Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie ?
Skomplikowane wdrożenie, konieczność dostosowania procesów, ograniczenie do obiegu dokumentów w narzucony przez oprogramowanie sposób oraz bunt pracowników przeciwnych zmianie ich dotychczasowego sposobu pracy. Tak wielu menedżerów wyobraża sobie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Aplitt własnym przykładem dowodzi, że może być inaczej.
Elektroniczny Obieg Dokumentów – dlaczego?
Kilka lat temu zespół pracowników Aplitt, trójmiejskiej firmy informatycznej stanął przed trudną decyzją wyboru i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jak wspomina Marcin Golas, prezes firmy:
Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów było dla mnie podstawą racjonalnego zarządzania. Żyjemy w czasach, w których papier odchodzi do lamusa. Nie chodzi tylko o jego koszt, ale o ergonomię działania firmy. Nowoczesne rozwiązania skracają czas trwania procesów, zapewniają porządek i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, których wraz z rozwojem firmy przybywa.
Marcin Golas | Prezes APLITT
Choć nie wszyscy pracownicy z entuzjazmem podchodzili do wdrożenia, to jednak finalnie właśnie te osoby są dziś jego największymi zwolennikami (Sam ZOBACZ!). Głównie dlatego, że same mogą proponować kierunek jego rozwoju, a pomysłów na to nie brakuje.
Głównym atutem rozwiązania, z którego korzystamy, a dziś wdrażamy w innych firmach, jest możliwość samodzielnego dostosowania systemu do potrzeb firmy
– mówi Artur Augustyniak, specjalista Aplitt ds. wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów. –
Dostępne na rynku rozwiązania w większości mają zdefiniowane procesy, nie odzwierciedlające faktycznych potrzeb firmy. A przecież to system powinien dostosować się do firmy, nie na odwrót. Organizacje się rozwijają, a procesy zmieniają. Dlatego ważne jest, by system był na to przygotowany. Zadbaliśmy więc o to, by taką możliwość mieli klienci korzystający z naszej platformy elektronicznego obiegu dokumentów, którzy przy minimalnych umiejętnościach – mogą sami definiować i redefiniować obiegi dokumentów w swojej firmie. Bez naszego udziału, bez dodatkowych kosztów.
Cyfryzacja dokumentów przynosi pieniądze
System elektronicznego obiegu dokumentów Aplitt pozwala m.in. szybko sprawdzić, gdzie w danej chwili znajduje się interesujący nas dokument w firmie. Dotyczy to zarówno dokumentacji księgowej jak i kadrowej, np. wniosków urlopowych, list obecności, czy wniosków o dofinansowania. Wystawianie faktur jest szybsze, kontrola płatności jest lepsza niż w przeszłości i podobnie jest też z zatwierdzaniem dokumentów.
Dzięki EOD czas przetwarzania dokumentów w firmie znacząco się skraca. Podam przykład zarządzania telefonami służbowymi około 400 pracowników. Wcześniej proces wydania pracownikowi nowego aparatu trwał około 40 minut. Teraz, gdy cały ten proces odbywa się w aplikacji, zajmuje nam to jedynie 3-4 minuty. Dzięki temu możemy skoncentrować się na pracy, czyli tym, co przynosi nam pieniądze, a czas na administrację ograniczyć do niezbędnego minimum.
Marcin Golas | Prezes APLITT
Elektroniczny Obieg Dokumentów zastąpi inne aplikacje
System EOD wdrażany przez Aplitt doczekał się też już autorskich rozwiązań, które z powodzeniem mogą zastąpić inne dodatkowe aplikacje do rezerwacji aut służbowych czy też rezerwacji hot desk dla pracujących w trybie hybrydowym. EOD bardzo dobrze sprawdził się też w roli repozytorium ISO, który pozwala dużo szybciej i łatwiej tworzyć i archiwizować dokumentację ISO, rejestrować i akceptować jej edycje, oraz nadzorować dystrybucję dokumentów w ramach komórek organizacyjnych.
Często na etapie wstępnych rozmów z klientami spotykamy się z zarzutem, że proponowane przez nas rozwiązanie jest zbyt kosztowne. Na szczęście zmieniają zdanie, gdy zorientują się jak wiele możliwości daje system i jak wiele pozwoli zaoszczędzić na inwestycjach w inne aplikacje – mówi Artur Augustyniak – Tym bardziej widząc, że na ich oczach, w ciągu kilku minut jestem w stanie utworzyć podstawowy proces obiegu faktur bazując na strukturze ich własnej firmy. Właśnie dlatego stawiamy na spotkania prezentacyjne. Dopiero wtedy każdy jest w stanie przekonać się jak wyjątkowy jest ten system.
Praca zdalna a Elektroniczny obieg dokumentów
Pandemia koronawirusa wymusiła na biznesie istotne zmiany. Wiele firm nie było na nie gotowych. Nikt nie spodziewał się jeszcze wtedy, że zmiany będą tak istotne i – z powodu ciągłego zagrożenia – zostaną wdrożone już praktycznie na stałe.
Jak mówi Marcin Golas, firma Aplitt nie odczuła zmiany trybu pracy.
Chociaż wcześniej nie praktykowaliśmy pracy zdalnej, to w ciągu dwóch dni od momentu zarekomendowania tego modelu udało się nam ją wdrożyć. To głównie zasługa systemu elektronicznego obiegu Dokumentów. Już wcześniej większość obiegów dokumentów było w systemie, a papier, jeśli już w naszej firmie się pojawiał, to jedynie na etapie pism przychodzących od firm, z którymi współpracujemy. To jednocześnie oznaczało, że właściwie nic nie zmuszało naszych pracowników do pracy przy biurkach i dotyczy to także osób zatrudnionych w dziale księgowości czy HR. Faktury, wnioski o zatrudnienie, o dofinansowanie okularów, o udział w sportowym programie benefitowym… wszystkie dokumenty od wprowadzenia poprzez akceptację przełożonych po archiwizację obsługujemy w systemie. Pandemia udowodniła nam, że pracownicy, także ci administracyjni nie potrzebują biurka, szafy na dokumenty, czy fizycznego dostępu do archiwum, bo wszystko to mieli w zasięgu ręki w swoich komputerach.
Marcin Golas | Prezes APLITT
Cyfryzacja firmowej dokumentacji jest też istotna z punktu widzenia zarządczego. Dzięki temu każdy menadżer może bezpośrednio kontrolować i zarządzać pracą swojego działu z dowolnego miejsca na świecie. To znaczne ułatwienie, ale i duży atut w kontekście rekrutacji, gdzie lokalizacja zamieszkania i zatrudnienia coraz częściej nie są ze sobą spójne.
Cyfryzacja dokumentacji
Intuicyjny, konfigurowalny i łatwy do synchronizacji z innymi firmowymi aplikacjami system elektronicznego obiegu dokumentów to oczywiście podstawa. Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja to stały i zdaje się, że już nieunikniony proces dla wszystkich firm, które nadal chcą pozostać konkurencyjne. Ideę paperless, która ma nie tylko ekologiczne, ale też ekonomiczne znaczenie wspiera dziś coraz więcej aplikacji i narzędzi. W ofercie firmy Aplit znajdują się także m.in.:
- DSS – narzędzie spełniające wszystkie formalne wymogi kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dodatkowo wzbogacone funkcją zautomatyzowania procesu podpisywania dużych ilości dokumentów,
- BioSign – dzięki dodatkowemu tabletowi, najbardziej wiarygodna metoda podpisu biometrycznego dokumentów, umożliwiająca zapamiętanie również takich danych jak nacisk pióra, czy dynamikę podpisu,
- QMS – jedyna w Polsce aplikacja dedykowana audytorom do planowania, zarządzania i przeprowadzania wewnątrzfirmowego audytu.
- DSS – narzędzie spełniające wszystkie formalne wymogi kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dodatkowo wzbogacone funkcją zautomatyzowania procesu podpisywania dużych ilości dokumentów,
- ADE – trwały nośnik z kryptograficznie gwarantowanym brakiem możliwości modyfikacji dokumentów oraz umożliwiający przechowywanie dokumentów „on chain”. To rozwiązanie pozwala zupełnie zrezygnować z papierowej wysyłki wszelkich dokumentów do klientów.
IT z ludzką twarzą
Już od ponad 26 lat działamy na rynku IT w Polsce. Stale badamy zachodzące zmiany i, bazując na własnym doświadczeniu, wdrażamy najlepsze i najbardziej przydatne na rynku rozwiązania, głównie w sektorze bankowym i finansowym. Działamy zgodnie z mottem „Human face of IT”, dlatego tak dużą wagę przykładamy do tego, by coraz bardziej zaawansowane technologicznie rozwiązania były coraz prostsze i coraz bardziej intuicyjne. By po prostu były dla ludzi.
Podziel się treścią:
