Technologia OCR (ang. Optical Character Recognition) rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentami i danymi. Automatyzacja procesów przetwarzania dokumentów pozwala na znaczną oszczędność czasu i eliminację błędów.

W poniższym artykule omówimy, jak działa OCR, jakie przynosi korzyści oraz jak wpływa na efektywność biznesu. Dodatkowo, przedstawimy schemat ilustrujący proces wdrożenia i wykorzystania tej technologii.

Definicja i podstawowe zasady działania OCR

OCR to technologia, która pozwala na rozpoznawanie tekstu ze skanowanych dokumentów, obrazów czy plików PDF i zamianę ich na edytowalne dane np. w formacie .txt czy .doc. Dzięki sztucznej inteligencji i algorytmom uczenia maszynowego OCR jest
w stanie precyzyjnie odczytywać tekst z różnych formatów, takich jak:

• Dokumenty papierowe (np. faktury, umowy)
• Pliki graficzne (np. JPEG, PNG)
• Dokumenty PDF

Schemat poniżej ilustruje, jak dane wejściowe przekształcane są w format cyfrowy, który można zapisać w bazie danych:

Technologia OCR

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt warto stosować w firmach, które przetwarzają wiele faktur. Dzięki zastosowaniu technologii OCR faktury mogą być skanowane i automatycznie wprowadzane do systemu, co pozwala zaoszczędzić godziny pracy, które w innym przypadku trzeba by przeznaczyć na ręczne przepisywanie danych.

Choć technologia OCR jest szczególnie przydatna w dużych firmach, biurach rachunkowych czy u profesjonalnych księgowych, to dzięki Systemowi Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt także mniejsze przedsiębiorstwa mogą z niej korzystać bez konieczności inwestowania w dodatkowe narzędzia. OCR wbudowany w system umożliwia szybkie przekształcanie zewnętrznych plików w gotowe dokumenty księgowe, co znacząco usprawnia pracę i ogranicza nakłady czasowe.

• Automatyzacja procesów i oszczędność czasu

OCR umożliwia automatyczne odczytywanie informacji, eliminując ręczne wprowadzanie danych. Przykładowy schemat przedstawiony poniżej pokazuje, jak technologia ta upraszcza proces obsługi dokumentów w firmach, od rejestracji po ich integrację z systemami ERP:

Technologia OCR – przykładowe zastosowanie

Pierwszym krokiem przy wprowadzaniu faktury (FV) do systemu jest wejście w moduł Sekretariat, a następnie kliknięcie „Dodaj pismo przychodzące”. Po wybraniu odpowiedniego rodzaju pisma oraz wpisaniu osoby odpowiedzialnej za weryfikację i opis FV, należy uzupełnić pozostałe pola i kliknąć „Zapisz”. W tym momencie drukuje się kod QR, który należy nakleić na papierową wersję FV, a następnie zeskanować ją do systemu.

• Zwiększenie dokładności danych i eliminacja błędów

Automatyzacja redukuje ryzyko pomyłek, które mogą wynikać z ręcznego przepisywania danych. Dzięki temu poprawia się jakość i spójność danych w całej organizacji.

• Przyspieszenie wyszukiwania dokumentów

Zastosowanie OCR umożliwia wyszukiwanie dowolnych dokumentów znajdujących się w systemie np. umów czy na podstawie słów kluczy w ich treści.

Technologia OCR znajduje zastosowanie w szerokim zakresie branż, takich jak:

Wdrożenie systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) z technologią OCR przynosi wymierne korzyści w różnych sektorach. Niezależnie od branży, automatyzacja procesów pozwala firmom zwiększyć efektywność operacyjną, zminimalizować błędy i lepiej zarządzać dokumentacją. Poniżej przedstawiamy przykłady z branży spożywczej oraz windykacyjnej, gdzie zastosowanie EOD z OCR znacząco usprawniło funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Elektroniczny Obieg Dokumentów z OCR – branża spożywcza

W Skalski Piekarnia & Cukiernia wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) z technologią OCR zrewolucjonizowało codzienną pracę z dokumentacją. Przed wdrożeniem firma borykała się z czasochłonnym ręcznym przetwarzaniem faktur, umów oraz dokumentów kadrowych, co wiązało się z dużym ryzykiem błędów. Dzięki nowemu rozwiązaniu udało się zautomatyzować te procesy, co nie tylko przyspieszyło ich realizację, ale również poprawiło dokładność wprowadzanych danych.

Korzyści dla firmy:

• Automatyzacja rejestracji faktur, umów i dokumentów kadrowych.
• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.
• Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.
• Integracja pozwoliła na szybkie przekształcanie dokumentów papierowych w edytowalne pliki cyfrowe.

Elektroniczny Obieg Dokumentów z OCR – branża windykacyjna

Firma Asekuracja zdecydowała się na wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów z technologią OCR podczas pandemii, aby dostosować się do nowych wyzwań pracy zdalnej. Przed implementacją firma miała trudności z zapewnieniem ciągłości działania oraz sprawnym przetwarzaniem dokumentów w rozproszonym środowisku pracy. Dzięki technologii OCR możliwe stało się szybkie przekształcanie papierowych dokumentów w cyfrowe pliki, które mogły być łatwo przetwarzane i udostępniane w firmie.

Korzyści dla firmy:

• Automatyzacja obiegu faktur i dokumentów.
• Przekształcanie dokumentów papierowych w pliki cyfrowe przyspieszyło dostęp do informacji.
• Zredukowano ryzyko błędów i zapewniono ciągłość działania nawet w rozproszonym środowisku pracy.

Do głównych zadań OCR w systemie EOD od Aplitt należą:

• odczytywanie wskazanych danych z faktur kosztowych,
• odczytywanie całego tekstu z pliku pdf, najczęściej z umów.

Rejestracja faktury kosztowej w systemie EOD od Aplitt krok po kroku:

• Standardowa rejestracja: Kliknięcie w moduł SEKRETARIAT, a następnie wybranie opcji Dodaj Pismo przychodzące z lewego panelu.
• Rejestracja z maila: Kliknięcie w POCZTA EMAIL na prawym panelu, a następnie wykonanie na widoku wiadomości akcji Konwersja -> Konwertuj na dokument. To ustawienie wymaga tego, aby podczas konfigurowania w systemie dedykowanej skrzynki, oznaczyć możliwość konwersji na dokument, natomiast podczas konfiguracji szablonu pisma przychodzącego należy oznaczyć możliwość dodawania dokumentu ze wskazanej skrzynki e-mail.
• Uzupełnienie formularza rejestracji pisma przychodzącego (opcjonalnie dodanie załącznika) wskazując rodzaj pisma jako Faktura.
• Zapisanie formularza – automatycznie zostanie wydrukowany kod QR. Należy to skonfigurować podczas dodawania szablonu pisma przychodzącego – automatyczny wydruk kodu QR.
• Naklejenie kodu na fakturę w wersji papierowej, a następnie zeskanowanie do systemu.
• Po zeskanowaniu do systemu skany faktury pojawią się w Kolejce faktur dostępnej na lewym panelu w module SEKRETARIAT.

Rejestracja faktury kosztowej

• Jeśli na miniaturze faktury w Kolejce faktur widoczna jest informacja , wówczas faktura przeszła już proces odczytu danych przez mechanizm OCR. Mechanizm OCR jest uruchomiany w tle, jednak można go również wywołać ręcznie za pomocą przycisku znajdującego się w lewym górnym rogu formatki faktury kosztowej.
• Pliki są OCRowane w kolejności od najwcześniej dodanych, wywołanie ręczne uruchamia dodatkowy wątek z pojedynczym wywołaniem OCRa dla wskazanego pliku.

Rejestracja faktury kosztowej – technologia OCR

• W celu zakończenia procesu rejestracji faktury należy kliknąć w ikonę  dostępną w Kolejce faktur.
• Po kliknięciu  pojawi się formatka finansowa, na której pola zostały uzupełnione przez mechanizm OCR.
• Pozycje poprawnie odczytane przez OCR oznaczone są na niebiesko. Jeśli wystąpi różnica między danymi zapisanymi na formatce pisma przychodzącego a uzupełnioną formatką finansową, te pozycje zostaną znaczone kolorem pomarańczowym (może to być, np. spółka lub kontrahent).
• Po sprawdzeniu, uzupełnieniu, a następnie zapisaniu formatki finansowej, faktura zostanie przekazana do osoby wpisanej w polu Przekaż do.

>>> Szczegółowo automatyzację obiegu faktur i jej możliwości opisywaliśmy TUTAJ. Przeczytaj teraz. <<<

Technologia OCR stanowi kluczowy element nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją, przynosząc firmom znaczące oszczędności czasu i pieniędzy oraz poprawiając dokładność procesów biznesowych. Jest to niezastąpione narzędzie w cyfryzacji przedsiębiorstw, które pozwala na automatyczne przekształcanie dokumentów papierowych w dane cyfrowe, dostępne do edycji i wyszukiwania.

W systemie elektronicznego obiegu dokumentów oferowanym przez Aplitt technologia OCR jest dostępna bez dodatkowych opłat, dając użytkownikom możliwość korzystania z jej zalet w cenie systemu. Dzięki temu firmy mogą nie tylko przyspieszyć przetwarzanie dokumentów i zwiększyć efektywność operacyjną, ale także znacząco obniżyć koszty i usprawnić zarządzanie danymi.