Jednym z głównych trendów transformacji cyfrowej jest kultura paperless, która pozwala zoptymalizować działania wewnątrz firmy i uzyskiwać lepsze wyniki finansowe. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest paperless, jakie daje korzyści i jak przygotować się do wdrożenia. Będzie jasno, rzeczowo, ze statystykami i koniecznie – przykładami z życia wziętymi!   

Szukając opisu pojęcia paperless, można natknąć się na różne – mniej lub bardziej skomplikowane definicje. Czy warto się z nimi zapoznać? Oczywiście. Jednak czy dzięki temu stwierdzisz, jakich rozwiązań potrzebujesz? Niekoniecznie.  

Czytając o paperless, najczęściej natrafisz na artykuły, które wskazują proekologiczne zalety digitalizacji dokumentów i opisują sposoby na generowanie oszczędności poprzez eliminację pism papierowych – to wszystko prawda. Jednak mimo to kultura paperless, jakkolwiek nie zostanie zdefiniowana, powinna być postrzegana jako coś więcej – pierwszy krok do transformacji cyfrowej, bez której coraz trudniej wyobrazić sobie działanie firm za kilka lub kilkanaście lat.  

Nie jest też tak, że koniecznie musisz wiedzieć, które usługi sprawdzą się w Twoim przedsiębiorstwie. Specjaliści, którzy rozwijają firmy poprzez techniczne wsparcie podczas wdrażania kultury paperless i transformacji cyfrowej, powinni być otwarci na zapoznanie się z Twoimi wątpliwościami i wyjście z konkretnymi propozycjami. Firmy, takie jak Aplitt, wiedzą, że nie musisz być specjalistą w dziedzinie digitalizacji, by chcieć zysków ze zmiany procesów wewnątrz swojego przedsiębiorstwa.

Polska zajmuje dalekie, bo dopiero 24 miejsce na 27 państw członkowskich w unijnym indeksie gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego (DESI 2021). Co gorsza, podstawowe umiejętności cyfrowe posiada mniej niż połowa społeczeństwa (44%) w wieku od 16 do 74 lat. 

Mimo to, według raportu Digital Poland „Technologia w służbie społeczeństwu” z 2021 roku, aż 57% Polaków jest otwarta na nowe technologie. Niewątpliwie ma to związek z dorastaniem nowych pokoleń, które doskonale „dogadują się” z rozwiązaniami cyfrowymi.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wynik ten będzie się jedynie zwiększać – wystarczy spojrzeć na najmłodsze pokolenie Polaków – dzisiejsi 3-latkowie często radzą sobie lepiej ze smartfonami i obsługą komputera niż rodzice. 😊  

Czasami można spotkać się ze stwierdzeniem, że „paperless to coś nowego”. Jest wręcz przeciwnie. Firmy, które „zaprosiły” do siebie kulturę paperless już niedługo zdecydują się na proces transformacji cyfrowej.  

Nie korzystając z rozwiązań paperless, nie jest się więc jedynie o krok do tyłu, a przynajmniej o dwa – a to z perspektywy czasu, jaki poświęca się na wdrożenie i określenie potrzeb, szmat czasu, który później trudno będzie nadrobić.

Nie ma wątpliwości, że „biznes bez papieru” staje się koniecznością, a firmom, które nie poddają się temu trendowi, coraz trudniej będzie funkcjonować na rynku. Można wręcz powiedzieć „pokaż mi, ile masz segregatorów, a powiem Ci, jaką firmą jesteś”.  

W raporcie „Przyszłość w erze cyfrowej zmiany” wydanym przez Infuture Institute, Natalia Hatalska – założycielka i CEO foresight infuture – zaznacza, że digitalizacja zaczęła się już w 2000 roku, zmieniając całkowicie branżę muzyczną, fotograficzną czy wypożyczalnie filmów. Od tego czasu cyfryzacja postępuje. 

O tym, że digitalizacja nie jest nowym zjawiskiem, można przeczytać także w raporcie „Technologia w służbie społeczeństwu” wydanym przez Fundację Digital Poland. Eksperci zaznaczają w nim, że pandemia znacznie przyspieszyła procesy integracji nowych technologii z niemal wszystkimi obszarami działania naszego życia. 

Sytuacja nie jest jednak prosta. Ostatnie lata wyraźnie pokazują, że powodzenie cyfrowej transformacji w firmach nie będzie zależeć od szerokiego dostępu do nowoczesnych rozwiązań, ale przede wszystkim od poziomu ich akceptacji i umiejętności cyfrowych. 

Wspomniana wcześniej Natalia Hatalska pisze, że „mimo tego 20-letniego doświadczenia we wdrażaniu zmian związanych z transformacją cyfrową, organizacje i firmy wciąż nie potrafią sobie z nią poradzić. Badania pokazują, że aż 70% tego typu działań nie osiąga założonego celu”. 70%! To udowadnia, że transformacja cyfrowa w firmie nie jest spacerem po parku, a raczej wyprawą do niebezpiecznej dżungli. 

Aby transformacja cyfrowa przebiegła pomyślnie, potrzebne są głębokie zmiany, nie tylko w używanych technologiach, ale i organizacji. Najpierw musi powstać solidna kultura paperless, którą poprowadzą liderzy. Jeżeli przedsiębiorcy nie dadzą przykładu pracownikom, to digitalizacja przedsiębiorstwa się nie uda! Mówi o tym wielu przedstawicieli wiodących biznesów. 

Oto przykłady: 

Zgodnie ze słynnym powiedzeniem, że »kultura zjada strategię na śniadanie«, największą siłą napędową transformacji cyfrowej są ludzie i kultura organizacyjna

Monika Nowak-Toporowicz | Chief Technology and Information Officer | Virgin Media Irlandia, UPC Polska

Analizy Microsoft wyraźnie pokazały, że znaczący wzrost produktywności uzyskują dopiero te firmy, które łączą wprowadzenie technologii z działaniami na rzecz wzmocnienia cyfrowej kultury organizacyjnej

Michał Gołębiewski | Dyrektor segmentu MŚP Microsoft w Polsce

Fundamentalne dla sukcesu transformacji jest właściwe zaangażowanie pracowników poprzez budowanie otwartej, niehierarchicznej i cross-funkcjonalnej społeczności, która stanie się wewnętrznym silnikiem napędzającym transformację

Tomasz Staszelis | Chief Digital Officer | ZF Polpharma

W Aplitt też w to mocno wierzymy, a nasze działania skupiają się zarówno na aspekcie technologicznym, jak i kulturowym.

Przejdźmy do korzyści, które daje biznesowi digitalizacja związana z przełączeniem się na paperless.

Oto kilka statystyk:

Przechodząc na paperless, generujesz oszczędności. Potwierdzają to najnowsze badania Digital Poland. Na pytanie „jakie przewagi uzyskuje firma inwestująca w cyfryzację biznesu” pierwsze miejsce uzyskała odpowiedź „oszczędność kosztów”.

Jak pokazuje Raport „Dobre Praktyki” Forum Odpowiedzialnego Biznesu za 2019 rok, działania na rzecz ochrony środowiska były najdynamiczniej rozwijającym się obszarem firm – nastąpił wzrost o ponad 35% w odniesieniu do poprzedniej edycji raportu.

Wśród 321 przykładów proekologicznych projektów zgłoszonych przez 129 organizacji znalazły się m.in. takie, które dotyczyły ograniczenia zużycia papieru, plastiku, gospodarki obiegu zamkniętego, ochrony bioróżnorodności, edukacji środowiskowej czy przeciwdziałania kryzysowi klimatycznemu.

Przykładowo, dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów w samym obszarze logistyki, firma Żabka generuje roczne oszczędności wynoszące około 15 mln arkuszy papieru w skali roku, a z kolei Santander Consumer Bank – 63 tony papieru (dane z „Poradnika paperless”; biznesbezpapieru.pl).

Jak produkcja papieru odbija się na środowisku? 1,5 miliarda faktur papierowych rocznie wystawianych w Polsce oznacza:

• wycinkę 255 tysięcy drzew,
• zużycie 120 tysięcy MWh energii elektrycznej
• zużycie około 6,6 miliardów litrów wody (jest to równowartość 30 000 basenów olimpijskich!).

Ponadto przyjmuje się, że średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania jednej papierowej faktury wynosi 50 g, a e-faktury tylko 5 g. Chociaż częściowe ograniczenie zużycia papieru pozwoliłoby znacznie ograniczyć wycinkę lasów, a także istotnie wpłynęłoby na zredukowanie emisji CO2 do atmosfery.

Wspierając ekologiczne rozwiązania, firma buduje dobry wizerunek, co pozytywnie wpływa na jej całokształt.

Badania pokazują, że firmy coraz więcej inwestują w cyberbezpieczeństwo. Pozornie może wydawać się, że dokumentacja w archiwum jest bezpieczniejsza, niż w chmurze… nic bardziej mylnego! Technologie w zakresie cyberbezpieczeństwa są dziś najlepszym sposobem na zabezpieczenie biura.

Kwalifikowane formy podpisu elektronicznego to standard, chociażby w sprawozdaniach finansowych, zgłoszeniach w CRBR czy zamówieniach publicznych. Prawo w coraz szerszym stopniu wspiera budowanie procesów biznesowych w oparciu o bezpieczną komunikację online, a wiadomości e-mail, sms, nagrania audio lub wideo stają się dokumentami.

Dziś bezpieczeństwo to cyfryzacja – o ile zmiany zostaną przeprowadzane z firmą, która wie jak zabezpieczyć wszystkie Twoje dane.

Paperless może dać wiele pozytywnych zmian w organizacji. Na przykład:

Kultura paperless zostanie nie tylko zaakceptowana przez pracowników, ale i polubiona. Nasi pracownicy potwierdzają, że nie wyobrażają sobie powrotu do starego systemu!

