Elektroniczny Obieg Dokumentów – jak poinformować pracowników?
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie zazwyczaj wywołuje wiele emocji. To rozbudowany projekt, wymagający zmian procesów biznesowych, dotyczących zazwyczaj większości pracowników firmy. Nie wszyscy lubią zmiany. Nieufność i niechęć przyzwyczajonych do swojej codziennej rutyny pracowników to standardowe reakcje w takiej sytuacji. A stąd już prosta droga do buntu i bojkotu. Jak mu przeciwdziałać? Co zrobić, by wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów było odbierane przez pracowników jako usprawnienie ich pracy, a nie przykry obowiązek? Dowiedz się już dzisiaj!
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Na początek – krótkie przypomnienie – o czym w ogóle mówimy? System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwoli przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizację procesów biznesowych. Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zdobędziesz łatwy dostęp do informacji biznesowych firmy, akceptacji dokumentów i ich przepływu.
Aplikacja EOD to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, przepływem pism przychodzących, dziennikiem korespondencji, szczegółowej dokumentacji projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, obsługi zadań, faktur… i wiele wiele więcej!
Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!
Jak ocenić potrzeby firmy na wdrożenie EOD?
Mając na uwadze możliwe niezadowolenie pracowników firmy, warto spojrzeć na całe życie organizacji i obecne worflow dokumentów. Zapytaj pracowników co im aktualnie przeszkadza w pracy, co ich opóźnia, jak przebiegają realizowane przez nich procesy biznesowe, jak wygląda obieg dokumentów, z czym najczęściej mają problemy i jaki jest obecnie przepływ informacji.
Taka analiza powinna też dotyczyć twoich potrzeb. Zastanów się, co trzyma organizację w miejscu i nie pozwala jej zrobić kroku do przodu. Ustal:
- jak wygląda zarządzanie dokumentami,
- czy masz dostęp do danych i dokumentacji biznesowych,
- ile czasu poświęcasz na obsługę dokumentów,
- czy obecny system pozwala na kontrolę zadań, obiegu dokumentów, czy faktur,
- czy każdy dokument wymaga od ciebie akceptacji,
- czy archiwum dokumentów umożliwia łatwy i szybki dostęp do informacji.
Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci ocenić jakie potrzeby ma twoja organizacja i jak możesz usprawnić jej działanie.
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymaga dobrej komunikacji z pracownikami. Unikniesz dzięki temu ich sprzeciwu i niezadowolenia.
Możliwe że taka analiza wykaże, że wszystko w firmie funkcjonuje sprawnie, a nawet masz już system zapewniający zarządzanie dokumentami. Jeżeli jednak dostrzegasz pewne bariery, które powodują, że skalowanie biznesu zdaje się być drogą przez mękę, a tony papierowych dokumentów i korespondencji przytłaczają twoich pracowników, pomyśl co mogłoby poprawić tę sytuację.
Bardzo możliwe, że jednym z rozwiązań jest sprawy elektroniczny obieg dokumentów.
Jakie reakcje może wywołać wdrożenie systemu obiegu dokumentów w firmie?
Przeanalizowałeś sytuację. Wiesz jakie wymierne korzyści da Twojej firmie korzystanie z Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Jesteś przekonany, że wdrożenie EOD, to bardzo dobry pomysł. Jednak przygotuj się na to, że nie każdy może podzielać twój entuzjazm.
Badania wskazują, że każdy z nas w trakcie codziennej pracy „uczy się” pracować według własnego systemu. Część z nas najpierw otworzy pocztę, inni sprawdzą wiadomości w dedykowanej do tego aplikacji, a jeszcze inni najpierw zrobią sobie kawę :). W każdym z procesów, budujemy swoje własne schematy zachowań.
Gdy powiadomisz pracowników że wdrażasz elektroniczny obieg dokumentów będzie to dla nich oznaczało jedno: „Chcą zdezorganizować całą moją dotychczasową pracę w firmie! Mam już swoje własne usprawnienia, a teraz wszystko mi zepsują! Na pewno będzie gorzej niż jest teraz! Przecież u mnie wszystko działa jak trzeba a lepsze jest wrogiem dobrego!”
