Słyszałeś o „Elektronicznym Obiegu Dokumentów”, ale nie wiesz czy to rozwiązanie dla Ciebie? Czy wpłynie na efektywność, a przede wszystkim – zwiększy zyski firmy? W tym artykule postaram się pokazać Ci jakie problemy rozwiąże Elektroniczny Obieg Dokumentów i czego nie warto się obawiać.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
- Jakie problemy rozwiąże EOD?
- Problem 1: Utrata kontroli nad firmą
- Problem 2: Zbyt długie obiegi papierowych dokumentów
- Problem 3: Brak możliwości delegowania obowiązków
- Problem 4: Konieczność obecności w firmie w trakcie pracy zdalnej
- Problem 5: Dezorganizacja pracy w dziale księgowym i kadr
- Obawy przed wdrożeniem Elektronicznego obiegu dokumentów.
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, pismami przychodzącymi, dziennikiem korespondencji, dokumentacją projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, … i wiele wiele więcej!
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizacja procesów biznesowych. Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zyskasz bezpośredni dostęp do informacji, akceptacji i przepływu dokumentów.
Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!
Jakie problemy rozwiązuje Elektroniczny Obieg Dokumentów?
1. Firma jest tak duża, że tracę nad nią kontrolę.
Nasz ekspert, który przeprowadził wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie tylko w naszej firmie, ale i u wielu naszych klientów twierdzi, że jednym z największych problemów, które rozwiązuje EOD to… brak dostępu do statystyk.
– Kadra zarządzająca lubi pracować na liczbach. Lubi wiedzieć ile mamy faktur – mówi Artur Augustyniak – na jaką kwotę, jakich spodziewać się kosztów, jakich spodziewać się przychodów, , czy osoba, która miała zaakceptować dokument – zrobiła to. Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów wszystkie te informacje są dostępne właściwie od ręki. Kierownik, czy prezes firmy zyskuje znacznie więcej informacji pozwalających mu lepiej zarządzać pracownikami i budżetem przedsiębiorstwa.
2. Do firmy spływa tyle dokumentów, że trudno kontrolować ich obieg i czytelnie katalogować.
Biurokracja i papierologia. Chyba każdy przedsiębiorca zna ten koszmar– spływające z każdej strony kartki papieru, których nie nadążasz przekazać dalej a ich wciąż jest coraz więcej. W miarę rozwoju do firmy spływa coraz więcej listów, umów, wniosków, ofert, czy faktur, które krążą potem od biurka do biurka, by wreszcie wylądować w setnym, wypełnionym już po brzegi segregatorze.
Ta wizja przedsiębiorstwa nie przystaje już do obecnych standardów zarządzania dokumentami w firmie. Digitalizacja, automatyzacja i optymalizacja – to efekt wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki systemowi wszystkie dokumenty znajdą się w jednym miejscu, zyskasz do nich bezpośredni dostęp i w każdej chwili będziesz mógł sprawdzić na jakim etapie obiegu dany dokument się znajduje. Co więcej zyskasz także czytelny i prosty system ewidencjonowania dokumentów, a tym samym – katalogowania i wyszukiwania ich w obszernym, elektronicznym repozytorium dokumentów firmowych.
Możesz również wykorzystać specjalną funkcję kodów QR, które po naklejeniu na dokument pozwolą na szybkie odszukanie całej historii obiegu dokumentu i powiązanych z nim kontrahentach w systemie obiegu dokumentów.
Wybierając elektroniczny obieg dokumentów możesz zapomnieć o wielogodzinnym przeszukiwaniu teczek w poszukiwaniu rzekomo nieopłaconej faktury sprzed 3 lat. Teraz znajdziesz ją w ciągu 20 sekund!
3. Po urlopie czeka na mnie mnóstwo dokumentów do zaakceptowania, bo nie mogłem nikomu nadać prawa ich akceptacji.
Czerwiec, lipiec i sierpień to najbardziej gorący sezon urlopowy w firmie. Cześć przedsiębiorstw decyduje się na całościowe zawieszenie działalności, by wszyscy pracownicy wypoczęli w tym samym czasie – inne pozwalają pracownikom wziąć urlop w wybranym przez nich terminie.. Chociaż o odpoczynku od pracy wszyscy marzą i jest to jeden z najprzyjemniejszych okresów w całym roku to jednak nie się co oszukiwać – to nie jest komfortowy okres dla działalności przedsiębiorstwa.
Artur Augustyniak – Pod względem organizacyjnym, okres urlopowy to najtrudniejszy czas dla przedsiębiorstwa. muszą zostać wyznaczone zastępstwa, bo przedsiębiorstwo nie może być sparaliżowane organizacyjnie przez tydzień czy dwa, tylko z tego powodu, że dyrektor jest na urlopie. Elektroniczny system obiegu dokumentów daje takie możliwości, aby scedować np. uprawnienia do pewnej grupy dokumentów. Możemy ustalić by np. umowami zajął się mój zastępca, a fakturami, czy wnioskami urlopowymi osoba z innego działu. Pozwoli to funkcjonować przedsiębiorstwu nieprzerwanie i realizować wszystkie procesy biznesowe bez żadnych opóźnień.
4. Pracuję zdalnie, ale i tak muszę pojawiać się w firmie, by odebrać dokumenty czy złożyć stosowne podpisy.
Kierowniczka Działu Polityki Personalnej Aplitt, Sylwia Kluziak, mówi bez ogródek – Nie wiem jak miałabym pracować zdalnie gdyby nie system Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Musiałabym pojawiać się w pracy by odebrać wnioski urlopowe, listy obecności, wnioski o świadczenia socjalne, karty benefitowe… mimo pracy zdalnej musiałabym codziennie pojawiać się w pracy! A co z listami obecności? Szczerze, nie wiem jak może to funkcjonować bez Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Elektroniczny system obiegu dokumentów daje możliwość scedowania uprawnień do edycji określonych dokumentów.
Artur Augustyniak | Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania
Też masz ten problem? Firma rozpoczęła pracę zdalną lub ma to w planach jednak ograniczenia administracyjne zmuszają by część pracowników była w biurze lub stale się w nich pojawiała? Można temu zaradzić. Moduł HR elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na przebieg wszystkich formalności w systemie. Listy obecności, wnioski urlopowe, wnioski o karty benefitów sportowych i zdrowotnych, wnioski o dofinansowanie do zakupu okularów, świadczenia pracownicze… wszystkie dotychczas papierowe obiegi dokumentów można realizować w systemie.
Pracownicy wypełnią formalności zdalnie, a proces dzięki automatyzacji i elektronicznym przypomnieniom przebiegnie znacznie szybciej niż ten z użyciem papierowych dokumentów. Co więcej – zredukujesz dzięki temu koszty zużycia papieru w przedsiębiorstwie i archiwizacji dokumentacji. Cyfryzacja to nie tylko przykry obowiązek współczesnych przedsiębiorstw, wybierz narzędzia, które pomogą i uproszczą jej codzienne funkcjonowanie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwych działaniach kadrowych w Elektronicznym Obiegu Dokumentów? Przeczytaj wywiad ze specjalistką ds. polityki personalnej – Izą Świtałą już teraz!
5. Moje księgowe i kadrowe toną w papierowych wnioskach, fakturach i dokumentach.
Listy, wnioski, spływające zewsząd faktury, pisma urzędowe, umowy, aneksy do umów… ich ilość staje się tak duża, że zatrudniasz kolejnych pracowników administracji i kolejne księgowe, by zająć się każdym obiegiem. Ich biurka przepełnione są różnymi dokumentami, które wciąż lądują z biurka na biurko. Po pierwsze – łatwo się w tym pogubić, po drugie – łatwo coś zgubić. Po trzecie – jeszcze trudniej zebrać wszystkie informacje dotyczące jednego kontrahenta, jednej umowy, faktury, zamówienia, czy prowadzonego projektu w jednym miejscu.
Jeśli chcesz naprawdę usprawnić procesy administracyjne nie zatrudniaj kolejnego pracownika do zespołu, ale daj im narzędzie, które pozwoli w czytelny i prosty sposób administrować tymi dokumentami.
Chociaż pracownicy mogą mieć obawy przed wdrożeniem nowego systemu, to jednak planując odpowiednią kampanię informacyjną (tu możesz zobaczyć jak to zrobić), dasz im szansę przekonać się, że elektroniczny obieg dokumentów to przydatne narzędzie. Nasza księgowa, czy kierowniczka Biura Zarządu nie wyobrażają sobie dziś już pracy bez tego systemu. Z Twoimi pracownikami będzie podobnie!
Dowiedz się więcej o tym, jak system pomaga w obsłudze sekretariatu i zarządzaniem fakturami TUTAJ.
Nie bój się zmiany procesów biznesowych
Wiesz już, że część Twoich problemów może rozwiązać Elektroniczny Obieg Dokumentów. Rozumiemy jednak, że nadal nie jesteś przekonany do takiej inwestycji i masz obawy przed wdrożeniem zupełnie nowego systemu którego obsługi nie znasz. Najczęstsza obawą to jest to, że firma musi zmienić swój dotychczasowy sposób działania – mówi Artur Augustyniak – a to zupełnie nie tak. To my i system obiegu dokumentów dostosowuje się do firmy, a nie firma do nas.
To nie jest tak, że nagle zwolnimy wszystkich pracowników; to nie jest tak, że ktoś stanie się nie potrzebny; to nie jest tak, że system elektroniczny rozwiąże wszystkie nasze problemy. Nie. To jest system, który ma nam pomóc, który ma ustandaryzować procesy biznesowe i wskazać na przykład, gdzie mamy wąskie gardła. Korzyści z tego rozwiązania jest wiele, ale wszystko po to, by płynność działania w firmie była dużo większa.
Obawy przed wdrożeniem znikają zazwyczaj po pierwszym, bezpłatnym spotkaniu z naszym konsultantem, który prezentuje możliwości systemu w zastanych warunkach klienta. Serdecznie zapraszamy do zobaczenia jak system może odmienić życie twojej firmy!
Podziel się treścią:
