznej to plan wielu firm, które chcą działać wydajniej, szybciej i ekologicznej. Zanim jednak zdecydują się na ten krok, muszą odpowiedzieć na pytanie „czy jesteśmy gotowi na zmiany?”. Udzielenie jasnej odpowiedzi jest trudniejsze, niż mogłoby się wydawać.

Jak rozpoznać czy firma jest gotowa na wdrożenie EOD?

Zazwyczaj firmy sięgają po EOD, chcąc usprawnić procesy przepływu informacji, zminimalizować koszty prowadzenia działalności i oszczędzić czas. Zależy im też na porządku, który jest bardzo trudny do osiągnięcia przy stosach papierów. Dzięki obiegowi dokumentów potrzebne faktury można znaleźć za pomocą kilku kliknięć, a korzystając z pomocy OCR, czyli skanowaniu treści faktur, pism nie trzeba przepisywać ręcznie.

Szybko, sprawnie i legalnie to dla firm wizja błyskawicznego podniesienia standardu przedsiębiorstwa, z jednoczesną kontrolą i wglądem w drogę dokumentu na każdym etapie – od stworzenia pisma, przez wysyłkę, aż do dostarczenia. Ważny jest również fakt, że Elektroniczne dokumenty mają moc prawną na tym samym poziomie, co dokumenty w formie klasycznej.

Obawy pracowników podczas wdrożenia EOD

Aby cieszyć się wszystkimi wyżej wymienionymi zaletami, proces wdrożenia systemu musi być przemyślany i „zbudowany” pod kątem potrzeb danego przedsiębiorstwa. Konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniego wywiadu, podczas którego kierownicy porozmawiają z pracownikami o ich potrzebach, z którymi system mógłby sobie poradzić.

Szczególnie ważna jest rozmowa z osobami, których system będzie dotyczył w pierwszej kolejności. Pracownicy administracyjni, księgowi, managerowie poszczególnych komórek oraz dział handlowy na pewno będą mieć ciekawe pomysły – wystarczy dam im czas i zachęcić do dyskusji.

Rozmowa to podstawa także w celu uświadomienia pracowników o potrzebie zmian. Niektórzy boją się, że zostaną zastąpieni przez system. Inni nie mają wystarczających umiejętności cyfrowych. To także bardzo ważny temat, który poruszony odpowiednio wcześnie, pozwoli Ci zaplanować odpowiednie szkolenia i przygotować pracowników na zmiany.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak zwiększyć umiejętności cyfrowe wśród pracowników – kliknij tutaj.

Pamiętaj, że przykład idzie z góry. Wskaż zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów, szczególnie skupiając się na tym, że system ograniczy trudności komunikacyjne i przyśpieszy procesy decyzyjne (np. aby uzyskać podpis kierownika lub prezesa nie będzie trzeba czekać na spotkanie, zamiast tego zgoda zostanie udzielona za pomocą jednego kliknięcia). Dzięki temu wzbudzisz zaufanie do EOD i zaciekawisz pracowników, którzy chętniej zaangażują się w pomoc w określaniu potrzeb.

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Elektroniczny Obieg Dokumentów a przetwarzane pisma

Oprócz rozmowy z pracownikami konieczna jest analiza sektora działalności, charakterystyki i ilości dokumentów, jakie są przetwarzane. To, czy pracujesz na stanach magazynowych, umowach i fakturach (a szczególnie jak często i w jakiej ilości) może mieć kluczową rolę w planowaniu EOD.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to także konieczność podjęcia wyboru, czy chcesz, aby system znalazł się w chmurze. W ten sposób nie będziesz musiał inwestować w sprzęt oraz zakup jednorazowych licencji. Dostaniesz dostęp do abonamentowej wersji systemu, który fizycznie będzie zainstalowany na serwerach dostawcy.

Wybierając ten wariant, płacisz co miesiąc za każdego aktywnego uczestnika. To opcja dla firm, gdzie ilość użytkowników nie przekroczy kilku lub kilkunastu. W innym przypadku lepiej zastanowić się nad jednorazową opłatą.

Wolisz instalację na własnym serwerze? Budżet pozwala Ci zapłacić jednorazowo na całą usługę? Zastanów się nad wszystkimi opcjami, biorąc pod uwagę możliwości Twojego działu IT.

Zapoznaj się z modułami

Moduły Elektronicznego Obiegu Dokumentów potrafią spowodować zawroty głowy. Nie dlatego, że są skomplikowane – wręcz przeciwnie, EOD to system wyjątkowo intuicyjny. Problemem jest nagromadzenie się informacji, które przekazane jednocześnie, mogą wprowadzić chaos.

Jeśli powoli zapoznasz się z danymi modułami, będziesz w stanie stwierdzić, czy dane rozwiązanie przyda się w Twojej firmie. O ile moduł Faktury czy Kontrahenci może od razu zwrócić Twoją uwagę, tak inne mogą okazać się dodatkiem, z którego nie będziesz chciał korzystać wewnątrz przedsiębiorstwa.

Określ swoje potrzeby, a wątpliwości rozwiej ze specjalistami.

Kiedy pomyśleć o wdrożeniu EOD? – podsumowanie

Gotowość pracowników i firmy do wdrożenia EOD zaczyna się od osób, które są w stanie przeprowadzić innych przez zmiany, określić potrzeby i konsultować wątpliwości. Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie są takie osoby, już niedługo będziesz cieszyć się usprawnionymi procesami decyzyjnymi, przyśpieszeniem realizacji zadań i nauką nowych rozwiązań.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Article Name
Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Description
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala działać wydajniej, szybciej i ekologicznej. Czy Twoja firma jest gotowa na te zmiany?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    22 grudnia 2021

    Elektroniczny obieg dokumentów w firmie | System EOD


    Czytaj
    thumb image

    18 maja 2022

    Elektroniczny Obieg Dokumentów. Jakie działania zaplanować przed wdrożeniem?


    Czytaj
    thumb image

    18 maja 2021

    Elektroniczny Obieg Dokumentów – 5 problemów, które rozwiąże ten system


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
    Article Name
    Kiedy pomyśleć o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
    Description
    Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala działać wydajniej, szybciej i ekologicznej. Czy Twoja firma jest gotowa na te zmiany?
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo