Ponieważ Smart Office jest stosunkowo nowym pojęciem, z początku wiele firm podchodziło do niego sceptycznie. Dziś jest już pewne, że Smart Office, inteligentne biuro, w którym technologie optymalizują codzienną pracę i znacząco zwiększają komfort pracy, to obowiązkowy kierunek wszystkich przedsiębiorstw. Czym się wyróżnia? Dlaczego warto? Dziś na te pytania odpowiemy.

Przewidywania jasno wskazują, że w 2023 roku rynek Smart Office ma osiągnąć wartość ponad 45 mld USD z prawie 13% wzrostem w porównaniu do wyniku osiągniętego w latach 2017-2023 (raport Markets and Markets). Nic więc dziwnego, że obszar ten cieszy się coraz większym zainteresowaniem, porównywalnym do takich trendów, jak np. transformacja cyfrowa czy zwiększane umiejętności cyfrowych wewnątrz firmy. Z czego jeszcze wynika wzmożone zainteresowanie Smart Office?

Zarządzanie biurami jest dalekie od ideału. Często są energochłonne, a ich przestrzeń wykorzystywana jest nieefektywnie. Do tego pracownicy czują się zmęczeni, przez co ich wydajność spada. Smart Office wychodzi temu naprzeciw, oferując trend Human Centric Office, polegający na skoncentrowaniu przestrzeni biura na naturalnych ludzkich potrzebach, fizycznych, jak i psychicznych.

Dziś skupimy się na trzech, które w ostatnim czasie stają się priorytetem przedsiębiorców. Są to m.in. rozwiązania umożliwiające dostosowywanie temperatury w pomieszczeniu, zmiany natężenia oświetlenia czy te służące do wygodnej pracy grupowej. To ważne, by zapamiętać, że technologie Smart Office nie należą tylko do warstwy widocznej na pierwszy rzut oka.

W 2022 roku rachunek za prąd to wydatek na takim poziomie, że wielu małych i średnich przedsiębiorców podejmuje decyzję o zamknięciu działalności. Również duże firmy decydują się na cięcie kosztów. Smart Office pomaga temu zapobiec, poprzez codzienne generowanie oszczędności.

Zgodnie z jego zasadami, warto zainstalować w biurze m.in. system ogrzewania, który będzie detektować ruch i fale dźwiękowe, by później uzbierane w ten sposób dane zostały wykorzystane przez pracowników do ustawienia optymalnej temperatury.

Smart Office to także ekologia, dlatego, aby oszczędzać wodę i prąd, warto wybrać system i czujniki odpowiadające m.in. za to, by woda leciała z kranu tylko wtedy, gdy w pomieszczeniu jest zapalone światło. Ciekawą opcją jest również automatyczne wyłączanie oświetlenia, gdy pracownicy opuszczają dany pokój (według statystyk, takie rozwiązanie pomaga zredukować koszty oświetlenia o nawet 90%).

Coraz więcej osób pracuje w trybie zdalnym lub hybrydowym. Aby firma czerpała z tego korzyści, trzeba przemyśleć, jak sprawić, by podczas pracy zdalnej nie traciły na jakości zarówno relacje pracowników, jak i zadania wykonywane w grupach.

W tym celu warto zainwestować w oprogramowania do video konferencji, webkamery oraz rozwiązania chmurowe Microsoft 365, dzięki czemu pracownicy będą mogli działać na tych samych plikach w czasie rzeczywistym, uzyskiwać łatwy kontakt z osobami z organizacji i ustalać spotkania oraz zadania, do których wgląd mają przełożeni.

Niezbędny jest też przemyślany obieg dokumentów, który będzie łatwym w obsłudze miejscem do załatwiania wszystkich spraw, takich jak podpisanie listy obecności, ustalenie urlopów, rezerwacja auta służbowego (więcej na temat modułu zarządzania flotą samochodową z Elektronicznego Obiegu Dokumentów przeczytasz tutaj), zarządzanie fakturami i wiele innych.

Smart Office to nic innego jak aranżacja, wyposażenie i dostosowanie biura do potrzeb, z uwzględnieniem różnorodności pracowników i dynamiki pracy. Pomocny może okazać się więc system mebli modułowych, które pozwalają w jednej chwili przebudować przestrzeń zgodnie z aktualnymi potrzebami. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne, teraz gdy wielu zatrudnionych pracuje hybrydowo. Dzięki temu podczas ich nieobecności część biura nie musi być wykluczana.

Ponadto, jeśli pracownicy korzystają z biura w sposób rotacyjny, najlepiej umożliwić im wygodne rezerwowanie biurek, bez konieczności wprowadzania zamieszania i wykluczania niektórych pomieszczeń. Firmy, które pracują w koncepcji „hot-desking”, czyli biurek nieprzypisanych konkretnym osobom lub działom, często korzystają z systemu rezerwacji dostępnego w aplikacji Teams, będącego częścią pakietu Microsoft 365. Różnego typu rezerwacje czy zlecenia zakupu można wykonać także dzięki wymienionemu wcześniej Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów.

Ogromne oszczędności, które można zyskać dzięki EOD, szacuje się nawet na 200 tysięcy w skali roku (przy 500-osobowej firmie).

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat rozwiązań, które pomogą Ci generować oszczędności, skontaktuj się z nami.