W 2022 roku rozpoczęliśmy współpracę z dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwem produkcyjnym, specjalizującym się w wytwarzaniu opakowań z tworzyw sztucznych dla klientów z sektora spożywczego i chemicznego.

Problemy, z jakimi mierzył się dział IT, są częste w firmach produkcyjnych rozwijających się szybciej niż ich zaplecze technologiczne.

Jeden specjalista IT to za mało, by utrzymać produkcję bez zakłóceń

Za wszystkie zgłoszenia i incydenty odpowiadała jedna osoba – bez wsparcia zewnętrznego i bez możliwości delegowania zadań. W praktyce oznaczało to, że proste problemy, jak blokada konta użytkownika czy restart drukarki, konkurowały o uwagę z awariami systemów produkcyjnych. Brakowało procedur, narzędzi serwisowych i czasu, by zająć się analizą przyczyn problemów lub ich trwałym rozwiązaniem. Użytkownicy końcowi coraz częściej działali na własną rękę, co prowadziło do chaosu i ryzyka błędów. Zespół IT działał reaktywnie, bez jasnego priorytetyzowania zgłoszeń i bez możliwości bieżącego raportowania statusu spraw.

Brak kontroli nad środowiskiem Microsoft 365 prowadził do chaosu i ryzyka

Środowisko Microsoft 365, choć dostępne, nie było w pełni wykorzystane ani skutecznie zarządzane. Brak centralnej kontroli nad licencjami i użytkownikami powodował bałagan organizacyjny – część kont nie była używana, inne nie miały przypisanych ról lub były aktywne mimo braku potrzeby. Zespołowi IT brakowało czasu na konfigurację mechanizmów bezpieczeństwa (np. MFA), a usługi takie jak OneDrive czy SharePoint funkcjonowały w sposób niespójny, zależnie od działu. Brak automatyzacji aktualizacji i audytu aktywności zwiększał ryzyko nieautoryzowanego dostępu i błędów konfiguracyjnych.

Problemy były dostrzegane dopiero wtedy, gdy produkcja już została zakłócona

Firma nie korzystała z żadnego centralnego systemu monitoringu. Problemy były zauważane dopiero wtedy, gdy wpływały bezpośrednio na produkcję – np. gdy przestawał działać serwer plików, łącze internetowe lub system ERP. Nie istniały narzędzia, które pozwalałyby przewidzieć awarie, kontrolować zużycie zasobów lub analizować trendy. Zespół IT działał „po omacku”. Nie wiedział, gdzie występują przeciążenia, kiedy kończy się miejsce na dyskach i czy któryś z systemów nie generuje nadmiarowego obciążenia. Brak danych historycznych uniemożliwiał analizę przyczyn problemów, a każda awaria wywoływała efekt domina i dezorganizowała działania innych działów.