Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na korzystanie z podpisu kwalifikowanego i wdrażają dokumentację elektroniczną jako nowy standard w firmach. Aż 20% firm z sektora MŚP deklaruje przeprowadzenie cyfrowej transformacji i chęć dalszych zmian. Dlaczego tak jest? Czemu biuro paperless nie jest już wyborem, a koniecznością?

Bezpieczeństwo to dziś podstawa. Jak wynika z danych Check Point Research, w 2021 roku w Polsce nastąpił wzrost cyberataków o niemal 40% w porównaniu z rokiem ubiegłym. Są one zagrożeniem dla funkcjonowania firmy, ale też ogromnym wyzwaniem, ponieważ konsument wie, czym ryzykuje. Świadomy kupujący, jak jeszcze nigdy, chroni swoje dane osobowe i oczekuje bezpieczeństwa. Dotyczy to zarówno klientów, którzy dzielą się danymi, by zamówić produkt, jak i dużych korporacji, podejmujących współpracę na lata.

Nie da się ukryć, że pandemia miała znaczący wpływ na rozwój kultury paperless w firmach, jednak sprawiła też, że cyberprzestępcy zauważyli smaczny kąsek, jakim są niewystarczające zabezpieczenia i nieuważność pracowników. To właśnie człowiek jest najsłabszym ogniwem, który bez odpowiednich rozwiązań udostępnianych wewnątrz firmy, zawsze będzie podatny na zewnętrzne zagrożenia. Osoby zatrudniane muszą mieć odpowiednią wiedzę związaną z tożsamością cyfrową – nie ma wątpliwości, jednak pracodawca także ma obowiązki, do jakich należy m.in. zapewnienie odpowiednich warunków i minimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.

Dziś oprogramowania antywirusowe to już za mało. Firmy potrzebują sposobu na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Kwalifikowany podpis elektroniczny, Elektroniczny Obieg Dokumentów, dane na nośniku trwałym oraz kopie zapasowe, które wykonywane są automatycznie, to podstawa, by zapewnić bezpieczeństwo i zwiększyć zaufanie wśród klientów. Papier nie jest bezpieczny, tani, trwały i szybki do przekazania, a co za tym idzie – nie spełnia dziś potrzeb konsumenta.

No właśnie, ale na czym zaoszczędzisz, jeśli zdecydujesz się na rozwiązania paperless?

Dzięki kulturze paperless zyskasz czas i przestaniesz generować koszty związane z użyciem papieru. Oszczędzisz m.in. na:

• akcesoriach biurowych;
• papierze do drukarek (na którym drukujesz umowy, aneksy i rozporządzenia);
• kopertach i kartonach;
• eksploatacji drukarek (naprawie sprzętu i wymianie tonerów);
• opłatach pocztowych oraz czasie spędzonym na wysyłaniu, oczekiwaniu i odbieraniu przesyłek.

Pracownicy będą mogli odetchnąć z ulgą – dzięki rozwiązaniom paperless, dokumenty zeskanują, przekażą i podpiszą za pomocą kilku kliknięć.

Rezygnacja z dokumentacji papierowej jest możliwa, jednak nie dla każdej firmy wygląda tak samo. W zależności od rodzaju działalności będzie różnił się stopień zaawansowania wdrożenia, dlatego tak ważny jest odpowiedni audyt przedwrożeniowy i poznanie potrzeb oraz oczekiwań klienta.

Nie wszystko, co firma planuje, da się wdrożyć (przynajmniej nie od razu), istnieją za to funkcjonalności, o których właściciele firm nie mają często pojęcia, a mogą w prosty sposób zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa o kilkanaście procent. Nawet częściowe przejście na paperless będzie odczuwalne i zauważone przez pracowników oraz klientów.

Podczas wdrażania kultury paperless bardzo ważne jest odejście od postrzegania ekologicznego biura, jako czegoś drogiego. Tworzenie i wprowadzanie na rynek nowych technologii nie jest wydatkiem stałym, z czasem ulega zmniejszeniu, a ostatecznie – na przestrzeni miesięcy od lat, generuje oszczędności, które są realne i policzalne.

Dobrym przykładem innowacji jest energia odnawialna, np. słoneczna czy wiatrowa. Choć same koszty na początku mogą wydawać się duże, w perspektywie czasu, oszczędzone pieniądze mogą okazać się ważną częścią przyszłych inwestycji.

Dziś celem ekologii jest całkowita redukcja zanieczyszczeń i odpadów oraz zmniejszenie wykorzystywania zasobów materialnych, oraz ludzkich. Firmy skupiają się na zintegrowanej ochronie środowiska, ekologicznych modelach biznesowych i designie, który będzie zgodny ze zrównoważonym rozwojem.

Rynek wyraźnie pokazuje, że dbałość o środowisko to dziś podstawa, która sprawia, że przedsiębiorstwo ma wysoką wartość na rynku. Wymogi definiuje nie tylko prawo, ale także potrzeby konsumentów.

Oto przykłady.

• PRZYKŁAD 1.: Duże koncerny zostaną zobowiązane do obniżenia średniej emisji CO2 w przypadku nowych samochodów o 55% (od 2030 roku) i o 100% (od 2035 roku) w porównaniu z wynikami z 2021 roku. Oznacza to, że wszystkie nowe samochody rejestrowane od 2035 roku na terenie UE nie będą mogły być już wyposażone w silniki spalinowe.
• PRZYKŁAD 2.: Największe sieciówki (np. Zara) informują, że do 2025 postawią na naturalne materiały, a ich firmy będą w 80% ekologiczne.

Ponadto trwają prace nad nowymi przepisami UE, które mają zwrócić uwagę na dbałość i trwałość, a także wpływ na środowisko takich produktów jak ubrania, meble, farby czy części samochodowe. Mogą im towarzyszyć nowe dokumenty, ale też obowiązek naprawy produktów w czasie ich gwarancji (można więc zakładać, że również zasady przyjmowania gwarancji ulegną zmianie).

Informacje o zmianach zazwyczaj podawane są w terminie wynoszącym kilka lub kilkanaście lat. Jeśli firmy będą zobligowane do przejścia na rozwiązania paperless, może okazać się, że czasu jest stosunkowo niewiele – jednej firmie gruntowne zmiany zajmą rok, drugiej kilka lat. Wszystko zależy od aktualnego stopnia cyfryzacji. Dlatego już dziś warto myśleć o ekologicznych rozwiązaniach, zaczynając od redukcji papieru.

Kultura paperless w firmie wpłynie na oszczędzanie energii, redukcję emisji gazów cieplarnianych, oszczędniejsze wykorzystywanie zasobów, a także optymalizację procesów i łatwiejsze sterowanie łańcuchem dostaw. Zalet kultury paperless dla firm jest bardzo wiele, dlatego skonsultuj swoje potrzeby ze specjalistą, który odpowie na najważniejsze pytania i zaproponuje najlepsze rozwiązania.