To oczywiście nieuzasadnione obawy, bo celem zespołu wdrożeniowego Aplitt jest taka optymalizacja systemu, aby upraszczał i ułatwiał procesy, a nie na odwrót! Żeby jednak pracownicy Twojej firmy mieli tą świadomość, a w konsekwencji – chętniej przyjęli Twoją innowację umożliwiającą elektroniczny obieg, a potem aktywnie z niej korzystali – konieczne jest przygotowanie odpowiedniej strategii komunikacji o planowanych zmianach.
Trzy sposoby na uniknięcie pracowniczego strajku
Oto kilka rad, jak odpowiednio informować o tym, że w firmie pojawi się elektroniczny obieg dokumentów.
Po pierwsze: Informuj, a nie narzucaj. Nikt nie lubi, gdy jego wypracowane przez miesiące, czy nawet lata codzienne rytuały i sposoby pracy z dnia na dzień zostają wywrócone do góry nogami. Twarde i nie poparte wyjaśnieniami decyzje zawsze wywołują bunt i niechęć do narzuconego obowiązku.
Staraj się pokazać pracownikowi jakie korzyści da mu system elektronicznego obiegu dokumentów Podkreślaj, że zmiany nastąpią stopniowo, a system jest prosty do obsługi i intuicyjny. Pomocne może być nasze 11 argumentów, które przekonają każdego. Koniecznie do nich zajrzyj!
Po drugie: Zaplanuj kampanię informacyjną. Komunikacja wewnętrzna to podstawa każdego dobrze prosperującego przedsiębiorstwa – dobrze poinformowani pracownicy to lojalni pracownicy, a wielu z nich staje się potem chodzącymi ambasadorami i reklamami firmy, w której pracujesz. Każdy z nich poczuje dumę, mając świadomość, że ich firma zbliża się do najnowszych, międzynarodowych standardów zarządzania. Papierowe obiegi dokumentów to przeszłość, a obecny postęp technologiczny umożliwia przeprowadzenie cyfryzacji w każdego rodzaju przedsiębiorstwie.
Przeprowadź kampanię informacyjną, która sprawi, że Twoi pracownicy staną się dumni a jednocześnie zaczną oswajać się z myślą o nowym sposobie komunikacji! Filmik wyjaśniający zmianę? Plakaty rozwieszone w biurze? Indywidualny mailing od prezesa Zarządu? A może prawdziwe historie pracowników, którzy już korzystają z systemu, które opublikowaliśmy TUTAJ? Możliwości jest wiele, wybierz jeden z nich i daj poznać się jako menadżer dbający o jakość informacji.
Po trzecie: Podchodź do wdrożenia elastycznie. Koniec miesiąca dla pracowników księgowości i płac, koniec roku dla zespołu analiz wewnętrznych, lub też rozpoczęcie roku akademickiego dla pracowników dziekanatu. To czas kiedy Twoim pracownikom na pewno nie warto dorzucać kolejnych obowiązków związanych z wdrażaniem nowego systemu.
Tak zaplanowane wdrożenie może skazać projekt na całkowitą porażkę, jak mówi nasz specjalista Artur Augustyniak – takie przypadki już miały miejsce – sam zobacz! Projektowanie obiegu dokumentów można przeprowadzić w dowolnym czasie, najlepiej porozmawiać z pracownikami i uzgodnić z nimi, kiedy będą gotowi do zmiany. Elastyczność i słuchanie głosu pracowników zawsze popłaca!
Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Pobierz checklistę już teraz!
O czym jeszcze warto pamiętać?
Sprawne wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymaga współpracy wielu osób. System musi odpowiadać potrzebom i być ściśle związany z dotychczasowymi procesami przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że w wielu przypadkach spisany w dokumentach proces nie odpowiada rzeczywistej sytuacji. (Wiemy, że trudno Ci w to uwierzyć i nie dopuszczasz takiej możliwości, ale z doświadczenia wiemy, że to się zdarza ; ) ).
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów może być jednocześnie standaryzacją i rzeczywistym wdrożeniem zarządzania procesowego w firmie, ale i także katalizatorem niezbędnych uaktualnień w procesie, które jest naturalną czynnością zarządczą. O tym, dlaczego to ważne i jak postępujemy w takich sytuacjach dowiesz się więcej w TYM WPISIE.
Podziel się treścią:
