Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Wiesz już, że Elektroniczny Obieg Dokumentów, to rozwiązanie dla Twojej firmy? Twój przełożony zaaprobował Twój pomysł, a może sam go zaproponował? Zastanawiasz się pewnie jednak – jak sprawnie przeprowadzić wdrożenie? Śpieszymy z odpowiedzią!
Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Na początek – krótkie przypomnienie – o czym w ogóle mówimy? System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwoli przede wszystkim na lepsze zarządzanie dokumentami, ich obiegiem, a tym samym optymalizację procesów biznesowych.
Rozbudowane moduły, pozwolą na zbudowanie workflow wszystkich dokumentów w firmie, dzięki czemu zoptymalizujesz procesy, zwiększysz dynamikę firmy, zdobędziesz łatwy dostęp do informacji biznesowych firmy, akceptacji dokumentów i ich przepływu.
Aplikacja EOD to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, przepływem pism przychodzących, dziennikiem korespondencji, szczegółowej dokumentacji projektu, archiwum dokumentów, listami obecności pracowników, obsługi zadań, faktur… i wiele wiele więcej!
Poznaj korzyści dla pracowników, wypływające z użytkowania aplikacji zapewniającej elektroniczny obieg dla: księgowej, sekretarki, administartora środków trwałych, prezesa firmy, czy też administratora telefonów służbowych! Zajrzyj na nasz kanał YouTube!
Dlaczego nie warto wdrażać systemu samodzielnie?
Po pierwsze – na pewno nie próbuj zabierać się sam za wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Myślisz, że warto poświęcić miesiące na nauczenie się systemu, wziąć na siebie odpowiedzialność odpowiedniego zaprogramowania każdego obiegu dokumentów, a potem tłumaczyć się dyrektorowi z marnych efektów Twojej pracy? (bez urazy ; ) ).
Nie próbuj wdrażać Elektronicznego Obiegu Dokumentów samodzielnie. Nie rób sobie tego.
Jeśli zależy Ci na czasie, a przede wszystkim – kosztach – lepiej od razu skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która zrobi to szybko, otoczy Cię wsparciem powdrożeniowym i da gwarancję, że wszystko zadziała dobrze!
Ale spokojnie, nie jesteś bezużyteczny! Artur Augustyniak, szef wdrożenia EOD nie tylko w naszej firmie, ale i u naszych klientów odpowiada krótko – na pewno będziemy potrzebowali Twojej pomocy!
Czego potrzebujemy, żeby wdrożenie przebiegło szybciej?
– Przede wszystkim musimy mieć osobę, która zajmie się koordynacją całego procesu. To niekoniecznie musi być Kierownik projektu, a osoba, która rzeczywiście zna organizację, a przede wszystkim – jest pozytywnie nastawiona do tego typu przedsięwzięcia.
System ma załatać dziury procedularne.
Artur Augustyniak | Kierownik Działu Wsparcia Produkcji Oprogramowania
Jej wkład w projekt? Przede wszystkim potrzebujemy wiedzy – musimy znać procesy w firmie, strukturę organizacyjną i funkcyjną, zakres odpowiedzialności i uprawnień pracowników.
– W trakcie wstępnych ustaleń spisujemy dokument analizy przedwdrożeniowej. Na podstawie tego ustalamy dalsze czynności, które mają się zadziać już w systemie elektronicznym. Natomiast przy zbieraniu wymagań najczęściej staramy się pytać o te bolączki, o te problemy, które ma firma, co aktualnie przeszkadza w pracy, co opóźnia, z czym najczęściej mają problemy – od tego przede wszystkim zaczynamy, bo system ma nam pomóc załatać te wszystkie dziury proceduralne i organizacyjne.
Analiza pozwala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).
Analiza przedwdrożeniowa składa się z następujących etapów:
- opis stanu obecnego i wymaganych korzyści,
- opis potrzeb Klienta,
- opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
- przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
- wycena poszczególnych elementów wdrożenia systemu.
Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Aby jak najlepiej i jak najszybciej przeprowadzić wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów należy:
- zaaktualizować obecną dokumentację dotyczącą Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
- skontaktować się z profesjonalną firmą zajmającą się wdrożeniami EOD,
- nominować doświadczonego pracownika do współpracy w projekcie,
- wspólnie z firmą wdrożeniową zaplanować projekt poprzez przeprowadzenie analizy przedwrożeniowej,
- ustalić z firmą zajmującą się wdrożeniem EOD szczegóły obiegów konretnych dokumentów,
- odpowiednio poinformować pracowników o wdrożeniu EOD,
- jeśli to konieczne – zaplanować szkolenia dla pracowników,
- przejąć wdrożony system od firmy i wykorzystywać pełnię jego możliwości!
Ile trwa wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
Gdy zbierzemy już wszystkie ustalenia… po prostu przechodzimy do działania! W zależności od tego jakie masz dla nas zadanie – może zająć to mniej lub więcej czasu, ale spokojnie – nie będziesz musiał czekać wieki – od razu ustalamy datę zakończenia wdrożenia, a w trakcie pracy na bieżąco informujemy Cię o postępach.
Najczęściej bardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.
Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Pobierz checklistę już teraz!
Co dalej?
Gdy zbierzemy już wszystkie ustalenia… po prostu przechodzimy do działania! W zależności od tego jakie masz dla nas zadanie – może zająć to mniej lub więcej czasu, ale spokojnie – nie będziesz musiał czekać wieki – od razu ustalamy datę zakończenia wdrożenia, a w trakcie pracy na bieżąco informujemy Cię o postępach.
Po przygotowaniu systemu do Twoich potrzeb, nadajemy Ci uprawnienia, pokazujemy pracownikom co mogą za jego pomocą zrobić i… właściwie możesz cieszyć się, że Elektroniczny Obieg Dokumentów działa już w Twojej firmie!
Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia m.in.:
- żaden dokument nie zaginie w systemie,
- minimalizujesz obieg dokumentów papierowych dokumentów,
- przyspieszasz procesy biznesowe,
- zyskujesz dostęp do rozwiązania OCR,
- prowadzisz przejrzysty dziennik korespondencji,
- w aplikacji masz dostęp do każdego archiwum dokumentów firmy,
- następuje automatyzacja obiegów na każdym możliwym etapie,
- masz pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów,
- eliminujesz ryzyko błędnych danych i zdublowanych faktur.
Podziel się treścią:
