Pojęcie „biuro bez papieru” oficjalnie pojawiło się w połowie lat 70. XX wieku. Od tamtego czasu kultura paperless przeszła długą drogę. Dziś śmiało można mówić o jej sukcesie, który sprawia, że nowoczesne przedsiębiorstwa już nigdy nie będą wyglądały tak samo.

Paperless to proekologiczne podejście do prowadzenia działalności, które przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Przykładem zalet kultury paperless wewnątrz firmy jest np. digitalizacja dokumentów, przy jednoczesnej eliminacji pism papierowych.

Paperless oprócz bycia częścią ekologicznego nurtu, to także szybsza obsługa klientów, mniej miejsca w firmie poświęcanego na przechowywanie dokumentów, większe bezpieczeństwo i szybsze obsługiwanie procesów. To też oszczędność, którą generuje brak papieru i czas, który pracownicy zyskują, nie muszą segregować, wysyłać i ręcznie przepisywać dokumentów.

• Lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów – elektroniczna archiwizacja pozwala zabezpieczyć dane, jest też szybko dostępna i uporządkowana.
• Oszczędność czasu – np. dokumenty podpisywane podpisem kwalifikowanym są przygotowywane niemal natychmiast, a w Elektronicznym Obiegu Dokumentów system OCR sam zeskanuje treść faktury, dzięki czemu nie będziesz musiał przepisywać danych. Ponadto każdy dokument wyszukasz po informacji, np. nazwisku czy dacie. Sprawdzisz też jego aktualny status dostarczenia.
• Mniejsze wydatki – redukcja potrzeb zakupu papieru i biurowych akcesoriów, zmniejszenie liczby wysyłek do minimum, a także oszczędność czasu, jaki pracownicy poświęcają, by np. zanieść dokumenty do archiwum, to znaczące zmniejszenie codziennych wydatków.
• Mniej popełnianych błędów – wprowadzanie danych w postaci cyfrowej to mniejsze prawdopodobieństwo, że informacje zostaną nieprawidłowo wprowadzone. Pomoże w tym m.in. wymieniony wcześniej system OCR.
• Mobilność – dokumenty można wypełniać i podpisywać cyfrowo na urządzeniach mobilnych, niezależnie od godziny i miejsca pobytu.

E-dokumenty mają wiele zalet także dla klientów. W świetle prawa są tak samo ważne, jak dokumenty papierowe, a ich przesłanie zajmuje mniej czasu niż proces związany z nadaniem paczki i oczekiwaniem na nadejście kuriera. Dzięki temu klienci pisma otrzymują zaraz po ich wystawieniu i nie muszą czekać na dzwonek do drzwi. Nie ma też ryzyka nieodwracalnego zagubienia dokumentu.

Ekologia także jest bardzo istotna. Dbanie o środowisko definiuje coraz więcej wymogów prawnych, a stałe zmiany w tym zakresie są wskazówką dla przedsiębiorstw, że w ciągu najbliższych kilku lub kilkunastu lat należy spodziewać się obowiązku rozwijania ekologicznego biura. Warto się na to przygotować.

Ponadto ekologia jest ważnym elementem podejmowania decyzji zakupowych przez klientów. Wdrażając w firmie strategię paperless, warto poinformować o tym kupujących.

Oczywiście, sama idea jest równie ważna. Firmy chcą działać ekologicznie, pozostawiać mniejszy ślad węglowy i brać udział w edukowaniu kolejnych pokoleń. Chociażby z tego powodu warto iść z nurtem ekologicznym, który jest ważnym elementem transformacji cyfrowej.

Musisz to wiedzieć! Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe już od 2024 roku –  i to niezależnie od tego, czy jesteś osobą samozatrudnioną, czy prowadzisz dużą firmę! To dobra okazja, by wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów. Poznaj szczegóły TUTAJ.