W firmach z sektora finansowego i bankowości coraz częściej wyłania się potrzeba sprawnego i bezpiecznego zarządzania procesami obiegu dokumentów, mającego pozwolić na szybki przepływ pism we wszystkich sektorach i zespołach. Co zrobić, by sprostać tym wymaganiom? Odpowiedzią jest wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 

Zalety wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów warto zacząć wymieniać od tego, co widoczne już na pierwszy rzut oka – zaoszczędzone miejsce i porządek w firmie. 

Dzięki EOD, systemowi pozwalającemu na generowanie, rejestrację i katalogowanie dokumentów, w dziale księgowości firm bankowych redukuje się potrzebę posiadania sterty faktur w segregatorach, przeznaczania osobnych pomieszczeń na archiwa czy zamawiania kolejnych szafek, w których dokumenty trzeba układać alfabetycznie, a każda pomyłka lub, co gorsza, zgubienie dokumentu może nieść za sobą konsekwencje w postaci wielu godzin poszukiwań lub potrzeby wygenerowania nowego pisma i powiadomienia klienta o zgubie. 

EOD to niewątpliwa redukcja kosztów, do której dodatkowo przyczynia się wygodne monitorowanie finansów, w tym planowanie i analiza budżetu na podstawie dokumentów z obiegu, sprawne zatwierdzanie faktur i możliwość wyszukania klienta po dacie zawarcia umowy, nazwie firmy czy zakresie usług. 

Przechowywanie dokumentacji na jednej platformie sprawia, że pisma są zawsze pod ręką i można mieć do nich łatwy dostęp z telefonu lub innego urządzenia przenośnego. To wygodna opcja podczas pracy zdalnej, np. wyjazdów służbowych. Aby uprawniona osoba mogła szybko sprawdzić potrzebne informacje, wymagane są jedynie dane do logowania i dostęp do Internetu. 

Warto wiedzieć, że jednym z czołowych trendów w 2023 roku będzie szybka obsługa klientów. Specjaliści wskazują, że użytkownicy nie chcą czekać na odpowiedź dłużej niż 10 minut. Szybkie znalezienie dokumentu to nie tylko usprawnienie dla pracowników najwyższego szczebla, ale też szybka obsługa zgłoszeń np. w dziale call center! 

Więcej o tym, jak zaoszczędzić czas z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów, przeczytasz tutaj. 

Jedną z największych zalet EOD jest zwiększenie efektywności pracy. Automatyzacja procesów sprawia, że zarządzanie projektami, dokumentami i procesami jest proste i przyjemne. Można też wygodnie przesyłać dokumenty do kilku osób jednocześnie, co jest niemożliwe przy tradycyjnej dokumentacji. 

Ponadto nie trzeba już ręcznie wprowadzać treści faktur. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów posiada OCR, oprogramowanie służące do rozpoznawania tekstu w zeskanowanym dokumencie. Dzięki niemu szybko „przeniesiesz” treść do systemu. Później wystarczy sprawdzić poprawność zeskanowanego tekstu. To oczywiście najlepszy sposób na redukcję liczby błędów i wzrost zaufania wśród klientów. Dlaczego? 

Jak podają statystyki, najsłabszym ogniwem w firmie jest człowiek, który po wielu godzinach pracy może popełnić błąd. EOD nie zastępuje pracownika, ale mu pomaga, a ta pomoc to gwarancja sukcesu zarówno w przypadku pracodawcy, pracownika, jak i klienta. 

Automatyzacja procesów to jedno. EOD umożliwia także wygodę w innych kwestiach, które do dziś zabierały bardzo dużo czasu pracowników. Zalety obieg dokumentów to: 

• pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS i VIES; 
• weryfikacja statusów poradników VAT oraz ich kont bankowych; 
• pobieranie aktualnych kursów walut NBP; 
• przygotowanie i wysyłanie zleceń do banku; 
• współpraca z e-Nadawcą Poczty Polskiej oraz umożliwianie śledzenia przesyłek (a także informowanie o statusie doręczenia);
• kontrolowanie terminów zadań i wysyłanie przypomnień do użytkowników. 

Jeszcze jedną zaletą EOD, a zarazem pierwszym modułem, który klienci biorą pod uwagę, są Faktury. Moduł ten zintegrowany jest z wieloma dostawcami popularnych systemów ERP. W ramach obiegu dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu księgowości, a do użytkownika zostaje wysłana informacja zwrotna, czy faktura została opłacona. 

Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu to największa wygoda, dzięki możliwości zarejestrowania dokumentu w każdym języku i walucie, a także szybkiej weryfikacji aktywnych płatników VAT, możliwości opisania i rozksięgowania wydatków, akceptacji faktury, oznaczenia jej kodem QR, wydania polecenia płatności i braku zdublowanych przelewów czy wprowadzanych danych, dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do rozmowy!