Elektroniczny Obieg Dokumentów – fakty i mity. Jak naprawdę wygląda wdrożenie i jakie firmy potrzebują EOD?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to system budzący duże zainteresowanie. Jakie fakty i mity krążą wokół niego? Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na wdrożenie? Odpowiadamy w artykule!

Fakty i mity o Elektronicznym Obiegu Dokumentów

Największym mitem wśród osób zainteresowanych Elektronicznym Obiegiem Dokumentów, ale jeszcze dobrze nieznających tego systemu, jest to, że firma będzie musiała całkowicie zmienić dotychczasowy sposób działania. Nic bardziej mylnego. To my dostosowujemy się do firmy, a nie ona do nas.

Nie jest też tak, że pracownicy przestają być potrzebni, bo system sam rozwiązuje wszystkie problemy wewnątrz przedsiębiorstwa. Głównym celem wdrożenia EOD jest bowiem poukładanie elementów, aby ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych czynności. Wykonanie modyfikacji istniejących procesów sprawia, że płynność w firmie jest większa, a czas niektórych obowiązków skrócony do minimum.

Czy konieczne jest wyznaczenie osoby decyzyjnej? Fakt!

Aby współpraca przebiegała szybko i sprawnie, koniecznie jest wyznaczenie osoby, która zajmie się koordynacją procesu. Niekoniecznie musi być to Kierownik Projektu (szczególnie dlatego, że nie zawsze taka osoba znajduje się w firmie), natomiast dobrze, aby był to ktoś, kto dobrze zna organizację, jest pozytywnie nastawiony do wdrożenia, może podejmować decyzje i ma kontakt z Zarządem.

To z tą osobą kontaktujemy się bezpośrednio, by spisać wymagania, omówić proces i poznać sposób działania organizacji. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej ustalamy funkcjonalności, które mają znaleźć się w systemie elektronicznym.

Zbieranie wymagań to bardzo ważny etap, na którym pytamy o problemy organizacji. Traktujemy je priorytetowo, ponieważ Elektroniczny Obieg Dokumentów ma nie tylko dodać nowe funkcjonalności, ale też naprawić to, co aktualnie nie działa lub wymaga udoskonalenia. Na późniejszym etapie doprecyzujemy wymagania i przełożymy je na wersję elektroniczną, a dalsze czynności powdrożeniowe odbędą się już z poszczególnymi komórkami wewnątrz firmy.

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?
Skontaktuj się!

Czy EOD faktycznie skraca czas obsługi faktur i dokumentów? Fakt!

Największe zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów związane są z… cyframi. Kadra zarządzająca potrzebuje informacji o tym, ile jest faktur, na jaką kwotę, z jakimi kosztami i przychodami są związane, czy wszystko zostało opłacone, oraz czy osoba, która miała zaakceptować dokument – zrobiła to.

Problemy mogą powstawać także, jeśli ktoś idzie na urlop i muszą zostać wyznaczone zastępstwa. Przedsiębiorstwo, aby sprawnie przekazać obowiązki, może nadać uprawnienia do konkretnych dokumentów i dzięki EOD poinformować Klientów i pracowników, że umowami czy fakturami chwilowo zajmuje się osoba z innego działu. To rozwiązanie uniwersalne i potrzebne niezależnie od tego, czy w firmie pracują 3 osoby, czy 300.

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów wszystkie te czynności staną się proste i przyjemne. Będzie można też zrezygnować z przechowywania pism w formie papierowej, co pozwoli zaoszczędzić przestrzeń wewnątrz firmy oraz ułatwi wykonywanie obowiązków w środowisku rozproszonym geograficznie.

Czy tylko duże firmy potrzebują EOD? Mit!

Każde przedsiębiorstwo może z powodzeniem korzystać z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, niezależnie od tego, czy jest to firma produkcyjna, czy usługowa. Nie ma też znaczenia, ile osób pracuje w danym przedsiębiorstwie. Jeśli firma ma kancelarię, otrzymuje pocztę i obsługuje różnego typu dokumenty, to EOD poprawi organizację i pomoże uniknąć chaosu informacyjnego.

Dzięki systemowi nie trzeba też zastanawiać się, gdzie umieszczone są dokumenty lub czy dotarły do księgowości. Minimalizuje się też ryzyko wystąpienia błędu.

W jaki sposób? Posłużmy się przykładem rejestracji faktur. Czasami zdarza się, że opłacony dokument wraca do firmy z powodu błędu klienta lub dostawcy, razem z prośbą o ponowne uiszczenie opłaty. Elektroniczny Obieg Dokumentów, dzięki funkcji opisywania dokumentów, sprawi, że taka sytuacja nigdy więcej nie będzie miała miejsca.

Czy Elektroniczny Obieg Dokumentów naprawdę ułatwia pracę? Fakt!

Jeśli firma ma opisane procesy, dokumentację lub określone normy (np. dzięki ISO), możemy je przeanalizować  i szybko wskazać elementy i procesy, które powinny zostać zmienione w nowym systemie, a co za tym idzie – znacząco ułatwić pracę.

Dzięki EOD dokumentów nie trzeba więcej fizycznie drukować, zanosić i magazynować w konkretnym pomieszczeniu. Czasami zdarza się, że w firmie jest potrzeba, aby przekazać dokumenty na drugi koniec Polski. Dzięki EOD dostęp do dokumentów możliwy jest z każdego miejsca na świecie, w każdej chwili, bez potrzeby wykorzystywania kurierów. Podsumowując: proces jest identyczny, tylko jego sposób realizacji sprawniejszy i przyjemniejszy dla pracowników.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

SKONTAKTUJ SIĘ
Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów. Fakty i mity o wdrożeniu systemu.
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów. Fakty i mity o wdrożeniu systemu.
Description
Jakie fakty i mity krążą wokół systemów EOD? Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na wdrożenie?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator.*Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi aktualności, informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o., poprzez kontakt telefoniczny / sms / e-mail / komunikator.

    * pole wymagane

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.

    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    W Aplitt zajmuje się głównie rozwojem komunikacji wewnętrznej poprzez firmowy serwis informacyjny i cykliczne spotkania pracowników. Współtworzył produkty innowacyjne, gdzie odpowiadał za przygotowania interfejsów użytkownika. Prywatnie dziennikarz ogólnopolskiego medium, konferansjer i organizator imprez kulturalnych.

    Zobacz także:

    thumb image

    18 maja 2021

    Elektroniczny Obieg Dokumentów – 5 problemów, które rozwiąże ten system


    Czytaj
    thumb image

    18 sierpnia 2023

    Elektroniczny Obieg Dokumentów w Firmach: archiwizacja i przechowywanie dokumentów


    Czytaj
    thumb image

    1 sierpnia 2022

    EOD, a obowiązkowa e-faktura od 2024 roku


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Elektroniczny Obieg Dokumentów. Fakty i mity o wdrożeniu systemu.
    Article Name
    Elektroniczny Obieg Dokumentów. Fakty i mity o wdrożeniu systemu.
    Description
    Jakie fakty i mity krążą wokół systemów EOD? Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na wdrożenie?
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo