Zarządzanie pojazdami w przedsiębiorstwie to ogromne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Bez względu na to, jak wiele aut znajduje się w Twojej firmie, nieodpowiednio zaplanowane procesy mogą mieć wiele negatywnych konsekwencji. Z tego powodu warto bliżej przyjrzeć się modułowi Pojazdy, będącego częścią Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 

Moduł Pojazdy to nowość w Elektronicznym Obiegu Dokumentów. Może być wykorzystywany przez każdą firmę, niezależnie od jej wielkości oraz typu działalności. Sprawdzi się tak samo w zarządzaniu pojazdami służbowymi osobowymi, jak i ciężarowymi, autobusami czy koparkami.  

Moduł odpowiada na potrzeby tych firm, które zarządzają autami, ale nie zawsze są w stanie zapanować nad natłokiem rezerwacji składanych w formie telefonicznej, papierowych wniosków czy wiadomości e-mail. 

Nie da się ukryć, że trudny proces rezerwacji może mieć ogromne konsekwencje. Szczególnie gdy okaże się, że nie ma wolnego pojazdu przed spotkaniem z klientem. O ile na jednorazowe niedopatrzenie można przymknąć oko, tak powtarzające się nagminnie problemy mogą stanowić zagrożenie dla finansów przedsiębiorstwa. Straty spowodowane niefunkcjonalnymi procesami, to ostatnia rzecz, której chcą firmy – zarówno te małe, jak i duże. 

Aby dobrze zaplanować działania, koniecznie jest określenie generowanych kosztów, szybki dostęp do elektronicznej karty pojazdu i obsługi zdarzeń drogowych. Nie bez znaczenia są także informacje o kończących się terminach ubezpieczeń i przeglądów. To rzeczy, których potrzebują wszystkie firmy, chcące działać na najwyższych obrotach.

W module, dla ułatwienia zarządzania pojazdami, nie brakuje elektronicznych kart. 

• Elektroniczna karta pojazdu to miejsce gromadzenia informacji na temat pojazdów, razem z atrybutami, np. formą finansowania, datą rejestracji czy historią użytkowników. 
• Elektroniczna karta ubezpieczenia pojazdu przechowuje za to szczegółowe informacje o jego warunkach.  

Uwaga! Moduł Pojazdy jest zintegrowany z pozostałymi modułami Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Dzięki temu nic nie stoi na przeszkodzie, by połączyć go z istniejącymi obiegami i przypisać np. do pism przychodzących, zamówień, zgłoszeń, faktur za paliwo czy usług serwisowych. 

W module Pojazdy umieścisz wszystkie najważniejsze informacje o swoim pojeździe, poczynając od numeru rejestracyjnego, przez datę badania technicznego, okres trwania polisy i wysokość składki, aż po informacje związane z ratami, rodzajami finansowania, datami ważności, rozmiarem opon i miejscem ich przechowywania. 

Dodając pojazdy do systemu, stworzysz kompleksowy rejestr obejmujący całą firmową flotę. W dedykowanym miejscu znajdziesz listę wszystkich pojazdów, łatwo sprawdzisz listę faktur i rezerwacji pojazdów. Rejestr umożliwia szybki dostęp do szczegółowych informacji na temat każdego auta. Wystarczy kliknąć wybrany numer rejestracyjny. 

W odpowiedniej zakładce sprawdzisz ważność polisy, ważność karty paliwowej, termin rat leasingu, datę badania technicznego i koniec terminu ubezpieczenia. Co ważne, system nie tylko oznaczy te pojazdy, które wymagają zainteresowania w najbliższym terminie, ale też pozwoli Ci na ustawienie własnych alertów. 

Elementem modułu Pojazdy, którego nie mogło zabraknąć, jest też statystyka pojazdu, która pozwoli sprawdzić, np. ile aut zostało zarezerwowanych, ile pojazdów znajduje się w firmie i jakie są łączne koszty użytkowania. Informacje otrzymasz w formie wykresu, co pozwoli szybciej analizować i podejmować decyzje. 

Co jeszcze ważne, masz stały dostęp do kalendarza pojazdów – to najłatwiejszy sposób na analizę danego dnia, tygodnia czy miesiąca, w celu wcześniejszej rezerwacji pojazdów przed ważnymi spotkaniami.  

Na koniec nie można zapomnieć o karcie paliwowej. To świetna opcja dla firm, które chcą bezgotówkowo płacić za tankowanie i inne usługi, np. przejazd autostradą. W EOD kartami paliwowymi zarządzasz w jednym miejscu – dodając je do listy, podając termin ważności, numer i PIN. 

Stała kontrola kosztów, dostęp do statystyk, wygoda w wykonywaniu płatności i szybka rezerwacja pojazdu – to wszystko dzięki modułowi Pojazdy. O wdrożeniu tego modułu pisaliśmy m.in. w case study TUTAJ.