O wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie znajdziesz wiele informacji. Większość z nich to jednak teoria. Ile potrzebujesz licencji? Jakie możliwości da Ci wdrożenie tego systemu? Które procesy rzeczywiście znajda odzwierciedlenie w cyfrowym narzędziu? Dowiedz się jak przebiegało wdrożenie EOD w firmie Asekuracja, które przeprowadziliśmy w 2020 roku!

Elektroniczny Obieg Dokumentów to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, pismami przychodzącymi, dziennikiem korespondencji, dokumentacją projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, … i wiele wiele więcej!

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizacja procesów biznesowych. Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zyskasz bezpośredni dostęp do informacji, akceptacji i przepływu dokumentów.

Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!

Pierwszym obszarem działalności spółki Asekuracja jest obrót, zarządzanie i windykacja wierzytelności konsumenckich. Od kilkunastu lat specjaliści z Asekuracji dzielą się wiedzą, kompetencjami i doświadczeniem w realizacji projektów związanych z nabywaniem portfeli wierzytelności oraz obsługą i zarządzaniem procesu masowej windykacji wierzytelności. Drugim obszarem działalności spółki jest pośrednictwo ubezpieczeniowe, dostępne w sieci niemal 1000 placówek w całym kraju, przez telefon lub stronę internetową.

Zakres wieloletniej współpracy naszej firmy z Asekuracją, w 2020 roku został poszerzony o wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz pism działającego na podstawie mechanizmów typu workflow.

Potrzeba wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Asekuracji pojawiła się w momencie wybuchu pandemii i nie odbiegała od standardowych potrzeb, czyli:

• szybszym i łatwiejszym dostępie do dokumentacji,
• sprawnym obiegu treści wewnątrz przedsiębiorstwa,
• eliminacji ryzyka zagubienia dokumentów,
• oszczędności czasu poświęcanego na obsługę każdego zapytania,
• minimalizacji miejsca w firmie, które trzeba poświęcić, by bezpiecznie przechowywać drukowane dokumenty.

Osobami decyzyjnymi w komitecie sterującym, odpowiedzialnym za wdrożenie EOD byli członkowie Zarządu, którzy w porozumieniu z główną księgową Asekuracji ustalili, że konieczne jest umożliwienie wykonywania obowiązków w sposób zdalny, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości pracy i podglądu realizowanych działań.

Z wyzwaniami Asekuracji poradziliśmy sobie przez sprawne i optymalne przeniesienie procesów biznesowych firmy do Elektronicznego Obiegu (papierowy obieg faktur zastępując elektronicznym) oraz zaprojektowanie systemu w sposób uniwersalny, by w dłuższej perspektywie umożliwić połączenie obiegów i procesów trzech spółek powiązanych z Asekuracją.

Asekuracja samodzielnie określiła swoje potrzeby i na ich podstawie rozważała skorzystanie z konkretnych modułów Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Tam, gdzie było to konieczne (aby w funkcjonalny sposób połączyć wymagania firmy i funkcje modułów EOD), nastąpiła profesjonalna modyfikacja listy potrzeb (wykonana przez pracowników Aplitt) i wypracowanie konkretnego schematu wdrożenia, zaakceptowanego przez obie strony. W ten sposób udało się określić potrzebną listę modułów i wprowadzić je w wersji testowej, która spotkała się z pozytywnym odbiorem klienta. Wersja demo została przeniesiona na produkcję, dzięki czemu mogliśmy przejść do wdrożenia, podzielonego na trzy etapy.

Wdrożenie przeprowadzane wśród osób otwartych na zmiany to dla nas ogromna radość i dowód, że jeśli Elektroniczny Obieg Dokumentów dostosowany jest do jasno określonych potrzeb, całkowicie zmienia system pracy wewnątrz firmy!

Artur Augustyniak | Ekspert wdrożeń EOD w Aplitt

Ustaliliśmy, że Asekuracja potrzebuje 16 licencji dostępowych imiennych i 30 licencji współdzielonych. Następnie wdrożyliśmy silnik systemu i moduły, takie jak:

• KONTRAHENCI, umożliwiający cykliczną synchronizację kontrahentów pomiędzy różnymi systemami w przedsiębiorstwie i stanowi główne źródło wiedzy o kontrahencie;
• DOKUMENTY, umożliwiający definiowanie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy;
• WORKFLOW, odpowiedzialny za definiowanie i realizację procesów biznesowych oraz operacyjnych, co pozwala na rozbudowę istniejących i tworzenie nowych obiegów;
• SEKRETARIAT, umożliwiający rejestrowanie pism przychodzących oraz faktur w postaci papierowej i elektronicznej;
• RAPORTY, gdzie biblioteka raportów jest zbudowana na wzór drzewa katalogów, co ułatwia kategoryzację oraz wyszukiwanie) i faktury kosztowe (gdzie trafiają zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne pobierane wprost z e-mail, a proces ich rejestracji odbywa się z udziałem mechanizmu OCR, który automatycznie odczytuje dane finansowe ze skanu dokumentu.

Podczas drugiego etapu przedmiotem prac była personalizacja oprogramowania w zakresie wdrożenia. Nastąpiła: instalacja i konfiguracja systemu; konfiguracja serwera bazodanowego; podpięcie testowej bazy do systemu produkcyjnego; import kontrahentów w ramach udostępnionego szablonu; ustawienie usprawnień zgodnie z wymaganiami klienta.

Następnie przygotowaliśmy indywidualne mechanizmy synchronizacji struktury z AD do kilku spółek; przygotowaliśmy instrukcję obiegu faktur dla użytkowników i zmodyfikowaliśmy powiadomienia. Utrzymanie serwisu świadczyliśmy bezpłatnie przez okres 12 miesięcy, razem z zapewnieniem bieżącej aktualizacji systemu do najnowszej wersji dostępnej u Wykonawcy.

Od uruchomienia wersji testowej i analizy uwag, byliśmy pewni, że wdrożenie będzie bezproblemowe dla obu stron. Pomogło także jasne określenie wymogów, dzięki którym wiedzieliśmy, które obszary działalności wymagają największej automatyzacji.

Artur Augustyniak | Ekspert wdrożeń EOD w Aplitt

Na trzecim etapie wdrożenia świadczyliśmy usługi serwisowe, w których skład wchodziło udzielanie zdalnych konsultacji w zakresie eksploatacji oprogramowania, analizowanie zgłoszonych zapytań i rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, powstałych w wyniku wadliwego działania jednego lub kilku modułów. Zadaniem specjalistów po stronie Aplitt było działanie zgodnie z podziałem zgłoszeń na kategorie i rozwiązanie ich w ciągu 48 godzin, 5 dni roboczych lub 15 dni roboczych, w zależności od stopnia zaawansowania problemu.

Pozytywna opinia o wdrożeniu i obsłudze zgłoszeń po stronie Aplitt sprawiła, że świadczenie usług serwisu Express zostało przedłużone. Klient zdecydował się także na bezterminowe przedłużenie utrzymania serwisu oraz wdrożenie dodatkowych modułów (Zadania, Flota oraz Komponent Obsługi Dodatkowej Spółki). Każdy z modułów został za darmo przetestowany przez pracowników w celu weryfikacji, czy spełnia ich potrzeby.

Nie ulega wątpliwości, że pierwszą potrzebą firmy było sprawne dostosowanie się do sytuacji na świecie, a więc przeniesienie pracy do środowiska online. Szybko jednak okazało się, że Elektroniczny Obieg Dokumentów to nie tylko rozwiązanie, które usprawni i polepszy proces obsługi faktur, ale też skróci przebieg innych procesów.

Przeniesienie procesów z papierowego obiegu do elektronicznego wpłynęło na skrócenie czasu ich obiegu i automatyzacji procesów. W jaki sposób? EOD pomogło zauważyć, że każdorazowe przesyłanie faktur do kancelarii nie jest konieczne. Z pomocą EOD każdy pracownik może samodzielnie zweryfikować informacje, sprawdzając, czy OCR poprawnie zeskanowało treść faktury, a następnie przesłać ją dalej. Ponieważ do dokumentów dostęp mają tylko uprawnione osoby, proces ten jest nie tylko szybki, ale także bezpieczny.

Regularność we wdrażaniu nowych modułów sprawia, że w Asekuracji zauważono coraz bardziej intuicyjną obsługę kolejnych rozwiązań. Pracownicy, którzy pracują już na EOD, nie mają dużych trudności ze zrozumieniem działania nowych modułów, a firma, aby jeszcze bardziej im to ułatwić, wypracowała schemat pomocy polegający na krótkich instrukcjach, także w formie wideo. Dzięki temu pracownicy świetnie radzą sobie nawet z zupełnie nowymi rozwiązaniami!

Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.

Anna Jaroń | Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Elektroniczny Obieg Dokumentów nie pozostał też bez wpływu na przyśpieszenie wdrażania nowych pracowników. Łatwy w obsłudze system sprawia, że osoba zatrudniona szybko może zacząć wykonywać powierzone jej obowiązki.

Moduły wdrażamy stopniowo. Dzięki temu EOD staje się coraz bardziej intuicyjne dla użytkowników i pojawia się coraz mniej pytań. W trakcie wdrożenia pracownicy wracają do nas z informacją zwrotną, z pomysłami na udogodnienia w pracy. Mogę szczerze przyznać, że Elektroniczny Obieg Dokumentów był strzałem w dziesiątkę!

Anna Jaroń | Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Liczne zalety systemu sprawiają, że nawet po powrocie do pracy w trybie stacjonarnym, EOD dalej jest niezbędną częścią codziennego obiegu dokumentów w Asekuracji.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) może przynieść firmie wiele korzyści i usprawnień w procesach zarządzania dokumentacją oraz pracą biurową. Oto kilka potencjalnych korzyści, jakie firma może osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu EOD:

1. Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu: EOD umożliwia przyspieszenie przepływu dokumentów wewnątrz firmy poprzez automatyzację procesów. Eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia dokumentów i podpisów, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.
2. Redukcja kosztów: Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na ograniczenie zużycia papieru, atramentu i innych materiałów biurowych. Dodatkowo, eliminuje konieczność przechowywania dokumentów w formie fizycznej, co może prowadzić do oszczędności na przechowywaniu i archiwizacji.
3. Łatwiejszy dostęp do informacji: System EOD umożliwia przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, co ułatwia ich indeksowanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Pracownicy mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje bez konieczności przeszukiwania papierowych plików.
4. Zwiększenie kontroli i bezpieczeństwa: Elektroniczny obieg dokumentów może zapewnić lepszą kontrolę nad dostępem do dokumentów poprzez mechanizmy autoryzacji i uprawnień. Dodatkowo, systemy EOD często oferują funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych czy śledzenie zmian w dokumentach.
5. Usprawnione procesy współpracy: Dzięki EOD, praca z dokumentami staje się bardziej efektywna i przejrzysta, co ułatwia współpracę między różnymi działami w firmie. Pracownicy mogą współtworzyć, recenzować i komentować dokumenty online, bez konieczności przekazywania fizycznych wersji.
6. Łatwiejsze monitorowanie postępów: System EOD pozwala na śledzenie postępów w procesach, identyfikowanie ewentualnych opóźnień oraz lokalizowanie punktów, w których dokumenty mogą utknąć. To umożliwia szybkie reagowanie i rozwiązywanie potencjalnych problemów.
7. Wspieranie procesów audytowych: Wdrożenie EOD ułatwia przygotowanie się do audytów, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej i można łatwo udostępnić je audytorom. To może zwiększyć przejrzystość i zaufanie w procesach audytowych.
8. Zgodność z regulacjami: W niektórych branżach istnieją regulacje dotyczące przechowywania i dostępu do dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów może pomóc w spełnianiu tych wymogów, umożliwiając kontrolę nad tym, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów i kiedy.

Warto jednak pamiętać, że wdrożenie systemu EOD wymaga starannego planowania, szkoleń dla pracowników oraz dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu EOD, zaleca się przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści oraz dokładnego zrozumienia, jakie konkretne korzyści firma chce osiągnąć dzięki temu rozwiązaniu. W tym celu najlepiej umówić się z profesjonalną firmą, posiadającą doświadczenie we wdrożeniach systemu obiegu dokumentów.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – zastanawiasz się, czy to rozwiązanie odpowiada Twoim potrzebom? Skontaktuj się z nami! Sprawdzimy, jak ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie!

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) ma na celu rozwiązanie różnych problemów związanych z tradycyjnymi procesami zarządzania dokumentami opartymi na papierze. Oto kilka głównych problemów, które EOD może skutecznie rozwiązać:

1. Opóźnienia w przepływie dokumentów: W tradycyjnych procesach papierowych dokumenty często gubią się, opóźniają się lub zatrzymują na biurkach pracowników w oczekiwaniu na podpisy czy akceptacje. EOD umożliwia automatyzację procesów, co przyspiesza przepływ dokumentów i eliminuje opóźnienia.
2. Błędy i pomyłki: Ręczne przenoszenie informacji i podpisywanie dokumentów może prowadzić do błędów ludzkich, takich jak przekłamania czy brakujące dane. EOD minimalizuje ryzyko błędów poprzez umożliwienie wprowadzania danych elektronicznie oraz automatyczną weryfikację i walidację.
3. Trudności w śledzeniu statusu dokumentów: W tradycyjnych procesach papierowych trudno jest monitorować, gdzie znajduje się dany dokument i w jakim etapie przetwarzania się znajduje. EOD pozwala na łatwe śledzenie statusu dokumentów oraz identyfikowanie ewentualnych opóźnień.
4. Ograniczona dostępność i współpraca: W przypadku dokumentów papierowych dostęp do nich jest ograniczony fizycznie do konkretnej lokalizacji. EOD umożliwia pracownikom dostęp do dokumentów online z dowolnego miejsca i czasu, co sprzyja lepszej współpracy między działami.
5. Wysokie koszty papieru i przechowywania: Procesy oparte na papierze generują koszty związane z zakupem papieru, drukiem, przechowywaniem, archiwizacją i wysyłką. EOD eliminuje te koszty, ponieważ dokumenty są przechowywane elektronicznie, a procesy są bardziej zautomatyzowane.
6. Zagrożenie utraty dokumentów: Dokumenty w formie papierowej są podatne na uszkodzenia, kradzież, pożary czy zalania. EOD zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej oraz możliwość regularnych kopii zapasowych.
7. Brak przejrzystości i kontroli: Tradycyjne procesy papierowe mogą być trudne do kontrolowania, a dostęp do dokumentów może być niejasny. EOD umożliwia lepszą kontrolę nad dostępem do dokumentów poprzez mechanizmy autoryzacji i uprawnień.
8. Trudności w audytach i przestrzeganiu przepisów: W przypadku kontroli audytowych lub spełniania regulacji prawnych, trudno jest udostępnić i udokumentować odpowiednie dokumenty. EOD ułatwia gromadzenie i udostępnianie dokumentów wymaganych do audytów i spełniania przepisów.

Wprowadzenie EOD może pomóc w rozwiązaniu tych problemów, poprawiając efektywność pracy, zwiększając kontrolę nad procesami oraz redukując koszty i ryzyko związane z zarządzaniem dokumentacją.

Oszczędności wynikające z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) mogą być znaczne, ale ich dokładna wielkość zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, branża, obecne procesy zarządzania dokumentami oraz efektywność wdrożenia systemu EOD. Jedna z firm, w której działa nasz system wyliczyła, że biorąc uwagę jedynie aspekt czasu (szybszy i łatwiejszy przepływ dokumentów, a tym samym możliwość realizacji innych zadań w tym czasie) zaoszczędziła około 100 tys. zł rocznie!

Istnieje jednak wiele obszarów, w których można spodziewać się oszczędności. Są to na przykład:

1. Redukcja kosztów papieru i materiałów biurowych: Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje potrzebę drukowania i przechowywania dokumentów w formie papierowej, co prowadzi do zmniejszenia wydatków na papier, tonery, atrament oraz inne materiały biurowe.
2. Oszczędności związane z przechowywaniem i archiwizacją: EOD pozwala na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, co może prowadzić do zmniejszenia potrzeby fizycznej przestrzeni do przechowywania i archiwizacji. To z kolei przekłada się na mniejsze koszty wynajmu, zakupu i utrzymania przestrzeni archiwizacyjnej.
3. Redukcja kosztów przesyłek i kurierów: Procesy elektronicznego obiegu dokumentów eliminują potrzebę przesyłania dokumentów fizycznych między oddziałami lub między pracownikami. To prowadzi do oszczędności związanych z przesyłkami kurierskimi lub pocztowymi.
4. Oszczędności czasu: Automatyzacja procesów za pomocą EOD może znacząco przyspieszyć przepływ dokumentów, co z kolei zwiększa wydajność pracy pracowników. Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów może wpłynąć na szybsze podejmowanie decyzji i realizację zadań.
5. Mniejsze ryzyko utraty dokumentów: Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie cyfrowej i możliwości tworzenia kopii zapasowych można ograniczyć ryzyko utraty ważnych dokumentów w wyniku przypadkowego uszkodzenia, kradzieży czy innego zdarzenia.
6. Oszczędności w audytach i kontroli: W momencie audytu lub kontroli, elektroniczny dostęp do dokumentów i ich łatwe przeszukiwanie może znacznie przyspieszyć procesy i ograniczyć koszty związane z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji.
7. Redukcja błędów ludzkich: Automatyzacja procesów może pomóc w unikaniu błędów ludzkich, które często występują w procesach ręcznego przenoszenia informacji i podpisywania dokumentów.
8. Oszczędności związane z obsługą klienta: Dostęp do elektronicznych dokumentów może przyspieszyć procesy obsługi klienta, umożliwiając pracownikom szybkie i dokładne udzielanie odpowiedzi na pytania klientów oraz rozwiązywanie ich problemów.

Chcesz dowiedzieć się ile ty możesz zyskać? Skontaktuj się z nami!