Kontakt z Klientami na zautomatyzowanym poziomie, prosta wymiana informacji, zdalne zarządzanie projektami i planowanie zadań to tylko początek licznych zalet, jakie wyróżniają Elektroniczny Obieg Dokumentów. Dziś skupimy się na efektywnym zarządzaniu telefonami, które skróciło czas obsługi każdego pracownika o średnio 35 minut!

O ułatwieniu w zarządzaniu telefonami wewnątrz organizacji, dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów, rozmawialiśmy z Krzysztofem Szostakiem, Kierownikiem Działu Obsługi Użytkowników z Aplitt.

Do tej pory musieliśmy każdemu pracownikowi indywidualnie przedstawiać, jaki telefon może sobie wybrać, odpowiedzieć na pytanie, kiedy może go zamówić, czy ten telefon będzie dla niego odpowiedni, czy się mieści w jego limicie itd. Teraz wszystko robi za nas Elektroniczny Obieg Dokumentów – mówi Krzysztof Szostak. – To on sprawdza, na jakim stanowisku jest pracownik, wyświetla mu odpowiednią listę telefonów, a my dostajemy od operatora nowy cennik. Wgrywamy go i dostajemy gotowe zamówienie na telefon, mając już nawet w obiegu informacje, gdzie telefon wysłać, zostawić i komu przekazać.

Do tej pory ogromnym problemem było dla nas filtrowanie i wyszukiwanie czasów zakończenia użytkowania telefonów, żeby sprawdzić, jak stare są. Było to dość trudne i topornie zbudowane, jeżeli chodzi o pliki Excel. Elektroniczny Obieg Dokumentów zmienił wszystko, jeżeli chodzi o raportowanie.

Poprosiliśmy programistów o przygotowanie kilku szablonów takich najpopularniejszych, najbardziej potrzebnych raportów i teraz wszystkie dane mamy od ręki. A to, co było najważniejsze, to jeżeli potrzebujemy modyfikacji raportu czy dodatkowych danych, to od momentu zgłoszenia potrzeby do programistów do realizacji mija kilka godzin czy czasami kilka minut. Dlaczego? Ponieważ zmiana tych raportów, dodanie kolejnych kolumn, jest banalnie prosta.

Prosto można zaraportować, ile SMS-ów wysyła dany pracownik, dany dział, czy cała firma. Widać od razu nasze rachunki i koszty, czy przekraczamy jakieś wartości założone, jak również można sobie sprawdzić, jak starą bazę telefonów mamy i jak dużo telefonów jeszcze musimy wymienić do końca kontraktu z operatorem, żeby móc zaplanować budżet. To jest najważniejsze.

Średnio obsługa jednego pracownika zajmowała nam koło 40 minut […] Teraz ten sam proces trwa 5-7 minut.

Krzysztof Szostak | Kierownik Działu Obsługi Użytkowników

Od pomysłu do realizacji nowego modułu, czyli telefonów, tak naprawdę minęło kilka może kilkanaście dni. Omówiliśmy sobie, jak to mniej więcej ma wyglądać i podzieliliśmy plan na dwa etapy: najpierw zrobiliśmy ten prostszy, czyli zaimportowaliśmy z plików Excel bazę telefonów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, a w drugim etapie dobudowaliśmy sobie obiegi. Razem z testami, myślę, że trwało to poniżej tygodnia.

Według statystyk i dokumentów, które zastałem, przychodząc do Działu Telekomunikacji, średnio obsługa jednego pracownika zajmowała nam koło 40 minut – przez konieczność uzgodnienia aparatu, wysłanie listy, zamówienie i stworzenie protokołu ręcznie. Teraz ten sam proces trwa 5-7 minut. Więcej czasu nie potrzebujemy – mówi Krzysztof.

Nie wyobrażam sobie już powrotu do starej formuły – odpowiada Krzysztof. – Żebyśmy mieli mailowo, ręcznie wypisywać wnioski o zamówienie telefonu, o wykup. To wszystko tak ułatwił EOD, że nie widzę możliwości powrotu do starego systemu.