Opracowanie uniwersalnego modelu pracy, odpowiadającego wszystkim firmom, to cel nieosiągalny. Organizacja musi działać w sposób elastyczny, a jest to możliwe tylko wtedy, gdy weźmie się pod uwagę potrzeby zarządu, zespołów i pracowników, mających różne preferencje związane z wykonywaniem obowiązków w trybie zdalnym, hybrydowym lub w biurze. Oto wskazówki!

Firma Microsoft w 2021 roku stworzyła raport, z którego wynika, że 58% pracowników preferujących pracę z biura, decydowało się na tę opcję, ponieważ sprzyjała skupieniu. Taki sam odsetek respondentów stojących za pracą z domu uznał, że ten model wykonywania obowiązków umożliwia im… dokładnie to samo.
Co to oznacza? Potrzeby pracowników są różne i nie ma jednego, skutecznego rozwiązania. Niezależnie od preferencji przełożonych, każdy pracownik jest wydajniejszy i lepiej czuje się w innych warunkach.

Właśnie dlatego, uczynienie pracy elastyczną, inwestycja we właściwe narzędzia cyfrowe oraz zaprojektowanie odpowiedniej przestrzeni biurowej to podstawa dla zapewnienia pracownikom optymalnych warunków.

Jak rozpocząć organizację elastycznego systemu pracy? Oto sześć porad.

Czego potrzebują pracownicy, by jak najlepiej wykonywać pracę? Nie ma innej opcji – musisz o to zapytać. Zachęć menedżerów do inicjowania dyskusji z zespołami. Niech stworzą bezpieczne środowisko, w którym pracownicy będą dzielić się poglądami, opiniami, pomysłami i nie będą wstydzić się potrzeb, wymagających zaangażowania wyżej postawionych osób lub inwestycji finansowej.
Niech menadżerowie porozmawiają z nimi także jeden na jednego. Ta opcja pomoże otworzyć się tym pracownikom, którzy mogą być zawstydzeni głośnym wyrażaniem opinii.

Może oprócz dowiedzenia się czegoś na temat potrzeb, menadżerom uda się stworzyć listę zasad oraz praktyk pracy, ułatwiających codzienną komunikację zespołu? Warto wziąć to pod uwagę.

Elastyczność i komfort pracownika związane są nie tylko z obowiązkami wykonywanymi w miejscu pracy. Podczas dyskusji na temat miejsca wykonywania obowiązków łatwo zapomnieć, że istotna jest też elastyczność w żonglowaniu codziennymi zadaniami np. domowymi i opiekuńczymi.
Elastyczne podejście do formy pracy może znacząco ułatwić wykonywanie obowiązków. Oto przykład.
Pracownik lepiej czuje się podczas pracy z biura, ale ponieważ stresuje się koniecznością odbioru dziecka z przedszkola (cały dzień myśląc o staniu w korkach i oczekiwaniu pociechy), będzie mniej wydajny. W takim przypadku warto zaproponować pracę w modelu hybrydowym lub wydłużyć dzień pracy, biorąc pod uwagę dojazd do domu (np. w połowie dnia), by pracownik mógł być bliżej przedszkola. Nie unikaj rozmowy o tych potrzebach. To także część życia.

Ponadto może będziesz chciał zachęcić pracowników do opuszczania spotkań i nadrabiania zaległości, jeśli kwestie na nich omawiane nie są priorytetem? Małe ułatwienia pomogą stworzyć nową kulturę pracy, wesprzeć elastyczność pracowników i znaleźć balans między życiem prywatnym a zawodowym.

Zapisywanie spotkań to praktyka, dzięki której pracownicy ustalają priorytety na wykorzystywanie swojego czasu, a zaległości mogą nadrabiać w dogodnym terminie. W Microsoft Teams nagrania generują automatyczną transkrypcję, dlatego pracownicy, którzy przegapili spotkanie w czasie rzeczywistym, mogą wyszukać odpowiedni temat i od razu do niego przejść.

Pamiętaj, że konieczna jest zgoda na nagrywanie, udzielona przez wszystkich uczestników spotkania.

Pamiętaj, że konieczna jest zgoda na nagrywanie, udzielona przez wszystkich uczestników spotkania.

Korzystanie z pokoju Microsoft Teams Room lub organizowanie wszystkich spotkań w usłudze Teams, nawet gdy pracownicy znajdują się w biurze, to umożliwianie osobom, których tam nie ma, współtworzenia czatu grupowego oraz późniejszego przeglądania transkrypcji i nagrania.
Warto uczynić spotkania Teams codziennością, nawet jeśli rozmówca znajduje się biurko obok.

Interesuję Cię nowa jakość pracy grupowej? Kliknij TUTAJ.

Gdy tylko uczestnicy wejdą do „pokoju”, kliknij „dołącz”, by rozpocząć spotkanie. Nawet jeśli oficjalnie się nie rozpoczęło, pracownicy będą mogli szybciej rozpocząć konwersację, omówić interesujące ich kwestie lub podsumować poprzednie spotkania. Również po zakończeniu spotkania uczestnicy powinni zostać, aby podsumować rozmowę i omówić nieścisłości. Dopuszczenie każdego do głosu to podkreślenie, że wszyscy pracownicy są ważni!

Pamiętaj, aby zwracać uwagę na to, w jakim kierunku idzie rozmowa na czacie w usłudze Teams. Nie wszyscy pracownicy czują się dobrze, zabierając głos, ale nie muszą mieć problemu, by wejść w dyskusję lub wyrazić zdanie, pisząc. Zachęcaj do pisemnej formy kontaktu podczas spotkań. Dzięki temu wszyscy poczują się słyszani.

Czy stosując się do naszych porad, praca w grupie, niezależnie od tego, czy pracownicy wolą wykonywanie obowiązków z domu, czy z biura, okaże się łatwiejsza? To na pewno dobry początek, by stworzyć nową kulturę pracy, biorącą pod uwagę potrzeby każdej zatrudnionej osoby.