CASE STUDY
Wdrożenie Elektronicznego
Obiegu Dokumentów w Skalski Piekarnia & Cukiernia
CASE STUDY
Wdrożenie Elektronicznego
Obiegu Dokumentów w Asekuracji
WPROWADZENIE
WPROWADZENIE
Skalski Piekarnia & Cukiernia to firma nieprzerwanie pracująca od 1959 roku, która swoje początki miała już w okresie międzywojennym. Rodzinna działalność, aktualnie prowadzona jest przez trzecie pokolenie właścicieli.
Zgodnie z misją przedsiębiorstwa, w piekarni produkowane są jedynie wysokiej jakości, zdrowe wyroby, tworzone ze świeżych i naturalnych składników. Firma wykonuje są ciasta, kremy, farsze, nadzienia, a nawet konfitury i powidła. Misją piekarni jest dbanie o samopoczucie klientów i dokładanie wszelkich starań do procesu ich obsługi.
Działalność nie zatrzymuje się jednak tylko na tradycyjnych rozwiązaniach. Innowacyjne i nowoczesne podejście do prowadzenia biznesu sprawia, że Skalski Piekarnia & Cukiernia to firma stale rozwijająca się i regularnie otwierająca nowe punkty w całej Polsce.
WYZWANIE
Optymalizacja procesów biznesowych, zmniejszenie ilości papieru w obiegu oraz szybsza obsługa zapytań.
Pełnomocnik ds. rozwoju firmy Skalski Piekarnia & Cukiernia zgłosił się do nas z konkretnymi wymaganiami finansowymi i praktycznymi. Jego celem było: zwiększenie funkcjonalności wewnątrz firmy i skrócenie czasu wykonywania procesów, zmniejszenie ilości papierowych dokumentów w obiegu, uporządkowanie i zautomatyzowanie prac, a także ułatwienie kontroli nad zadaniami.
ROZWIĄZANIE
| Kompleksowa analiza przedwdrożeniowa, instalacja wyznaczonych modułów EOD oraz wsparcie serwisowe. |
Po udanym dopasowaniu usługi do potrzeb i wymagań finansowych, w 2020 przeprowadziliśmy wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, rozwiązania opartego o platformę modułową, która kontroluje procesy biznesowe i obiegu dokumentów w firmie.
ETAPY WDROŻENIA
ETAPY WDROŻENIA
I ETAP: ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA, KONFIGURACJA I INSTALACJA SYSTEMU
I ETAP: ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA, KONFIGURACJA I INSTALACJA SYSTEMU
Pierwszy etap współpracy rozpoczął się od krótkiej analizy procesów w celu uszczegółowienia zakresu prac i zaprojektowania workflow.
Analiza przedwdrożeniowa przebiegła w następujący sposób:
- Spotkanie robocze z odbiorcą lub przedstawicielami przedsiębiorstwa i zapoznanie się z bieżącą strukturą organizacyjną firmy.
- Podział zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników.
- Opis aktualnego przebiegu procesów biznesowych w przedsiębiorstwie odbiorcy.
- Opis systemów informatycznych, aktualnie wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo.
- Rozpoznanie potrzeb w zakresie raportowania oraz wewnętrznej komunikacji.
- Identyfikacja procesów kluczowych i wspomagających występujących w przedsiębiorstwie
- Identyfikacja powiązań pomiędzy procesami kluczowymi a wspomagającymi (w zakresie podyktowanym przydatnością do celów Analizy)
- Propozycja rozwiązań uwzględniających rozpoznane procesy i wymagania Odbiorcy.
- Analiza otrzymanych od odbiorcy materiałów.
- Opracowanie spójnej koncepcji wdrożenia rozwiązania końcowego z wykorzystaniem oprogramowania i modułów.
- Sporządzenie wstępnej propozycji raportu z analizy.
- Naniesienie uwag i sporządzenie finalnego raportu z analizy.
ZDANIEM EKSPERTA
„Analiza przedwdrożeniowa jest ogromnie ważna w całym procesie wdrożenia. Aby dobrze ją przeprowadzić potrzebne jest zaangażowanie dwóch stron, ponieważ to od przebiegu tych prac zależy, czy ostatecznie zaprojektowany system workflow będzie dobrze odzwierciedlał procesy w firmie.”
Artur Augustyniak, Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania, Aplitt
Wdrożone zostały dwie licencje z przypisaną licencją imienną, dzięki której każdy z użytkowników może w dowolnym momencie zalogować się do systemu oraz pięć współdzielonych licencji, pozwalających na jednoczesne korzystanie przez maksymalnie tylu użytkowników, ile wynosi pula zakupionych licencji współdzielonych.
Zgodnie z preferencją klienta, oprogramowanie zostało zainstalowane na serwerach Wykonawcy (opcja Hosting). Dzięki temu klient nie martwił się o zaplecze techniczne, kopie bezpieczeństwa oraz dostępność systemu. W tym wariancie dostęp do Elektronicznego Obiegu Dokumentów odbywa się zdalnie z każdego miejsca 24h/7 przez przeglądarkę, tablet lub telefon. Wybierając hosting, należy określić parametry i dobrać żądaną przestrzeń dyskową na załączniki.
II ETAP: PERSONALIZACJA OPROGRAMOWANIA
II ETAP: PERSONALIZACJA OPROGRAMOWANIA
Przedmiotem prac na drugim etapie była krótka analiza przedwdrożeniowa każdego workflow oraz personalizacja oprogramowania.
Przeprowadziliśmy prace związane z konfiguracją i instalacją systemu, w tym zamówionych przez odbiorcę modułów i oprogramowania. Zostały wdrożone: silnik systemu, Dokumenty, Kontrahenci, Workflow, Sekretariat, Raporty, HR, FV Kosztowe, OCR, DAC i E-nadawca.
Zakres prac wdrożeniowych obejmował także niżej wymienione prace.
- Personalizacja interfejsu, uzupełnienie słowników, dostosowanie nazewnictwa.
- Odwzorowanie struktury organizacyjnej, import użytkowników, konfiguracja ról i praw dostępu.
- Konfiguracje Procesu obiegu faktur kosztowych.
- Konfiguracje Procesu obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- Konfiguracje centr kosztów (MPK).
Przeprowadziliśmy także kompleksowe wdrożenia dla pracowników.
ZDANIEM EKSPERTA
„Przeszkolenie pracowników to ważny element każdego wdrożenia workflow! To w dużej mierze od nich zależeć będzie, czy system będzie działał poprawnie. Ważne, by pracownicy sami przekonali się, że system będzie dla nich wsparciem, a nie utrudnieniem pracy.”
Artur Augustyniak, Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania, Aplitt
WSPARCIE SERWISU APLITT
WSPARCIE SERWISU APLITT
Skalski Piekarnia & Cukiernia od momentu wdrożenia korzysta także ze wsparcia serwisowego naszych specjalistów (w modelu abonamentowym). Licencja abonamentowa dedykowana jest dla mniejszej liczby użytkowników. W tym modelu system zainstalowany jest na serwerze Baseline, a abonament naliczany jest dla każdego użytkownika miesięcznie w kwocie zależnej od wybranego zakresu modułowego.
ZALETY ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W FIRMIE
ZALETY ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W FIRMIE
Elektroniczny Obieg Dokumentów łączy w sobie cechy systemów klasy CRM, DMS, WORKFLOW, ERP, BPM i BI podnosząc efektywność zarządzania na poszczególnych szczeblach przedsiębiorstwa.
W Skalski Piekarnia & Cukiernia zdecydowano się na wdrożenie EOD ze względu na zalety spójne z potrzebami firmy. Należały do nich m.in.: wpływ na lepszą organizację pracy, centralizacja i kontrola zachodzących procesów, eliminacja bałaganu informacyjnego, poprawa komfortu pracy i komunikacji pomiędzy zespołami oraz departamentami, skrócenie czasu realizacji działań na wszystkich szczeblach, łatwiejsza kontrola wydatków firmy oraz możliwość planowania i budżetowania. Ponadto, EOD jest łatwy w użyciu, dzięki intuicyjnemu interfejsowi, dlatego nie sprawił trudności nawet osobom bez doświadczenia w używaniu podobnych rozwiązań.
Dla kadry zarządzającej EOD okazał się sposobem na łatwiejszy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, prostsze mierzenie wydajności i terminowości realizacji zadań poszczególnych zespołów oraz nadzorowanie wydatków i budżetowania na działy.
Firma Skalski Piekarnia & Cukiernia doceniła pełną automatyzację pracy sekretariatu, katalogowanie dokumentów pod kontrahentem, skrócenie czasu procesowania obiegu dokumentów, obniżenie kosztów wydruku oraz przechowywania dokumentów, a także wyeliminowanie problemów zagubienia, nieodpowiedniej kategoryzacji lub wydania dokumentów nieodpowiedniej jednostce. Ponadto zdalny dostęp do elektronicznych kopii może odbyć się z każdego miejsca na świecie.
PODSUMOWANIE
PODSUMOWANIE
ZDANIEM KLIENTA
„Wdrożony system pozwolił nam zautomatyzować i zoptymalizować proces zarządzania obiegiem dokumentów, skracając czas ich procesowania, poprawiając komfort i ergonomię pracy oraz wyeliminował problem zagubienia dokumentów. Wdrożony system poprawił kontrolę nad pojedynczymi dokumentami poprzez szybki dostęp do informacji. Firma Aplitt sp. z o.o. przeprowadziła również szkolenia użytkowników i administratorów systemu.”
Grzegorz Skalski, właściciel „Skalski Piekarnia & Cukiernia”
Wdrożenie w Piekarni & Cukierni Skalski przebiegło w założonym terminie i zgodnie z przewidzianym budżetem. Po wdrożeniu systemu firma dołączyła do grona zadowolonych użytkowników Elektronicznego Obiegu Dokumentów, którzy jako największe zalety systemu wymieniają automatyzację codziennej pracy, sprawną rejestrację dokumentów, a także pełną obsługę całego systemu po stronie wykonawcy.
ZDANIEM KLIENTA
„Serdecznie polecam firmę Aplitt sp. z o.o. jako kompetentnego dostawcę systemu elektronicznego obiegu dokumentów.”
Grzegorz Skalski, właściciel „Skalski Piekarnia & Cukiernia”
Elektroniczny Obieg Dokumentów – zastanawiasz się, czy to rozwiązanie odpowiada Twoim potrzebom? Skontaktuj się z nami! Sprawdzimy, jak ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie!