Powrót do bloga

Prawdziwe historie | 16 listopada 2020

Elektroniczny Obieg Dokumentów w dziale kadr

Jak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zmieniło moją pracę


 

Wywiad przeprowadzony w październiku 2020r z Izabelą Świtałą, Starszym Specjalistą ds. personalnych w Departamencie Polityki Personalnej w Aplitt sp. z o.o.

Iza, pamiętasz jak wyglądała praca w Dziale Kadr przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów?

Ten czas przede wszystkim kojarzy mi się z masą dokumentów, które trzeba było przeczytać, opisać, wprowadzić do rejestru, uzyskać podpisy, zatwierdzić, wysłać… cały czas siedziałyśmy nad papierami, teczkami i segregatorami. Nasza firma ma kilka oddziałów w różnych miastach, więc zanim dokumenty papierowe przeszły drogę przez wszystkie biurka, przejechały między budynkami i oddziałami firmy to mijało wiele dni, a nawet tygodni. Często też ginęły a ich poszukiwanie wymagało od nas dodatkowej pracy – trzeba było dzwonić, odpytywać każdą odpowiedzialną osobę – czy dokument tam trafił, jeśli tak, to czy został przekazany dalej, do kogo… trzeba było prześledzić cały obieg, żeby znaleźć, na jakim etapie dokument się zatrzymał. 

Czy EOD wpływa na czas trwania procesów kadrowych?

Zdecydowanie tak. Odkąd korzystamy z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, to cały obieg dokumentu możemy zamknąć w 15 minut. Wystarczy, że pracownik jest on-line i może go zatwierdzić. Podam przykład. Przed wdrożeniem systemu kierownik / dyrektor składał do przełożonych wniosek o zatrudnienie nowego pracownika. Do kadr wniosek trafiał po akceptacji wszystkich osób odpowiedzialnych i dopiero wtedy rozpoczynaliśmy przygotowywanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Dzisiaj z systemem elektronicznego obiegu dokumentów proces zatrudnienia pracownika skrócił się o 90%. Akceptacja wniosku przebiega zdecydowanie szybciej, wszystkie osoby zaangażowane w proces są informowane o wniosku jednocześnie, więc dział kadr może rozpocząć kompletację dokumentów już w momencie jego złożenia. Co więcej, cały proces rekrutacyjny może przebiegać w naszym systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Otrzymane drogą mailową CV mogą automatyczne wpływać do systemu, dziewczyny mogą je odpowiednio filtrować, przekazywać do odpowiednich przełożonych, umawiać spotkania… proces jest szybszy i łatwiejszy.

Jakie inne procesy wspiera EOD?

Chociażby wnioski o dofinansowanie zakupu okularów, które działają rewelacyjnie. Osobiście zajmuję się w Aplitt wnioskami dotyczącymi korzystania z programów benefitowych – sportowego i zdrowotnego. Tego obiegu nie wprowadziliśmy od początku korzystania z EOD, ale dopiero od niedawna. Sama o niego walczyłam! Opieka nad tymi programami powodowała konieczność wysyłania ogromnej ilości maili, przyjmowania wniosków, skanowania, drukowania, potem znowu anulowania, dopisywania kolejnych osób… Obecnie komfort mojej pracy jest teraz nieporównywalnie większy. Ponadto każda ze współpracowniczek w łatwy sposób może mnie zastąpić, gdy nie ma mnie w pracy. Nie muszą pytać, gdzie są dane dokumenty, co zrobić, jak znaleźć – wszystko jest w intuicyjny sposób zgromadzone w systemie.

Na pewno przydatne są elektroniczne listy obecności. Pamiętam jeszcze czasy, gdy w portierni leżała wielka księga obecności, w której każdy musiał wpisać swój czas pracy i podpisywać się przy wejściu i wyjściu. Rejestr trafiał potem do nas. Naszym zadaniem było sumowanie godzin, przypisanie do odpowiedniego pracownika, sprawdzenie, w jakim czasie realizował pracę i czy nie obowiązywała wtedy inna stawka np. za pracę w weekend… Katorga. Teraz listy obecności wszystkich pracowników są elektroniczne. Pracownik sam wpisuje godziny pracy i przekazuje listę do akceptacji przełożonego, a ona trafia do nas już ze wszystkimi, automatycznymi wyliczeniami raportowymi. Nie liczymy już ręcznie ewidencji czasu pracy, więc ryzyko pomyłki zostało ograniczone do minimum. Co więcej, w niektórych przypadkach możemy rozliczyć czas pracy wcześniej niż z końcem miesiąca. W okresie urlopowym ostatni dzień czynnej pracy przypada często już w połowie miesiąca, tym samym listę obecności możemy wygenerować dużo wcześniej.

Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala też zachować większy porządek w dokumentacji?

Jestem bardzo skrupulatna pod tym względem, ale na pewno elektroniczny obieg zapewnia nam bezpośredni dostęp do dokumentów. W systemie mamy listę wszystkich wniosków, wszystkich pracowników, umów, faktur… możemy je przeszukiwać według dowolnie zadanych kryteriów. Łatwiej i szybciej znaleźć oczekiwaną informację niż poprzez przerzucanie dziesiątek teczek i segregatorów. Szczególnie jeśli są to informacje archiwalne. Nasze fizyczne archiwum znajduje się w innym budynku. Wcześniej, żeby pozyskać jakąś informację, czy dokument trzeba było tam specjalnie pojechać, wybrać rok, znaleźć odpowiedni segregator, przejrzeć go… Teraz wyszukanie dokumentu czy informacji zajmuje nam zaledwie kilka sekund.

System usprawnia pracę nie tylko kadr, ale też całej firmy. Myślę o rejestrze faktur, dostępnym dla wszystkich pracowników. Korzystasz również z tej funkcji?

Tak, jak wspomniałam jestem odpowiedzialna za programy benefitowe, a ich obsługa również wiązała się z fakturami, które w formie papierowej trzeba było opisywać, rozliczać na różne koszty, potem fizycznie komuś przekazywać. Teraz każdą fakturę rejestruję w wersji elektronicznej, a ona od razu trafia do Działu Księgowości. Z powodu pandemii nasza firma pracuje zdalnie, gdyby nie Elektroniczny Obieg Dokumentów, to byłoby niemożliwe. Dostęp do dokumentów w naszym dziale jest kluczowy. Gdybyśmy obsługiwali dokumenty w wersji papierowej, to musielibyśmy pracować stacjonarne, nie byłoby innego wyjścia. Dokumenty są w szafie, do której oczywiście każdy z nas ma dostęp, ale co nam z tego, jeśli szafa jest w firmie, jak my jesteśmy w domu? Teraz każda z nas ma dostęp do dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje.

O czym pomyślałaś, gdy usłyszałaś, że będziesz korzystała z systemu elektronicznego? Nie bałaś się, że może utrudnić Twoją pracę?

Jestem otwarta na rozwiązania technologiczne, więc cieszyłam się, że system uporządkuje naszą pracę. Wiem, że wielu pracowników się go obawiało, bo byli przyzwyczajeni do obsługi wersji papierowej dokumentów i nie wiedzieli, czy system rzeczywiście usprawni ich pracę. Nie było się jednak o co martwić.

Wyobrażasz sobie jeszcze pracę w Dziale kadr bez Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

Nie, nie wyobrażam sobie. Koniec okresu płacowego zmuszałby nas do pracy po godzinach, żeby wszystkich, ponad 300 pracowników rozliczyć i zdążyć to zrobić przed końcowym terminem.

Ale przecież inni pracownicy kadr tak pracują…

My też tak pracowałyśmy! Dobrze że to już za nami. Nigdy więcej.

Podziel się opinią
Aplitt sp. z o.o. | Departament Sprzedaży i Marketingu

W Aplitt zajmuje się głównie rozwojem komunikacji wewnętrznej poprzez firmowy serwis informacyjny i cykliczne spotkania pracowników. Współtworzył produkty innowacyjne, gdzie odpowiadał za przygotowania interfejsów użytkownika. Prywatnie dziennikarz ogólnopolskiego medium, konferansjer i organizator imprez kulturalnych.

Tomasz Piotrowski

Aplitt sp. z o.o. | Departament Sprzedaży i Marketingu

Napisz do mnie:  

Zobacz również

thumb image

5 sierpnia 2020

Elektroniczny Dziennik Logopedyczny


Czytaj
thumb image

23 lipca 2020

Jak spełnić wymagania RODO


Czytaj
thumb image

19 czerwca 2020

Moja przygoda z programowaniem


Czytaj
Go to Top