Słyszałeś już o Elektronicznym Obiegu Dokumentów i wiesz, że ten system może znacznie usprawnić pracę z dokumentami w Twojej firmie? Super! Do głowy przychodzi Ci pewnie do głowy pytanie: jak przekonać do EOD swojego przełożonego, a przede wszystkim – jak przekonać resztę pracowników, że to dobre rozwiązanie? Przed Tobą 10 argumentów, których nie da się podważyć!

UWAGA: zrzekamy się wszelkich praw autorskich. Klikaj „ctr+c” i „ctr+v” i sięgnij po kubek kawy! To zadanie już zrealizowałeś!

Elektroniczny Obieg Dokumentów podnosi efektywność pracy całej organizacji – procesy obiegu dokumentów przebiegają szybciej, są uporządkowane i łatwiejsze do zarządzania. Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na oszczędzanie czasu i lepszy przepływ informacji, dostęp do danych, dokumentacji i fatur, niezależnie od miejsca, w którym obecnie jesteś. Między innymi te cechy umożliwią minimalizację kosztów! Wszystkie cechy systemu obiegu dokumentów w firmie znajdziesz TUTAJ.

Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na zwiększenie workflow dokumentów w firmie i optymalizację procesów biznesowych, a tym sam także na pracę wszystkich pracowników organizacji. Nie tylko tych, związanych z księgowością (np. faktury, archiwum, OCR), czy administracyjnych (np. zarządzanie dokumentami, przepływ informacji, analiza danych, kontrola zadań, dziennik korespondencji, dostęp do danych, optymalizacja procesów biznesowych i kontrola akceptacji) ale każdego!

To dzięki systemowi obiegu dokumentów w firmie, dokumentacja, korespondencja, faktury, listy obecności, wnioski do przełożonych, systemy zarządzania służbowymi telefonami, czy systemy rezerwacji aut są w jednym miejscu! Nie musisz już wypełniać papierowych wniosków, czy robić kserokopii dokumentów, a następnie biegać z nimi od pokoju do pokoju, by zdobyć potrzebny podpis i pieczątkę – cały proces obiegu dokumentów z zachowaniem procedur wewnętrznych i rygorów bezpieczeństwa przebiegać będzie w systemie!

Ty już z pewnością o tym wiesz, ale jak przekonać pozostałych pracowników? Wszak dyrektor nie kupi tego narzędzia tylko dla Twojej wygody – po wdrożeniu korzystanie w workflow będzie obowiązywać każdego pracownika. Mamy dla Was listę 10 argumentów, które powinny przekonać twojego szefa, że system elektronicznego obiegu dokumentów to coś, co pozwoli na znaczny rozwój organizacji, optymalizację procesów biznesowych, lepsze zarządzanie, a także i minimalizację kosztów!

Koniec z czasochłonnymi procesami akceptacji papierowych wniosków, szukaniem papierowych wersji dokumentacji, czy zatwierdzania faktur. W naszym systemie wnioski, umowy, faktury, czy dokumenty biznesowe zostaną wprowadzone do obiegu zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej workflow. Każdy dokument, który wymaga Twojej akceptacji, opisu, zatwierdzenia czy podpisu trafi do Ciebie poprzez system z konkretnymi wskazówkami, co należy z nim dalej zrobić. Cała operacja zajmie Ci tylko chwilę.

Koniec ze stosem papierowych dokumentów na biurku, szukaniem osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie dokumentu i krążeniem dokumentów między biurkami czy oddziałami firmy. System elektronicznego obiegu dokumentów większość czynności wykona za Ciebie, a wdrożona automatyzacja przypilnuje, by obieg przebiegł w jak najkrótszym czasie!

Z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów oszczędzasz! Oszczędzasz czas pracowników, którzy mogą w pełni poświęcić się działaniom operacyjnym firmy. Ponadto: lepiej zarządzasz budżetem, optymalizujesz procesy biznesowe, mam wgląd do każdego dokumentu i danych, a także minimalizujesz zużycie papieru i czasu w firmie. Elektroniczny Obieg Dokumentów to narzędzie, które musi mieć każde konkurencyjne przedsiębiorstwo, które chce podejmować świadome decyzje!

Tysiące wpływających do firmy umów, faktur, listów z ważnymi dokumentami, wniosków i dokumentów, a dodatkowo konieczność przekazywania ich do innych osób i przepływu pomiędzy działami – to zawsze wiąże się z ryzykiem zagubienia, czy przypadkowego zniszczenia dokumentu. Koniec z tym! Raz wprowadzony do systemu dokument, nigdy z niego nie zniknie, a w elektronicznym archiwum wyszukasz go w ciągu kilku sekund!

Pozyskać akceptację umowy, faktury, zlecenia czy rozliczenia? To nigdy nie było proste i zajmowało sporo czasu. W najlepszym razie obieg takiego dokumentu w firmie trwa około tygodnia. Zanim trafi do segregatora zatwierdzonych dokumentów, a potem archiwum, odwiedzi kilka biurek pracowników, (czasem kilkakrotnie), będzie wymagał informacji uzupełniających (wielu karteczek samoprzylepnych), czy potwierdzenia zgodności z ustaleniami (wielu wykonanych telefonów). I oczywiście orientacji, na czyim biurku aktualnie dokumenty się znajdują.

To przeszłość! Już teraz możesz składać wnioski elektroniczne, których akceptacja wymaga tylko kilku kliknięć w systemie przez Twojego przełożonego! EOD pozwala na dostarczenie kompletu informacji dotyczących sprawy – statusu dokumentu, daty wpływu, rodzaju pisma, opisu, unikalnego numer, czy konta kosztów. Osoba, do której przekierujesz dokument, zobaczy całą ścieżkę działań od weryfikacji i opisu, aż po archiwizację ze wskazaniem osób, które wykonały daną czynność. Elektroniczną wersję dokumentu i powiązane z nimi załączniki.

Nie musisz wysyłać dokumentów, tworzyć ich kopii. System zdejmie z Ciebie również niewygodny obowiązek przypominania opieszałym o zalegających w systemie dokumentach. Każdy rozpoczęty obieg jest zaprezentowany w czytelnej, graficznej formie procesu. Dzięki temu od razu zorientujesz się, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument, jaki jest jego status oraz do kogo jest on przypisany w ramach procesu.

Dowiedz się jak system pomaga pracownikom Działu Księgowości!

Chcesz wiedzieć więcej? Zyskaj dostęp do raportów organizacji podsumowujących działania wykonane przez Twoich pracowników. Eksportuj je do Excel, prezentuj bezpośrednio z telefonu lub tabletu! Więcej możliwości pomiarowania to lepsze zarządzanie firmą!

Standardowe raporty to za mało? Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).

Obsługujesz kilka organizacji? To nie problem. Elektroniczny Obieg Dokumentów obsługuje procesy biznesowe, bazy danych, i elektroniczny obieg dokumentów dotyczące wielu spółek w jednym systemie. Pozwoli to na zarządzanie wszystkimi informacjami z jednego miejsca!

Wykorzystuj pełne możliwości wdrażanego przez nas rozwiązania i zarządzaj finansami poprzez EOD! Automatycznie rozdzielaj koszty na dane usługi i centra kosztowe. Zyskaj informacje ile kosztuje cię dany projekt, usługa, czy produkt i miej wgląd we wszystkie dokumenty.

EOD pozwala planować roczny budżet i zatwierdzać faktury kosztowe zgodnie z uprawnieniami przynależnymi do danego stanowiska!

Pełen proces rekrutacji to duże przedsięwzięcie organizacyjne – wnioski o rekrutacje, o nowe stanowisko, segregacja bazy kandydatów, stworzenie umowy, koniecznych załączników, czy też wypełnienie wniosków o sprzęty, telefon służbowy… EOD i dedykowany moduł HR pozwala wszystkie te czynności wykonać zdalnie i automatycznie! Proces zatrudnienia programujemy od początku do końca, dbając o każdy szczegół przepływu infromacji – od pomysłu na zatrudnienie pracownika, aż po jego pełną zdolność do samodzielnej pracy! Ułatwia to dedykowany moduł HR!

Przeczytasz o nim więcej TUTAJ.

Szukasz systemu rezerwacji biurek, aut służbowych czy sal konferencyjnych? A może sposobu na łatwiejsze zarządzanie wnioskami dotyczącymi zakupu okularów, pakietów zdrowotnych czy sportowych? Zawsze w takich wypadkach należy pomyśleć o systemie, który zapewni, że elektroniczny dokumentów obieg znajdzie się w jednym miejscu. Wybierz kompleksowe narzędzie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który zapewni realizację wszystkich potrzeb. Mozolne procesy administracyjne mogą być prostsze!

Realizacja potrzeb związanych z bezpieczeństem danych, dokumentacji i korespondencji to dziś podstawa zarządzania każdej firmy. Zabezpieczenia zastosowane w Elektronicznym Obiegu Dokumentów odpowiadają najnowszym rozporządzeniom UE, a dodatkowo wpływają także na Twoje bezpieczeństwo.

Mechanizm do OCR dokumentów, który jest integralną częścią systemu i nie wymaga zakupu dodatkowych licencji, przetwarza dane w miejscu jego instalacji. Dane nie muszą być nigdzie wysyłane i są dzięki temu bezpieczne.

W Elektronicznym Obiegu Dokumentów automatycznie sprawdzisz wiarygodność kontrahenta pobierając jego dane z bazy GUS i VIES, zweryfikujesz statusy podatników VAT i konta bankowe na białej liście, pobierzesz aktualne kursy walut NBP, przygotowujesz zlecenia do banku, OCR-ujesz faktury.

Jednym z rozwiązań szczególnie popularnych, ze względu na stosunkowo niską barierę wejścia, jest elektroniczny obieg dokumentów. Do jego prawidłowego funkcjonowania oferowanego przez nas Elektronicznego Obiegu Dokumentów wymagany jest wyłącznie serwer z systemem operacyjnym Windows. Nie potrzebujesz żadnych dodatkowo instalowanych komponentów i licencji.

Samo wdrożenie poprzedzamy analizą realizowanych w firmie procesów i dotychczasowego obiegu dokumentów. Dzięki temu dostosujesz system do Twoich indywidualnych potrzeb. Usprawnisz to co działa dobrze, i wyeliminujesz błędy i dziury w procesie, tam gdzie sytuacja tego wymaga. Nie musisz również automatyzować wszystkich obszarów działania firmy. Wiele firm zaczyna (i często poprzestaje) na wdrożeniu podstawowych modułów – rejestru pism przychodzących, obsługi umów i kontrahentów.

Dodatkowo administrator systemu, któremu powierzysz w firmie opiekę nad systemem może w dowolnej chwili modyfikować obiegi na potrzeby firmy bez konieczności angażowania dostawcy oprogramowania. Ograniczysz w ten sposób koszty utrzymania i rozwoju systemu.

Już teraz powiedz wszystkim o Elektronicznym Obiegu Dokumentów od Aplitt i zrób porządek ze swoim obiegiem! Omówimy wszystkie szczegóły wdrożenia, zaplanujemy je wspólnie i wkrótce cała Twoja firma będzie mogła czerpać korzyści z Elektronicznego Obiegu Dokumentów!