Elektroniczny Obieg Dokumentów to system budzący duże zainteresowanie. Jakie fakty i mity krążą wokół niego? Co powinieneś wiedzieć, zanim zdecydujesz się na wdrożenie? Odpowiadamy w artykule!

Największym mitem wśród osób zainteresowanych Elektronicznym Obiegiem Dokumentów, ale jeszcze dobrze nieznających tego systemu, jest to, że firma będzie musiała całkowicie zmienić dotychczasowy sposób działania. Nic bardziej mylnego. To my dostosowujemy się do firmy, a nie ona do nas.

Nie jest też tak, że pracownicy przestają być potrzebni, bo system sam rozwiązuje wszystkie problemy wewnątrz przedsiębiorstwa. Głównym celem wdrożenia EOD jest bowiem poukładanie elementów, aby ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych czynności. Wykonanie modyfikacji istniejących procesów sprawia, że płynność w firmie jest większa, a czas niektórych obowiązków skrócony do minimum.

Aby współpraca przebiegała szybko i sprawnie, koniecznie jest wyznaczenie osoby, która zajmie się koordynacją procesu. Niekoniecznie musi być to Kierownik Projektu (szczególnie dlatego, że nie zawsze taka osoba znajduje się w firmie), natomiast dobrze, aby był to ktoś, kto dobrze zna organizację, jest pozytywnie nastawiony do wdrożenia, może podejmować decyzje i ma kontakt z Zarządem.

To z tą osobą kontaktujemy się bezpośrednio, by spisać wymagania, omówić proces i poznać sposób działania organizacji. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej ustalamy funkcjonalności, które mają znaleźć się w systemie elektronicznym.

Zbieranie wymagań to bardzo ważny etap, na którym pytamy o problemy organizacji. Traktujemy je priorytetowo, ponieważ Elektroniczny Obieg Dokumentów ma nie tylko dodać nowe funkcjonalności, ale też naprawić to, co aktualnie nie działa lub wymaga udoskonalenia. Na późniejszym etapie doprecyzujemy wymagania i przełożymy je na wersję elektroniczną, a dalsze czynności powdrożeniowe odbędą się już z poszczególnymi komórkami wewnątrz firmy.

Największe zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów związane są z… cyframi. Kadra zarządzająca potrzebuje informacji o tym, ile jest faktur, na jaką kwotę, z jakimi kosztami i przychodami są związane, czy wszystko zostało opłacone, oraz czy osoba, która miała zaakceptować dokument – zrobiła to.

Problemy mogą powstawać także, jeśli ktoś idzie na urlop i muszą zostać wyznaczone zastępstwa. Przedsiębiorstwo, aby sprawnie przekazać obowiązki, może nadać uprawnienia do konkretnych dokumentów i dzięki EOD poinformować Klientów i pracowników, że umowami czy fakturami chwilowo zajmuje się osoba z innego działu. To rozwiązanie uniwersalne i potrzebne niezależnie od tego, czy w firmie pracują 3 osoby, czy 300.

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów wszystkie te czynności staną się proste i przyjemne. Będzie można też zrezygnować z przechowywania pism w formie papierowej, co pozwoli zaoszczędzić przestrzeń wewnątrz firmy oraz ułatwi wykonywanie obowiązków w środowisku rozproszonym geograficznie.

Każde przedsiębiorstwo może z powodzeniem korzystać z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, niezależnie od tego, czy jest to firma produkcyjna, czy usługowa. Nie ma też znaczenia, ile osób pracuje w danym przedsiębiorstwie. Jeśli firma ma kancelarię, otrzymuje pocztę i obsługuje różnego typu dokumenty, to EOD poprawi organizację i pomoże uniknąć chaosu informacyjnego.

Dzięki systemowi nie trzeba też zastanawiać się, gdzie umieszczone są dokumenty lub czy dotarły do księgowości. Minimalizuje się też ryzyko wystąpienia błędu.

W jaki sposób? Posłużmy się przykładem rejestracji faktur. Czasami zdarza się, że opłacony dokument wraca do firmy z powodu błędu klienta lub dostawcy, razem z prośbą o ponowne uiszczenie opłaty. Elektroniczny Obieg Dokumentów, dzięki funkcji opisywania dokumentów, sprawi, że taka sytuacja nigdy więcej nie będzie miała miejsca.