Automatyzacja obiegu faktur to jeden z kluczowych kroków w transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, która pozwala na poprawę efektywności procesów finansowych, eliminację błędów oraz oszczędność zasobów.

W tym artykule przeanalizujemy, czym jest automatyzacja obiegu faktur, jakie korzyści płyną z jej wdrożenia, oraz jak krok po kroku przygotować firmę do wdrożenia tego rozwiązania.

W tradycyjnym procesie przetwarzania faktur często dochodzi do opóźnień i błędów wynikających z ludzkiego czynnika. Pracownicy muszą ręcznie wprowadzać dane, sprawdzać poprawność dokumentów oraz przesyłać je do odpowiednich osób do zatwierdzenia. Automatyzacja eliminuje te kroki, umożliwiając szybkie i bezbłędne przetwarzanie dużej ilości dokumentów.

Automatyzacja obiegu faktur to proces, który polega na wykorzystaniu technologii do przetwarzania faktur – od ich przyjęcia, przez zatwierdzanie, aż po ostateczne zaksięgowanie i przechowywanie. Zamiast ręcznego wprowadzania danych i przesyłania dokumentów między działami, automatyzacja pozwala na użycie narzędzi cyfrowych, które znacznie przyspieszają i ułatwiają ten proces. Główne elementy automatyzacji to system OCR (Optical Character Recognition), elektroniczny obieg dokumentów oraz integracja z pozostałymi systemami w firmie, np. ERP.

Automatyzacja obiegu faktur, jaką oferuje system Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt, eliminuje kluczowe problemy związane z tradycyjnymi procesami przetwarzania dokumentów:

1. Zbyt długi czas obiegu faktur

W tradycyjnych modelach przetwarzanie faktur bywa czasochłonne, co może opóźniać zatwierdzenia i płatności. Dzięki systemowi od Aplitt organizacje mogą zdefiniować dowolny, w pełni dostosowany do swoich potrzeb obieg faktury. To pozwala na znaczne skrócenie czasu procesowania dokumentów i przyspieszenie działań finansowych.

2. Brak klarownego podziału zadań wśród pracowników

Ręczne zarządzanie zadaniami przy obiegu faktury często prowadzi do chaosu, błędów lub opóźnień. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt automatycznie przypisuje zadania odpowiednim osobom, a w przypadku ich nieobecności – przekierowuje je do wskazanego zastępcy. Dzięki temu proces jest płynny, a odpowiedzialność jasna.

3. Ograniczone możliwości analizy finansowej

Tradycyjne systemy obiegu dokumentów często nie oferują zaawansowanych narzędzi do analizy danych finansowych. System od Aplitt umożliwiaja tworzenie zaawansowanych raportów. Dzięki temu organizacje mogą monitorować kluczowe wskaźniki efektywności, śledzić trendy i podejmować świadome decyzje biznesowe. Dodatkowo, system EOD od Aplitt umożliwia generowanie raportów w różnych formatach (np. PDF, Excel), grupowanie dokumentów według ustalonych kryteriów czy tworzenie dynamicznych zestawień w czasie rzeczywistym.

Automatyzacja obiegu faktur przynosi firmie szereg korzyści, które przekładają się na znaczące oszczędności czasu i zasobów. Należą do nich m.in.:

1. Skrócenie czasu przetwarzania faktur

W modelu tradycyjnym (manualnym), każda faktura może wymagać kilku minut lub nawet godzin na przetworzenie i zatwierdzenie. Dzięki automatyzacji obiegu faktur proces ten trwa aż o 76% krócej*, co przekłada się na szybsze zatwierdzenia i płatności. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zredukować czas przetwarzania do kilku sekund, umożliwiając efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich i finansowych.

*Dane zostały wyliczone przez Zespół Analiz Wewnętrznych APLITT na podstawie informacji zebranych w okresie 05.2018–03.2024 w firmie APLITT sp. z o.o. Oszczędności wyliczono wyłącznie na podstawie technicznych czynności.

2. Redukcja kosztów operacyjnych

Błędne wprowadzenie danych, niekompletne dokumenty czy pominięte faktury – wszystkie te sytuacje mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji, takich jak opóźnienia w płatnościach czy problemy z audytem. Automatyzacja obiegu faktur eliminuje również potrzebę papierowej dokumentacji, co zmniejsza koszty druku, archiwizacji i przechowywania dokumentów. Dodatkowo, zredukowany czas pracy nad fakturami pozwala pracownikom na zajęcie się bardziej wartościowymi zadaniami.

3. Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych

W ręcznym procesie przetwarzania faktur, pracownicy mogą popełniać błędy, które często wymagają kosztownych poprawek. Automatyzacja minimalizuje te błędy dzięki precyzyjnemu rozpoznawaniu danych z dokumentów.

Automatyzacja obiegu faktur przyczynia się do znacznej redukcji błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, a zastosowanie OCR pozwala na automatyczne skanowanie i interpretowanie danych z faktur. Ponadto, zaawansowane systemy automatyzacji posiadają mechanizmy weryfikacji, które natychmiast wykrywają nieprawidłowości i informują o nich użytkownika.

Przykładem firmy, która znacząco poprawiła procesy operacyjne dzięki automatyzacji obiegu faktur, jest W firmie Skalski Piekarnia & Cukiernia wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów miało na celu usprawnienie procesów zarządzania dokumentacją, a w szczególności automatyzacją obsługi faktur. Automatyzacja usprawniła proces akceptacji i przetwarzania faktur, co pozwoliło zredukować czas ich obsługi i zmniejszyć ryzyko błędów.

Dzięki wprowadzeniu systemu EOD, firma Skalski zyskała lepszą kontrolę nad dokumentacją oraz możliwość szybszego reagowania na ewentualne niezgodności. W branży spożywczej, gdzie płynność operacyjna i precyzja są kluczowe, takie rozwiązanie przyniosło wymierne korzyści. Skalski Piekarnia & Cukiernia nie tylko zoptymalizowała swoje procesy wewnętrzne, ale także zwiększyła efektywność działania, co przełożyło się na poprawę jakości obsługi klientów.

Rejestr faktur kosztowych jest jednym z elementów Elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, dlatego wybór systemu automatyzacji obiegu faktur jest kluczowym krokiem, który może zadecydować o sukcesie całego procesu. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji obiegu faktur. Każde z nich posiada unikalne funkcje i możliwości, które warto dopasować do specyfiki własnej firmy.

Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

• integracja z istniejącym systemem ERP,
• dostępność funkcji OCR,
• bezpieczeństwo,
• możliwość personalizacji,
• dostępność wsparcia technicznego.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt wyróżnia się zaawansowanymi zabezpieczeniami danych, spełniającymi najwyższe standardy, takie jak

• certyfikat „Data Protected”,
• rygorystyczne normy ISO 27001 i ISO 20000
• oraz wymogi GIODO.

Dzięki zastosowaniu modelu 2waySSL i integracji z Active Directory/LDAP, zapewnia najwyższy poziom ochrony danych.

Dodatkowo, system oferuje dedykowaną aplikację mobilną na Androida i iOS, co stanowi istotną przewagę nad rozwiązaniami bazującymi wyłącznie na przeglądarkowych wersjach RWD.

Elektroniczny Obieg Dokumentów od Aplitt w cenie systemu zawiera OCR, który działa bez konieczności dodatkowych subskrypcji czy skomplikowanego uczenia przez użytkowników.

System wspiera integrację z popularnymi systemami ERP, takimi jak:

• SAP,
• Symfonia,
• Enova,
• Microsoft Dynamics,
• Optima.

oraz oferuje zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co czyni go wszechstronnym i przyszłościowym rozwiązaniem dla organizacji.

Wdrożenie automatyzacji obiegu faktur wymaga odpowiedniego przygotowania i planowania. Oto kluczowe kroki, które warto podjąć:

• • Ocena gotowości firmy – Zbadaj, jakie są potrzeby i zasoby firmy. Automatyzacja przynosi najlepsze efekty, gdy firma jest odpowiednio przygotowana na zmiany.
  • Przygotowanie zespołu i szkolenia – Upewnij się, że zespół rozumie proces i jest gotowy na zmiany. Szkolenia mogą pomóc w lepszym zrozumieniu nowego systemu.
  • Testowanie i monitorowanie systemu – Testuj nowy system przed pełnym wdrożeniem, aby upewnić się, że działa poprawnie. Monitoruj jego działanie w pierwszych miesiącach.
  • Mierzenie sukcesu wdrożenia – Ustal kluczowe wskaźniki sukcesu, takie jak czas przetwarzania faktur czy liczba błędów, aby ocenić efektywność automatyzacji.

Automatyzacja obiegu faktur dzięki systemowi Elektronicznego Obiegu Dokumentów od Aplitt to rozwiązanie, które pozwala znacząco skrócić czas przetwarzania dokumentów, wyeliminować chaos w podziale zadań i uzyskać zaawansowane analizy finansowe. Wyróżnia się nowoczesnymi technologiami, wysokim poziomem bezpieczeństwa i intuicyjną obsługą. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Elektroniczny Obieg Dokumentów od Aplitt może zoptymalizować procesy w Twojej firmie, skontaktuj się z nami już dziś! Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania i pomogą dostosować system do Twoich potrzeb.