Generowane stale dokumenty, ręczne wprowadzanie do systemu oraz wysyłka do klientów to codzienność wielu firm. W jaki sposób Elektroniczny Obieg Dokumentów pomoże zaoszczędzić czas? Jakie ułatwienia sprawiają, że EOD jest tak popularny? Odpowiadamy w artykule! 

Czym jest obieg dokumentacji? To schemat działań, który ma na celu uproszczenie przepływu informacji krążących po firmie. Pozwala oszczędzić czas, szybko przypisać koszty do właściwego projektu i miejsca w organizacji oraz monitorować procesy przepływu informacji. Najprościej więc mówiąc: obieg dokumentów to szereg czynności związanych z zarządzaniem dokumentami i nie ma znaczenia, czy mowa o dokumentach wygenerowanych przez pracowników firmy, czy przychodzących od klientów. 

Dlaczego? Niezależnie od źródła pochodzenia, dokumenty muszą być zarejestrowane, podporządkowane i opisane, by ich katalogowanie i późniejsze znalezienie nie stanowiło problemu. Szczególnie trudne jest archiwizowanie dokumentów w przypadku tych pism, które muszą być przetrzymywane przez 5 lub nawet 10 lat.  

Czy jest możliwość, aby ten proces uprościć? Tak, i to znacząco. 

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów faktura kosztowa wpływająca do firmy zostanie sprawnie opisana przez pracowników, którzy biorą udział w obiegu (mają uprawnienia dostępu do danego procesu), dzięki czemu księgowy poprawnie ją zaksięguje. EOD w tym celu daje możliwość korzystania z technologii OCR i odpowiednich algorytmów, które pozwalają na automatyczne odczytanie treści faktury.  

W ten sposób pracownik nie musi za każdym razem przepisywać treści dokumentu, a jedynie sprawdzić zgodność z oryginalnym tekstem. To nie tylko oszczędność czasu, lecz także możliwość wyeliminowania pomyłek – wgląd do dokumentu ma zaledwie kilka osób. Następnie, jeśli jest taka potrzeba, dokument może zostać automatycznie zarchiwizowany. 

OCR bez przeszkód wykorzystasz także w wyszukiwarce dokumentów, szukając konkretnych pism po słowach kluczowych (dzięki czemu nie zgubisz żadnego pisma), a także dzięki filtrom, które zawężają wyszukiwanie np. do konkretnego czasu lub cech dokumentu.

Obieg dokumentów w firmie sprawia, że nie musisz już więcej wykorzystywać olbrzymiej ilości dokumentów papierowych. To świetny ruch w stronę ekologicznego biznesu, który docenią: 

• pracownicy (np. ze względu na brak potrzeby katalogowania dokumentów i przenoszenia dokumentów między biurkami lub piętrami); 
• klienci (jak badania rynku pokazują, ekologia coraz mocniej wpływa na decyzje zakupowe klientów); 
• Ty, jako osoba prowadząca biznes (minimalizując koszty i nie musząc poświęcać dodatkowego miejsca wewnątrz firmy na archiwum). 

Oczywiście, koszt jednej kartki papieru nie jest duży, jednak według badań, przeciętnie drukuje się 31 kartek dziennie (w przeliczeniu na jednego pracownika) w Europie. W Polsce jest to 11 ryz papieru A4, a więc nawet 5,5 miliarda kartek! Nie da się zaprzeczyć, że ten wynik robi wrażenie. 

Jak wspominaliśmy wyżej, rezygnując z papieru i przenosząc procesy obiegu dokumentów do sieci, zauważysz też szybkość w codziennej obsłudze faktur i dokumentów. Jeśli chcesz przekazać dokument osobie dwa biurka dalej, nie musisz go już drukować i zanosić (to samo dotyczy osób dwa piętra niżej lub klientów – w których przypadku niejednokrotnie konieczna jest wysyłka pocztą tradycyjną). 

Dzięki EOD oszczędzasz przede wszystkim czas, a jak przecież wiemy, żyjemy coraz szybciej. Klienci oczekują szybkiej obsługi i sprawnego reagowania na potrzeby. To jeden z powodów, dla których odbiorcom usług zależy na tym, by korzystać z pomocy firm ze zautomatyzowanym procesem obiegu. Skrócenie trwania procesów docenią więc nie tylko pracownicy, ale też klienci. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów został zaprojektowany tak, aby umożliwić użytkownikom lepszą  organizację i sprawniejszą pracę nad dużą ilością dokumentów. Dlatego EOD sprawdzi się świetnie zarówno w biurach rachunkowych, jak i firmach utrzymujących działy księgowe. 

Ponieważ każde pismo przechodzi przez przypisany mu obieg dokumentów, te automatycznie trafiają do właściwych pracowników, zarządu, księgowego czy klienta. Ma to też inne zalety. Osoby decyzyjne mogą za pomocą jednego kliknięcia zobaczyć status dokumentu. Dzięki temu wiedzą, na jakim etapie znajduje się praca, bez konieczności kontaktu z osobą za nią odpowiedzialną. To także pewność, że dokument znajduje się u odpowiedniej, uprawnionej osoby. 

Pamiętaj przy tym, że program dostosowujemy do potrzeb klienta. Jeśli nie znajdujesz tu odpowiedzi na swoje potrzeby, wiedz, że możliwe jest wdrożenie niestandardowych rozwiązań. Porozmawiamy o tym m.in. podczas analizy przedwdrożeniowej! 

Z EOD zapanujesz nad dokumentacją, usprawnisz obieg dokumentów i zaoszczędzisz czas oraz pieniądze. Sprawdź, co możemy Ci zaoferować: https://aplitt.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/