Praca księgowych w dużej mierze opiera się na sprawnym prowadzeniu rejestrów, obsłudze faktur czy sporządzaniu deklaracji podatkowych. Zarządzanie dokumentami finansowymi musi być dokładne, a co za tym idzie – trzeba poświęcić mu dużo czasu. Czy da się skrócić ten proces? Tak, sięgając po e-księgowość. 

Możliwość elektronicznego przechowywania i przesyłania dokumentów, okazała się szczególnie popularna w trakcie pandemii, gdy konieczne było wdrożenie nowych rozwiązań, ograniczających kontakt osobisty.  

Zasady były proste – system musi być legalny i bezpieczny, a także dostosowany do zdalnej współpracy z księgowymi. Tak oto e-księgowość stała się częścią życia wielu firm. Dwa lata później cyfryzacja dokumentów to już nie tyle opcja dozwolona, ile obowiązkowa. 

Przykładem takiego rozwiązania, które już niedługo stanie się obligatoryjne, jest e-faktura. Więcej na ten temat przeczytasz TUTAJ. 

Popularność paperless sprawiła, że wśród przedsiębiorców pojawiło się wiele wątpliwości. Oprócz kwestii związanych z legalnością powstały obawy dotyczące zmian w relacji między pracownikiem a papierem. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do obsługi tradycyjnej i postrzegając go jako najtrwalszy materiał, musieli na nowo przyjrzeć się pismom online. Okazało się, że nie są takie straszne, jak mogłoby się wydawać. 

Wpływ na to miały liczne zalety e-księgowości. Dzięki niej nie trzeba już ręcznie przepisywać dokumentów (OCR skanuje je samodzielnie), automatyzują się procesy, a przechowywanie pism w chmurze sprawia, że dostęp do nich jest łatwy i możliwy w każdej chwili. Ponadto przedsiębiorca ma bieżący wgląd w podgląd dokumentów, uprawnień i informacji, na jakim etapie dostarczenia się znajdują. 

Co sprawia, że EOD jest wygodną opcją, zgodną z potrzebami wielu branż? Odpowiadają za to cztery główne filary, dzięki którym można pracować szybciej, wydajniej i utrzymywać porządek w dokumentacji. 

• Automatyzacja procesów. Modułowa platforma automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów. 
• Optymalizacja. Wprowadzanie faktur do systemu nie musi być już problemem. Mechanizm OCR samodzielnie skanuje treść faktury, czym przyspiesza rejestrację dokumentów i ogranicza ryzyko błędu. 
• Archiwizacja. Zyskujesz bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowujesz w bezpiecznym miejscu. 
• Mobilność. W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera. Dostęp do danych z każdego miejsca na świecie to szczególnie korzystna opcja dla prezesów, handlowców i innych przedstawicieli firmy, których ogranicza praca o charakterze mobilnym. 

Oprócz tego EOD to:

• sprawna archiwizacja dokumentów i łatwe wyszukiwanie; 
• obniżenie kosztów (Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku); 
• oszczędność czasu; 
• zabezpieczenia, chroniące przed potencjalnymi cyberatakami; 

• przyśpieszenie przepływu informacji pomiędzy działami oraz w relacjach z klientami. 

Razem z rozwojem księgowości i przeniesieniem procesów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, pojawia się pytanie, czy księgowi wciąż będą potrzebni. Oczywiście, ale znacząco zmieni się zakres ich obowiązków. 

Dalej będą nadzorować zmiany w przepisach, wyszukiwać najważniejsze informacje i rozważać skutek zmian w prawie, ponieważ sztuczna inteligencja na ten moment nie ma zdolności wyłapywania kontekstów w rozliczeniach, a także subtelnych zmian w ustawach.  

Dzięki wsparciu EOD nie trzeba skupiać się już na najbardziej pracochłonnych zajęciach, jakimi jest wypisywanie wniosków, sprawdzanie poprawności danych i weryfikacji ich dostarczenia. Można za to poświęcić więcej czasu na analizy, wnioskowanie, relacje z ZUS, urzędem czy klientami. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów jest częścią wielu przedsiębiorstw, nie tylko dzięki zaletom widocznym dla przedsiębiorców, ale też plusów dostrzeżonych przez państwo. Obsługa zapytań online to innowacja, która już niedługo może dotyczyć wszystkich firm. Nie czekaj do ostatniego momentu. Już dziś postaw na biznes bez papieru.