Wdrożenie obieg dokumentów w formie elektronicznej to plan wielu firm, które chcą działać wydajniej, szybciej i ekologicznej. Zanim jednak zdecydują się na ten krok, muszą odpowiedzieć na pytanie „czy jesteśmy gotowi na zmiany?”. Udzielenie jasnej odpowiedzi jest trudniejsze, niż mogłoby się wydawać.

Zazwyczaj firmy sięgają po EOD, chcąc usprawnić procesy przepływu informacji, zminimalizować koszty prowadzenia działalności i oszczędzić czas. Zależy im też na porządku, który jest bardzo trudny do osiągnięcia przy stosach papierów. Dzięki obiegowi dokumentów potrzebne faktury można znaleźć za pomocą kilku kliknięć, a korzystając z pomocy OCR, czyli skanowaniu treści faktur, pism nie trzeba przepisywać ręcznie.

Szybko, sprawnie i legalnie to dla firm wizja błyskawicznego podniesienia standardu przedsiębiorstwa, z jednoczesną kontrolą i wglądem w drogę dokumentu na każdym etapie – od stworzenia pisma, przez wysyłkę, aż do dostarczenia. Ważny jest również fakt, że Elektroniczne dokumenty mają moc prawną na tym samym poziomie, co dokumenty w formie klasycznej.

Aby cieszyć się wszystkimi wyżej wymienionymi zaletami, proces wdrożenia systemu musi być przemyślany i „zbudowany” pod kątem potrzeb danego przedsiębiorstwa. Konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniego wywiadu, podczas którego kierownicy porozmawiają z pracownikami o ich potrzebach, z którymi system mógłby sobie poradzić.

Szczególnie ważna jest rozmowa z osobami, których system będzie dotyczył w pierwszej kolejności. Pracownicy administracyjni, księgowi, managerowie poszczególnych komórek oraz dział handlowy na pewno będą mieć ciekawe pomysły – wystarczy dam im czas i zachęcić do dyskusji.

Rozmowa to podstawa także w celu uświadomienia pracowników o potrzebie zmian. Niektórzy boją się, że zostaną zastąpieni przez system. Inni nie mają wystarczających umiejętności cyfrowych. To także bardzo ważny temat, który poruszony odpowiednio wcześnie, pozwoli Ci zaplanować odpowiednie szkolenia i przygotować pracowników na zmiany.

O tym, jakie działania przeprowadzić przed wdrożeniem EOD – przeczytasz tutaj.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak zwiększyć umiejętności cyfrowe wśród pracowników – kliknij tutaj.

Pamiętaj, że przykład idzie z góry. Wskaż zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów, szczególnie skupiając się na tym, że system ograniczy trudności komunikacyjne i przyśpieszy procesy decyzyjne (np. aby uzyskać podpis kierownika lub prezesa nie będzie trzeba czekać na spotkanie, zamiast tego zgoda zostanie udzielona za pomocą jednego kliknięcia). Dzięki temu wzbudzisz zaufanie do EOD i zaciekawisz pracowników, którzy chętniej zaangażują się w pomoc w określaniu potrzeb.

Oprócz rozmowy z pracownikami konieczna jest analiza sektora działalności, charakterystyki i ilości dokumentów, jakie są przetwarzane. To, czy pracujesz na stanach magazynowych, umowach i fakturach (a szczególnie jak często i w jakiej ilości) może mieć kluczową rolę w planowaniu EOD.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to także konieczność podjęcia wyboru, czy chcesz, aby system znalazł się w chmurze. W ten sposób nie będziesz musiał inwestować w sprzęt oraz zakup jednorazowych licencji. Dostaniesz dostęp do abonamentowej wersji systemu, który fizycznie będzie zainstalowany na serwerach dostawcy.

Wybierając ten wariant, płacisz co miesiąc za każdego aktywnego uczestnika. To opcja dla firm, gdzie ilość użytkowników nie przekroczy kilku lub kilkunastu. W innym przypadku lepiej zastanowić się nad jednorazową opłatą.

Wolisz instalację na własnym serwerze? Budżet pozwala Ci zapłacić jednorazowo na całą usługę? Zastanów się nad wszystkimi opcjami, biorąc pod uwagę możliwości Twojego działu IT.

Moduły Elektronicznego Obiegu Dokumentów potrafią spowodować zawroty głowy. Nie dlatego, że są skomplikowane – wręcz przeciwnie, EOD to system wyjątkowo intuicyjny. Problemem jest nagromadzenie się informacji, które przekazane jednocześnie, mogą wprowadzić chaos.

Jeśli powoli zapoznasz się z danymi modułami, będziesz w stanie stwierdzić, czy dane rozwiązanie przyda się w Twojej firmie. O ile moduł Faktury czy Kontrahenci może od razu zwrócić Twoją uwagę, tak inne mogą okazać się dodatkiem, z którego nie będziesz chciał korzystać wewnątrz przedsiębiorstwa.

Określ swoje potrzeby, a wątpliwości rozwiej ze specjalistami.

Gotowość pracowników i firmy do wdrożenia EOD zaczyna się od osób, które są w stanie przeprowadzić innych przez zmiany, określić potrzeby i konsultować wątpliwości. Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie są takie osoby, już niedługo będziesz cieszyć się usprawnionymi procesami decyzyjnymi, przyśpieszeniem realizacji zadań i nauką nowych rozwiązań.