Pracodawcy, którzy stawiają na elastyczność pracy, podczas rekrutacji znajdują się na wygranej pozycji. To dlatego, że statystyczny pracownik nie wyobraża sobie powrotu do dawnych schematów, a blisko połowa osób pracujących zdalnie docenia możliwość lub bierze pod uwagę przeprowadzkę do dowolnego miejsca na świecie. Oto co dokładnie kryje się pod pojęciem „elastyczna praca” i dlaczego jest tak ważnym aspektem budowania nowoczesnej firmy.

Pod pojęciem „elastyczna praca” kryje się każdy system wykonywania obowiązków, który będzie dostosowany do potrzeb wszystkich pracowników. Dokładniejszym wyjaśnieniem jest jednak to, że elastyczna praca jest wykonywaniem obowiązków w preferowanym miejscu, o wygodnej porze oraz z troską o swoje potrzeby.

Oto kilka przykładów elastycznej pracy w praktyce.

• Osoby, które wolą pracować po południu, wysypiają się i działają wydajniej w drugiej połowie dnia.
• Ci, którzy odbierają dzieci z przedszkola, zaczynają i kończą wcześniej, by uniknąć niepotrzebnego stresu.
• Pracownicy odczuwający zmęczenie mogą skrócić dzień pracy i odrobić godziny w innym terminie.

Na pierwszy rzut oka brzmi to… jak wprowadzenie do firmy chaosu. Jak pracować grupowo, skoro części pracowników nie ma? Ponadto, co z tego, że pracownicy są wypoczęci i wydajniejsi, jeśli nie pracują razem, a jak wiadomo – dziś wspólne zaangażowanie to podstawa, by doprowadzać do końca wysokiej jakości projekty. Co zrobić, by zachować ciągłość pracy?

Na ten temat piszemy tutaj. Przeczytaj, jak uczynić codzienną pracę bardziej elastyczną.

Nie zaczynaj od szukania argumentów na „nie”. Zamiast tego skup się na zaletach tego rozwiązania. Możesz przecież zapewnić pracownikom warunki, których oczekują, ale równocześnie postawić na wydajność. Zdarza się, że w firmie panuje zastój – po sześciu godzinach pracownicy nie mają czym się zająć. W takim przypadku pracodawca może skrócić czas pracy i wydłużyć go wtedy, gdy obowiązków będzie więcej.

Kodeks pracy gwarantuje prawo do 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku raz w tygodniu. W związku z tym można organizować swój grafik zależnie od potrzeb, nie martwiąc się, że każdego dnia pracownicy muszą spędzić osiem godzin w pracy. Nie da się ukryć, to jasny dowód, że elastyczny czas pracy jest wręcz wpisany w prawa pracowników!

Niektóre firmy wprowadziły już 40-godzinny tydzień pracy, bez żadnych ograniczeń – pracownicy sami planują grafik. To duża swoboda i możliwość wygodnego zaplanowania wizyt u lekarza, odbioru dzieci z przedszkola czy krótkich i dłuższych wyjazdów. Jeśli jednego dnia pracownik spędzi sześć godzin w pracy, a drugiego 10, czas się wyrówna.

Liczy się komunikacja. Jeśli nie ma aktualnie bardzo absorbujących projektów, a terminy nie gonią, pozwól pracownikom na krótszy czas pracy z obowiązkiem odrobienia w późniejszym terminie. Jeśli zadania na to pozwalają – daj im swobodę w planowaniu pracy. Efekty w wydajności zauważysz szybciej, niż Ci się wydaje!

Elastyczny czas pracy to nie tylko dostosowanie jej godzin do potrzeb pracowników, ale także słuchanie potrzeb dotyczących miejsca wykonywania obowiązków. Dwa dni w biurze i trzy w domu to coraz częściej stosowane rozwiązanie, niemające zbyt wiele wspólnego z elastycznością. W firmie na pewno są pracownicy, którym praca zdalna nie sprzyja wcale, ale i tacy, którym odpowiadają wszystkie jej aspekty.

Ponownie zapoznaj się z kilkoma przykładami.

• Ci, którzy cały dzień stresują się korkami w drodze do przedszkola, pracują zdalnie lub przyjeżdżają do domu w połowie dnia, by być bliżej szkoły.
• Pracownicy, którzy dobrze czują się w biurze, mają tam zapewnione stałe i wygodne miejsce.
• Osoby, którym jest wygodnej pracować zdalnie, mogą być bardziej przywiązane do firmy, ponieważ daje im możliwość przeprowadzki do dowolnego miejsca na świecie.

Oczywiście, jeśli połączy się dowolność w wyborze pracy zdalnej lub biurowej z elastycznymi godzinami pracy… łatwo zaprosić do organizacji chaos. Dlatego konieczne jest ustalenie reguł, np. obowiązkowa obecność online od 10 do 13 (na te godziny będą planowane niezbędne spotkania dla całego zespołu) lub możliwość pracy w sobotę zamiast np. środę (dla wszystkich pracowników zostanie ustalony jeden konkretny dzień roboczy, który można zastąpić weekendem).

Zasady nie muszą być stałe. Mogą obowiązywać tylko przez czas trwania niektórych projektów czy miesięcy (np. wakacyjnych, gdy jest mniej obowiązków, a większość pracowników jest na urlopach). Elastyczna praca, jak sama nazwa wskazuje, wymaga elastyczności – powinna zmieniać się w zależności od czasu i potrzeb pracowników, działów i zarządu.

W marcu 2020 roku jedna na 67 ofert w USA dotyczyła pracy zdalnej. Dziś jest to jedna na sześć ofert. Co to oznacza? Firmy zmieniły system pracy ze względu na pandemię, ale doceniły jego zalety. Jeśli korzyści czerpie zarówno zarząd, jak i pracownik, nie trzeba obawiać się nowości i zmiany przyzwyczajeń.
Dane potwierdzają, że ponad połowa pracowników na świecie zrezygnowałaby ze swojej pracy, gdyby nie zapewniono im elastyczności, do której przyzwyczaili się podczas pandemii. Właśnie dlatego, firmy powinny wyobrażać sobie nowy system pracy jako rodzaj płynności, pozwalającej na lepszą organizację życia prywatnego i zawodowego. Sztuką jest wymyślenie, jak to zrobić w taki sposób, by zrównoważyć wyniki biznesowe z samopoczuciem.

Do największych wyzwań, które pojawia się przed firmami, należy też zaufanie. Zespół musi być nastawiony na wspólny sukces. Jeśli działacie razem, każdy będzie chciał brać udział w rozwoju przedsiębiorstwa i podchodzić do obowiązków uczciwie, niezależnie od preferowanego modelu elastycznej pracy.

Przedsiębiorstwa, które chcą być na bieżąco z potrzebami zespołu, zaangażowane są w tworzenie elastycznego środowiska pracy, stawiają na rozwój (np. szkolenia) i cyfryzację. To dziś trzy filary, czyniące firmę atrakcyjną dla pracowników – nie tylko tych aktualnych, ale także przyszłych.
Oczywiście, nie każda firma może pozwolić pracownikom na dużą dowolność – zarówno w wyborze miejsca, jak i godzin pracy. Warto mieć jednak na uwadze, że każde ułatwienie i próba zmiany procesów w taki sposób, by dostosować się do potrzeb innych, jest doceniana.

Skoro już to wiesz, nie zapomnij o cyfryzacji. We wsparciu nowego modelu pracy grupowej pomoże pakiet Microsoft 365. Digitalizacja, bezpieczeństwo i elastyczność nie muszą ograniczać Twojej firmy. Wręcz przeciwnie. Postaw na transformację nowoczesnego miejsca pracy i ciesz się zadowoleniem pracowników, bezpieczeństwem i lepszymi wynikami sprzedażowymi!