Transformacja cyfrowa to nieunikniona zmiana, która prędzej czy później czeka każdy biznes. Biznes to ludzie, a ludzie obawiają się zmian, bo nie da się do końca przewidzieć ich skutków. Przedsiębiorcy powinni zrozumieć te obawy, by znaleźć i wdrożyć odpowiednie rozwiązania.

Przykład? W czasie ery przemysłowej ludzie bali się i byli przeciwni zastąpieniu ludzi maszynami w procesie produkcyjnym, czego następstwem było pojawienie ruchu oporu o nazwie luddyzm. Jego członkowie protestowali przeciwko zmianom sposobu ich życia i nowej etyce pracy, którą powstała przez wynalezienie maszyn tkackich. Z biegiem czasu okazało się, że maszyny to nic strasznego, a dzięki nim ludzie mogą zająć się innymi, kreatywniejszymi zadaniami. Pojawiły się korzyści na wielu płaszczyznach, a luddyzm upadł.

Historia lubi się powtarzać… 😊

W październiku 2021 u jednego z naszych klientów z branży finansowej wdrożyliśmy Archiwum Dokumentacji Elektronicznej. Dzięki niemu klient zyskał możliwość przechowywania dokumentów elektronicznych w sposób umożliwiający dostęp do nich w przyszłości w niezmienionej postaci. To rozwiązanie przypominające nośnik trwały pozwoliło na przechowywanie, ale i dystrybucję dokumentacji z wykorzystaniem technologii typu  SOFTWAREWORM.

Podczas wdrożenia wykorzystano zaawansowane technologie kryptograficzne, m.in. Blockchain (gdzie dane są zapisywane w blokach danych, powiązanych unikatowymi kluczami, a do tego każdy blok posiada znacznik czasowy mówiący o tym, kiedy został utworzony). Tak stworzona baza danych jest odporna na manipulację, a dokumenty w niej zawarte mogą być podpisywane pieczęcią cyfrową i wysyłane drogą elektroniczną na adres e-mail klienta.

Rozwiązanie to jest w pełni zgodne z europejskimi i polskimi wymogami prawnymi dotyczącymi informatycznych nośników danych, co potwierdziła niezależna kancelaria prawna specjalizująca się w obszarze IT.

Dzięki temu rozwiązaniu paperless klient nie tylko uzyskał pełną zgodność z wymaganiami prawnymi, ale przede wszystkim zaczął generować oszczędności. Wszystko dlatego, że trwały nośnik pozwala na elektroniczne wysyłanie dokumentów, które dotychczas MUSIAŁY być wysyłane drogą pocztową – regulaminy, umowy czy aneksy do nich. Już wkrótce dowiemy się, jaką kwotę udało się dzięki temu zaoszczędzić!

U tego samego klienta z branży finansowej wdrożyliśmy narzędzie BioSign, które zintegrowaliśmy z głównym modułem transakcyjnym. Rozwiązanie to umożliwia wykonanie podpisu biometrycznego z wykorzystaniem tabletu. Tym samym wszystkie cechy odręcznie składanego podpisu są przekształcane na wersję elektroniczną.

Tablet nie odzwierciedla wyłącznie postaci graficznej, ale mierzy takie wartości jak siła nacisku, przyspieszenia, szybkości ruchu ręki czy kierunek wykonania kolejnych linii. Podpis złożony na tablecie czy padzie umożliwia pełną identyfikację osoby, która go złożyła i jest integralną częścią dokumentu PDF.

Po wielu latach współpracy klient zdecydował się na pełną optymalizację przedsiębiorstwa pod kątem paperless. Jej celem stało się całkowite wycofanie papieru w procesie obsługi swoich klientów. Wszystkie wnioski, umowy, zgody podpisywane przez klienta w placówkach mają być realizowane w postaci elektronicznej.

Technologia cały czas się rozwija, a wraz z nią udostępniane biznesom narzędzia. W zależności od tego, jaką działalność prowadzisz i który proces w swojej firmie chcesz scyfryzować – musisz dobrać odpowiednie rozwiązania.

Lepszy, bardziej kontrolowany obieg faktur w firmie? Wybierz Elektroniczny Obieg Dokumentów. Ograniczenie wysyłki pism do masowego klienta? Pomyśl o nośniku trwałym! Bezpieczniejszy, szybszy i wygodniejszy podpis? Odpowiedzią będzie podpis kwalifikowany, podpis biometryczny, a także pieczęć kwalifikowana…

Wszystko zależy od Twoich potrzeb, przygotowania organizacji do transformacji cyfrowej, a także budżetu. Pozwól nam się poznać, a przygotujemy rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb z uwzględnieniem podstawowego dla nas wymogu – IT powinno mieć ludzką twarz. 😊

Źródła:

• Instytut Badań nad Gospodarką Rynkową,
• infuture.institute,
• Cyfrowa Polska,
• obserwatorium.biz,
• Digital Poland,
• Dell Technologies.