Paperless – co to jest? Co oznacza dla Twojego biura?

Pojęcie „biuro bez papieru” oficjalnie pojawiło się w połowie lat 70. XX wieku. Od tamtego czasu kultura paperless przeszła długą drogę. Dziś śmiało można mówić o jej sukcesie, który sprawia, że nowoczesne przedsiębiorstwa już nigdy nie będą wyglądały tak samo.

Paperless – co to jest?

Paperless to proekologiczne podejście do prowadzenia działalności, które przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Przykładem zalet kultury paperless wewnątrz firmy jest np. digitalizacja dokumentów, przy jednoczesnej eliminacji pism papierowych.

Paperless oprócz bycia częścią ekologicznego nurtu, to także szybsza obsługa klientów, mniej miejsca w firmie poświęcanego na przechowywanie dokumentów, większe bezpieczeństwo i szybsze obsługiwanie procesów. To też oszczędność, którą generuje brak papieru i czas, który pracownicy zyskują, nie muszą segregować, wysyłać i ręcznie przepisywać dokumentów.

 Paperless – co oznacza dla biura?

  • Lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów – elektroniczna archiwizacja pozwala zabezpieczyć dane, jest też szybko dostępna i uporządkowana.
  • Oszczędność czasu – np. dokumenty podpisywane podpisem kwalifikowanym są przygotowywane niemal natychmiast, a w Elektronicznym Obiegu Dokumentów system OCR sam zeskanuje treść faktury, dzięki czemu nie będziesz musiał przepisywać danych. Ponadto każdy dokument wyszukasz po informacji, np. nazwisku czy dacie. Sprawdzisz też jego aktualny status dostarczenia.
  • Mniejsze wydatki – redukcja potrzeb zakupu papieru i biurowych akcesoriów, zmniejszenie liczby wysyłek do minimum, a także oszczędność czasu, jaki pracownicy poświęcają, by np. zanieść dokumenty do archiwum, to znaczące zmniejszenie codziennych wydatków.
  • Mniej popełnianych błędów – wprowadzanie danych w postaci cyfrowej to mniejsze prawdopodobieństwo, że informacje zostaną nieprawidłowo wprowadzone. Pomoże w tym m.in. wymieniony wcześniej system OCR.
  • Mobilność – dokumenty można wypełniać i podpisywać cyfrowo na urządzeniach mobilnych, niezależnie od godziny i miejsca pobytu.

Paperless – zaleta nie tylko dla pracowników, ale i klientów

E-dokumenty mają wiele zalet także dla klientów. W świetle prawa są tak samo ważne, jak dokumenty papierowe, a ich przesłanie zajmuje mniej czasu niż proces związany z nadaniem paczki i oczekiwaniem na nadejście kuriera. Dzięki temu klienci pisma otrzymują zaraz po ich wystawieniu i nie muszą czekać na dzwonek do drzwi. Nie ma też ryzyka nieodwracalnego zagubienia dokumentu.

Ekologia także jest bardzo istotna. Dbanie o środowisko definiuje coraz więcej wymogów prawnych, a stałe zmiany w tym zakresie są wskazówką dla przedsiębiorstw, że w ciągu najbliższych kilku lub kilkunastu lat należy spodziewać się obowiązku rozwijania ekologicznego biura. Warto się na to przygotować.

Ponadto ekologia jest ważnym elementem podejmowania decyzji zakupowych przez klientów. Wdrażając w firmie strategię paperless, warto poinformować o tym kupujących.

Oczywiście, sama idea jest równie ważna. Firmy chcą działać ekologicznie, pozostawiać mniejszy ślad węglowy i brać udział w edukowaniu kolejnych pokoleń. Chociażby z tego powodu warto iść z nurtem ekologicznym, który jest ważnym elementem transformacji cyfrowej.

Musisz to wiedzieć! Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe już od 2024 roku –  i to niezależnie od tego, czy jesteś osobą samozatrudnioną, czy prowadzisz dużą firmę! To dobra okazja, by wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów. Poznaj szczegóły TUTAJ.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Paperless – co to jest? Co oznacza dla Twojego biura?
Article Name
Paperless – co to jest? Co oznacza dla Twojego biura?
Description
Czym jest paperless? Na jakie korzyści możesz liczyć i co zyskają Twoi klienci gdy staniesz się "biurem bez papieru"?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Usług IT.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    22 lipca 2022

    Paperless – moda, konieczność czy biznes?


    Czytaj
    thumb image

    29 czerwca 2022

    Ile kosztuje obsługa informatyczna firmy?


    Czytaj
    thumb image

    14 czerwca 2022

    Własny dział IT, czy zewnętrzna firma informatyczna?


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Paperless – co to jest? Co oznacza dla Twojego biura?
    Article Name
    Paperless – co to jest? Co oznacza dla Twojego biura?
    Description
    Czym jest paperless? Na jakie korzyści możesz liczyć i co zyskają Twoi klienci gdy staniesz się "biurem bez papieru"?
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo