Zanim rozpocznie się proces wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów, musisz zastanowić się nad celami i przygotować pracowników na nadchodzące zmiany. Przydatny okaże się krótki poradnik, przygotowany na podstawie analizy wdrożeń w firmach naszych klientów. Zachęcamy do przeczytania! 

Zanim wybierzesz system EOD, powinieneś przeprowadzić wywiad w konkretnych działach firmy, pytając o rozwiązania, które pomogłyby pracownikom w codziennej pracy. Najlepiej, jeśli dasz działom określony czas na zapoznanie się z pojęciem Elektronicznego Obiegu Dokumentów i spisanie najważniejszych kwestii. Następnie otrzymane propozycje przenieś do jednego pliku, sprawdź, czy na listach znajdują się rozwiązania, które pokrywają się między działami i oznacz je priorytetowo.  

Zgadzasz się, że są to rzeczy, które wymagają zmiany? Jeśli tak, omów je podczas rozmowy z naszym specjalistą. Jeśli nie, porozmawiaj z pracownikami. Możliwe, że są potrzeby, których wcześniej nie brałeś pod uwagę. Wdrożenie EOD to najlepszy moment, by zauważyć niedociągnięcia w funkcjonujących procesach! 

Pamiętaj przy tym, że nie wszystkie rozwiązania można wdrożyć. Istnieją jednak takie opcje, które możemy wdrożyć częściowo lub zaproponujemy równie ciekawą alternatywę. To powód, dla którego nie warto odrzucać żadnej propozycji pracownika. Każdy pomysł może okazać się ciekawym sposobem na ulepszenie codziennej pracy, nawet jeśli proces realizacji będzie częściowo ograniczony. 

Ponadto zaangażuj tylu pracowników, ilu możesz. Jeśli poczują, że mają wpływ na decyzję, bardzo możliwe, że na późniejszym etapie nie będą mieć wątpliwości co do praktyczności Elektronicznego Obiegu Dokumentów! To przecież także ich porady zadecydują o jego finalnym zastosowaniu! 

Więcej informacji na temat sposobów informowania pracowników o wdrożeniu znajdziesz tutaj: https://aplitt.pl/jak-poinformowac-pracownikow-o-wdrozeniu-elektronicznego-obiegu-dokumentow/ 

Pamiętaj! Na tym etapie koniecznie zadbaj o aspekty technologiczne, zaplanuj środki, a także przemyśl prawa dostępu (kto jest odpowiedzialny, za jakie procesy i które z nich wymagają usprawnienia w pierwszej kolejności).  

Potrzeby są najważniejsze, na drugim miejscu jest wybór dostawcy, który spełni Twoje wymagania i cele.  

Specjaliści z Aplitt chętnie zapoznają Cię z funkcjami Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Napisz do nas, a wspólnie ustalimy, jakie rozwiązania pasują do Twojej firmy! 

Pamiętaj, że po zakończeniu instalacji EOD od Aplitt, przeprowadzimy szkolenia pracowników, które pomogą im zapoznać się z nowymi rozwiązaniami. Chcemy, abyś jak najszybciej mógł zacząć pracę na nowym systemie, dlatego przed wdrożeniem otrzymasz wersję testową, która pozwoli Ci zapoznać się z oferowanymi funkcjonalnościami, a jeśli się sprawdzi – przeniesiemy ją na produkcję.  

W ten sposób szybciej zaczniesz uczyć się, jak działa EOD i w praktyce dowiesz się, czy to rozwiązanie dla Ciebie! 

Po podpisaniu umowy, powiedz pracownikom o zbliżającym się wdrożeniu, dokładnie określając obszary, które zmieni. Zacznij od omówienia licznych korzyści, jakie będą niosły za sobą wszystkie wprowadzone zmiany. 

Nie zapomnij, by rozwiać wątpliwości pracowników i współpracowników. Zdarza się, że osoby zatrudnione obawiają się redukcji etatów. Weź to pod uwagę i zapewnij, że Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie ma za zadanie usprawniać procesy i pomagać pracownikom w codziennych obowiązkach, a nie ich zastępować. 

My także podczas przedstawiania oferty staramy się zwracać uwagę na to, że EOD nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale pomaga zaplanować działania w sposób wydajniejszy! System zawsze prezentujemy wyłącznie jako narzędzie wspomagające, nie takie, które ma na celu zastąpić pracowników! 

Ponadto nie zapomnij o przedstawieniu planu wdrożenia. Nie następuje ono z dnia na dzień i często związane jest z konkretną kolejnością wdrażania modułów. Proces jest ciągły i wymaga, by konkretne działy zaangażowały się, gdy nadejdzie ich czas. Z tego powodu warto sprawdzić, czy pracownicy mają przed sobą termin dostarczenia ważniejszych projektów lub planowane urlopy. 

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymaga niemałego nakładu pracy, którą w większości zajmie się firma oferująca tego typu rozwiązania. To jednak od Ciebie zależy, w jakim stopniu proces zostanie szybko wdrożony (dostosujemy się do potrzeb działów) oraz czy pracownicy mu zaufają. 

EOD to łatwe w obsłudze oprogramowanie, które usprawni obieg pism, zautomatyzuje codzienne czynności, zwiększy efektywność pracowników i dynamikę działań firmy, a także zabezpieczy dane klientów. Już dziś sprawdź, co mamy do zaoferowania: https://aplitt.pl/lp/eod/.