Jak dzięki Microsoft 365 uczynić codzienną pracę bardziej elastyczną?

Opracowanie uniwersalnego modelu pracy, odpowiadającego wszystkim firmom, to cel nieosiągalny. Organizacja musi działać w sposób elastyczny, a jest to możliwe tylko wtedy, gdy weźmie się pod uwagę potrzeby zarządu, zespołów i pracowników, mających różne preferencje związane z wykonywaniem obowiązków w trybie zdalnym, hybrydowym lub w biurze. Oto wskazówki!

Jak wolą pracować osoby zatrudnione w Twojej firmie?

Firma Microsoft w 2021 roku stworzyła raport, z którego wynika, że 58% pracowników preferujących pracę z biura, decydowało się na tę opcję, ponieważ sprzyjała skupieniu. Taki sam odsetek respondentów stojących za pracą z domu uznał, że ten model wykonywania obowiązków umożliwia im… dokładnie to samo.
Co to oznacza? Potrzeby pracowników są różne i nie ma jednego, skutecznego rozwiązania. Niezależnie od preferencji przełożonych, każdy pracownik jest wydajniejszy i lepiej czuje się w innych warunkach.

Właśnie dlatego, uczynienie pracy elastyczną, inwestycja we właściwe narzędzia cyfrowe oraz zaprojektowanie odpowiedniej przestrzeni biurowej to podstawa dla zapewnienia pracownikom optymalnych warunków.

Jak rozpocząć organizację elastycznego systemu pracy? Oto sześć porad.

1. Rozmowa z pracownikami to podstawa

Czego potrzebują pracownicy, by jak najlepiej wykonywać pracę? Nie ma innej opcji – musisz o to zapytać. Zachęć menedżerów do inicjowania dyskusji z zespołami. Niech stworzą bezpieczne środowisko, w którym pracownicy będą dzielić się poglądami, opiniami, pomysłami i nie będą wstydzić się potrzeb, wymagających zaangażowania wyżej postawionych osób lub inwestycji finansowej.
Niech menadżerowie porozmawiają z nimi także jeden na jednego. Ta opcja pomoże otworzyć się tym pracownikom, którzy mogą być zawstydzeni głośnym wyrażaniem opinii.

Może oprócz dowiedzenia się czegoś na temat potrzeb, menadżerom uda się stworzyć listę zasad oraz praktyk pracy, ułatwiających codzienną komunikację zespołu? Warto wziąć to pod uwagę.

2. Pamiętaj, że elastyczność nie dotyczy tylko miejsca pracy

Elastyczność i komfort pracownika związane są nie tylko z obowiązkami wykonywanymi w miejscu pracy. Podczas dyskusji na temat miejsca wykonywania obowiązków łatwo zapomnieć, że istotna jest też elastyczność w żonglowaniu codziennymi zadaniami np. domowymi i opiekuńczymi.
Elastyczne podejście do formy pracy może znacząco ułatwić wykonywanie obowiązków. Oto przykład.
Pracownik lepiej czuje się podczas pracy z biura, ale ponieważ stresuje się koniecznością odbioru dziecka z przedszkola (cały dzień myśląc o staniu w korkach i oczekiwaniu pociechy), będzie mniej wydajny. W takim przypadku warto zaproponować pracę w modelu hybrydowym lub wydłużyć dzień pracy, biorąc pod uwagę dojazd do domu (np. w połowie dnia), by pracownik mógł być bliżej przedszkola. Nie unikaj rozmowy o tych potrzebach. To także część życia.

Ponadto może będziesz chciał zachęcić pracowników do opuszczania spotkań i nadrabiania zaległości, jeśli kwestie na nich omawiane nie są priorytetem? Małe ułatwienia pomogą stworzyć nową kulturę pracy, wesprzeć elastyczność pracowników i znaleźć balans między życiem prywatnym a zawodowym.

3. Nagrywaj spotkania i odsłuchuj w dogodnym momencie

Zapisywanie spotkań to praktyka, dzięki której pracownicy ustalają priorytety na wykorzystywanie swojego czasu, a zaległości mogą nadrabiać w dogodnym terminie. W Microsoft Teams nagrania generują automatyczną transkrypcję, dlatego pracownicy, którzy przegapili spotkanie w czasie rzeczywistym, mogą wyszukać odpowiedni temat i od razu do niego przejść.

Pamiętaj, że konieczna jest zgoda na nagrywanie, udzielona przez wszystkich uczestników spotkania.

Pamiętaj, że konieczna jest zgoda na nagrywanie, udzielona przez wszystkich uczestników spotkania.

4. Niech każde spotkanie będzie spotkaniem Teams

Korzystanie z pokoju Microsoft Teams Room lub organizowanie wszystkich spotkań w usłudze Teams, nawet gdy pracownicy znajdują się w biurze, to umożliwianie osobom, których tam nie ma, współtworzenia czatu grupowego oraz późniejszego przeglądania transkrypcji i nagrania.
Warto uczynić spotkania Teams codziennością, nawet jeśli rozmówca znajduje się biurko obok.

Interesuję Cię nowa jakość pracy grupowej? Kliknij TUTAJ.

5. Zachęć pracowników do rozmowy przed i po spotkaniu

Gdy tylko uczestnicy wejdą do „pokoju”, kliknij „dołącz”, by rozpocząć spotkanie. Nawet jeśli oficjalnie się nie rozpoczęło, pracownicy będą mogli szybciej rozpocząć konwersację, omówić interesujące ich kwestie lub podsumować poprzednie spotkania. Również po zakończeniu spotkania uczestnicy powinni zostać, aby podsumować rozmowę i omówić nieścisłości. Dopuszczenie każdego do głosu to podkreślenie, że wszyscy pracownicy są ważni!

6. Chat ma znaczenie

Pamiętaj, aby zwracać uwagę na to, w jakim kierunku idzie rozmowa na czacie w usłudze Teams. Nie wszyscy pracownicy czują się dobrze, zabierając głos, ale nie muszą mieć problemu, by wejść w dyskusję lub wyrazić zdanie, pisząc. Zachęcaj do pisemnej formy kontaktu podczas spotkań. Dzięki temu wszyscy poczują się słyszani.

Czy stosując się do naszych porad, praca w grupie, niezależnie od tego, czy pracownicy wolą wykonywanie obowiązków z domu, czy z biura, okaże się łatwiejsza? To na pewno dobry początek, by stworzyć nową kulturę pracy, biorącą pod uwagę potrzeby każdej zatrudnionej osoby.

×

Mamy nadzieję, że lektura tego tekstu sprawi Ci przyjemność.

Jeśli chcesz, byśmy pokazali Ci jak to narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie, po prostu zarezerwuj rozmowę.

Summary
Microsoft 365 - korzyści pracy grupowej
Article Name
Microsoft 365 - korzyści pracy grupowej
Description
Jak możesz zminimalizować koszty poprzez pracę grupową? Jakie narzędzia Microsoft 365 zapewnią optymalne warunki pracy?
Author
Publisher Name
APLITT. Human Face of IT
Publisher Logo

Podziel się treścią:

Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Zostaw kontakt, aby dowiedzieć się więcej!

    Imię i nazwisko*:
    Firma*:
    Telefon*:
    E-mail*:
    Proszę, aby doradca firmy Aplitt sp. z o.o. skontaktował się ze mną w sprawie Usług IT.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych wskazanych w formularzu w celu dostarczenia mi telefonicznie, poprzez e-mail / sms materiałów handlowych i marketingowych dotyczących innych produktów z oferty Aplitt sp. z o.o..

    Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Anna Siedlecka | Specjalista ds. marketingu w Aplitt
    Specjalistka ds. marketingu i copywriterka. Absolwentka filmoznawstwa praktycznego na Uniwersytecie Gdańskim oraz studiów podyplomowych z marketingu internetowego na Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku. W wolnym czasie recenzuje japońskie animacje, prowadzi podcast o grach oraz pisze powieści fantasy.

    Napisz do mnie:

    Zobacz także:

    thumb image

    22 lipca 2022

    Paperless – moda, konieczność czy biznes?


    Czytaj
    thumb image

    21 czerwca 2022

    Microsoft 365 dla firm – o korzyściach pracy grupowej


    Czytaj
    thumb image

    29 czerwca 2022

    Ile kosztuje obsługa informatyczna firmy?


    Czytaj

    Obejrzyj nasze filmy:

    Summary
    Microsoft 365 - korzyści pracy grupowej
    Article Name
    Microsoft 365 - korzyści pracy grupowej
    Description
    Jak możesz zminimalizować koszty poprzez pracę grupową? Jakie narzędzia Microsoft 365 zapewnią optymalne warunki pracy?
    Author
    Publisher Name
    APLITT. Human Face of IT
    Publisher Logo