Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansowym. Jak poprawić zarządzanie procesami w bankowości? 

W firmach z sektora finansowego i bankowości coraz częściej wyłania się potrzeba sprawnego i bezpiecznego zarządzania procesami obiegu dokumentów, mającego pozwolić na szybki przepływ pism we wszystkich sektorach i zespołach. Co zrobić, by sprostać tym wymaganiom? Odpowiedzią jest wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów i jego wpływ na dział księgowości w sektorze finansowym 

Zalety wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów warto zacząć wymieniać od tego, co widoczne już na pierwszy rzut oka – zaoszczędzone miejsce i porządek w firmie. 

Dzięki EOD, systemowi pozwalającemu na generowanie, rejestrację i katalogowanie dokumentów, w dziale księgowości firm bankowych redukuje się potrzebę posiadania sterty faktur w segregatorach, przeznaczania osobnych pomieszczeń na archiwa czy zamawiania kolejnych szafek, w których dokumenty trzeba układać alfabetycznie, a każda pomyłka lub, co gorsza, zgubienie dokumentu może nieść za sobą konsekwencje w postaci wielu godzin poszukiwań lub potrzeby wygenerowania nowego pisma i powiadomienia klienta o zgubie. 

EOD to niewątpliwa redukcja kosztów, do której dodatkowo przyczynia się wygodne monitorowanie finansów, w tym planowanie i analiza budżetu na podstawie dokumentów z obiegu, sprawne zatwierdzanie faktur i możliwość wyszukania klienta po dacie zawarcia umowy, nazwie firmy czy zakresie usług. 

Bezpieczne przechowywanie dokumentów w elektronicznym obiegu – wygodna praca zdalna 

Przechowywanie dokumentacji na jednej platformie sprawia, że pisma są zawsze pod ręką i można mieć do nich łatwy dostęp z telefonu lub innego urządzenia przenośnego. To wygodna opcja podczas pracy zdalnej, np. wyjazdów służbowych. Aby uprawniona osoba mogła szybko sprawdzić potrzebne informacje, wymagane są jedynie dane do logowania i dostęp do Internetu. 

Warto wiedzieć, że jednym z czołowych trendów w 2023 roku będzie szybka obsługa klientów. Specjaliści wskazują, że użytkownicy nie chcą czekać na odpowiedź dłużej niż 10 minut. Szybkie znalezienie dokumentu to nie tylko usprawnienie dla pracowników najwyższego szczebla, ale też szybka obsługa zgłoszeń np. w dziale call center! 

Dowiedz się więcej!

  • ile może trwać wdrożenie w mojej firmie?
  • ile to kosztuje?
  • jakie są możliwości integracji?
  • czy zapewniamy wsparcie powdrożeniowe?

Elektroniczny Obieg Dokumentów w bankowości – redukcja błędów, wzrost zaufania 

Jedną z największych zalet EOD jest zwiększenie efektywności pracy. Automatyzacja procesów sprawia, że zarządzanie projektami, dokumentami i procesami jest proste i przyjemne. Można też wygodnie przesać dokumenty do kilku osób jednocześnie, co jest niemożliwe przy tradycyjnej dokumentacji. 

Ponadto nie trzeba już ręcznie wprowadzać treści faktur. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów posiada OCR, oprogramowanie służące do rozpoznawania tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki niemu szybko przeniesiesz treść do systemu. Później wystarczy sprawdzić poprawność zeskanowanego tekstu. To oczywiście najlepszy sposób na redukcję liczby błędów i wzrost zaufania wśród klientów. Dlaczego? 

Jak podają statystyki, najsłabszym ogniwem w firmie jest człowiek, który po wielu godzinach pracy może popełnić błąd. EOD nie zastępuje pracownika, ale mu pomaga, a ta pomoc to gwarancja sukcesu zarówno w przypadku pracodawcy, pracownika, jak i klienta. 

Pobieraj dane podatników z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów 

Automatyzacja procesów to jedno. EOD umożliwia także wygodę w innych kwestiach, które do dziś zabierały bardzo dużo czasu pracowników. Zalety obieg dokumentów to: 

  • pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS i VIES; 
  • weryfikacja statusów poradników VAT oraz ich kont bankowych; 
  • pobieranie aktualnych kursów walut NBP; 
  • przygotowanie i wysyłanie zleceń do banku; 
  • współpraca z e-Nadawcą Poczty Polskiej oraz umożliwianie śledzenia przesyłek (a także informowanie o statusie doręczenia);
  • kontrolowanie terminów zadań i wysyłanie przypomnień do użytkowników. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansów – najłatwiejszy sposób obsługi faktur 

Jeszcze jedną zaletą EOD, a zarazem pierwszym modułem, który klienci biorą pod uwagę, są Faktury. Moduł ten zintegrowany jest z wieloma dostawcami popularnych systemów ERP. W ramach obiegu dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu księgowości, a do użytkownika zostaje wysłana informacja zwrotna, czy faktura została opłacona. 

Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu to największa wygoda, dzięki możliwości zarejestrowania dokumentu w każdym języku i walucie, a także szybkiej weryfikacji aktywnych płatników VAT, możliwości opisania i rozksięgowania wydatków, akceptacji faktury, oznaczenia jej kodem QR, wydania polecenia płatności i braku zdublowanych przelewów czy wprowadzanych danych, dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do rozmowy! 

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansowym.
Article Name
Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansowym.
Description
Sprawne i bezpieczne zarządzania procesami obiegu dokumentów w sektorze finansowym i bankowym? Dziś jest to już możliwe!
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Tomasz Piotrowski | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    W Aplitt zajmuje się głównie rozwojem komunikacji wewnętrznej poprzez firmowy serwis informacyjny i cykliczne spotkania pracowników. Współtworzył produkty innowacyjne, gdzie odpowiadał za przygotowania interfejsów użytkownika. Prywatnie dziennikarz ogólnopolskiego medium, konferansjer i organizator imprez kulturalnych.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    22 grudnia 2021

    Elektroniczny obieg dokumentów w firmie | System EOD


    Czytaj
    thumb image

    31 sierpnia 2022

    Jak zwiększyć umiejętności cyfrowe wewnątrz firmy?


    Czytaj
    thumb image

    8 kwietnia 2021

    Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansowym.
    Article Name
    Elektroniczny Obieg Dokumentów w sektorze finansowym.
    Description
    Sprawne i bezpieczne zarządzania procesami obiegu dokumentów w sektorze finansowym i bankowym? Dziś jest to już możliwe!
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo