Elektroniczny Obieg Dokumentów, a obowiązkowa e-faktura od 2026 roku. Co musisz wiedzieć?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wraz z początkiem 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe – od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Co warto wiedzieć na temat tej zmiany?
E-Faktury obowiązkowe od 2026 roku
Polska będzie już kolejnym krajem w Europie, obok m.in. Hiszpanii, Włoch i Portugalii, w którym będzie obowiązywać centralny system fakturowania. E-faktura ma pozwolić na skrócenie okresu oczekiwania na zwrot VAT-u, który podatnicy otrzymują już po 40 dniach, a nie jak dotychczas – po 60.
Aplikacja KSeF, czyli Krajowy System e-Fakur
Ministerstwo Finansów traktuje Krajowy System e-Fakur poważnie. Od ogłoszenia projektu prace trwają nieustannie, a środowisko testowe zostało udostępnione 13 grudnia 2021 roku.
Od stycznia 2022 polskie firmy mogą oficjalnie, choć dobrowolnie wystawiać faktury elektroniczne z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. To właśnie ten system stanie się obligatoryjny od 2026 roku.
KSeF oprócz wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, służy również do przechowywania faktur przez 10 lat, oznaczania dokumentów numerem identyfikującym, informowania o wystawieniu oraz odrzuceniu faktur, a także analizy i kontroli danych z dokumentów.
Zalety e-Faktur – łatwiejsza i sprawniejsza praca
Zmiany budzą wiele wątpliwości, dlatego warto poznać liczne zalety, które sprawią, że firma będzie mogła działać wydajniej. E-Faktury są:
- wygodne, ponieważ wydawane są według jednego wzorca;
- oszczędnością miejsca w firmie, ponieważ nie trzeba przechowywać już papierowych faktur przez okres 10 lat;
- sposobem na nową standaryzację wewnątrz firmy (wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur stanie się łatwiejsze);
- sposobem na przyśpieszenie obrotu, ponieważ działanie za pośrednictwem bazy ministerstwa to pewność, że faktura trafiła tam, gdzie powinna;
- bezpieczne, ponieważ faktura pozostanie w bazie danych i nigdy nie ulegnie zniszczeniu lub zaginięciu.
Czy e-Faktury sprawdzą się wśród polskich przedsiębiorców?
Aż 66% firm nadal preferuje faktury papierowe. Zaledwie 17% wystawia je w formie elektronicznej, choć co trzecia firma wysyła około 100, a aż 12% przedsiębiorstw więcej niż 500 faktur w ciągu miesiąca.
E-Faktury będą skutecznym rozwiązaniem szczególnie dla większych firm, którym pomogą usprawnić procesy i sprawią, że pracownicy zyskają więcej czasu na inne obowiązki.
Jeśli chcesz zobaczyć realne korzyści z elektronicznych faktur, możesz całkowicie zautomatyzować proces obiegu faktur kosztowych wewnątrz organizacji. To możliwe dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów. Rozwiązanie to pomoże uporządkować i przyśpieszyć procesy z obsługą faktur kosztowych oraz innych dokumentów.
Łatwiejsza praca z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów
Dzięki EOD:
- zarejestrujesz każde pismo przychodzące i wychodzące (w postaci papierowej i elektronicznej);
- zeskanujesz wiele dokumentów jednocześnie;
- zamówisz kuriera Poczty Polskiej i będziesz mieć wgląd do statusu i listu przewozowego nadanej przesyłki (e-Nadawca);
- stworzysz rejestr wszystkich dokumentów, który możesz sortować wg zadanych kryteriów;
- nie zapomnisz o terminach określonych w dokumencie – system powiadomi cię o terminie z wyprzedzeniem;
- zaprojektujesz własne wydruki i własne szablony powiadomień;
- zarejestrujesz fakturę, w każdym języku i walucie, również tę otrzymaną e-mailem;
- otrzymasz jeszcze więcej funkcjonalności, dostosowanych do potrzeb Twojej firmy.
Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź nasze artykuły na temat Elektronicznego Obiegu Dokumentów lub skontaktuj się z naszymi specjalistami.
Podziel się treścią:
