CASE STUDY

Migracja do chmury
Microsoft 365 w Aplitt

CASE STUDY

Migracja do chmury
Microsoft 365 w Aplitt

WYZWANIE

WYZWANIE

Jesteśmy trójmiejską firmą informatyczną i działamy na polskim rynku od 1997r. Tworzymy i utrzymujemy kompleksowe systemy informatyczne dla banków i instytucji finansowych oraz dostarczamy rozwiązania zwiększające efektywność i automatyzację dużych i średnich przedsiębiorstw. Zgodnie z maksymą HUMAN FACE OF IT tworzymy rozwiązania dla ludzi i przez ludzi.

Gdy doszło do globalnego lockdownu, wyposażyliśmy 432 pracowników w narzędzia do kompleksowej pracy zdalnej – komunikacji, video i telekonferencji, wymiany plików i prowadzenia projektów. A jednocześnie stanęliśmy przed wyzwaniem zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa, integralności i dostępności przetwarzanych danych.

WYZWANIE

Płynne przejście do pracy zdalnej, wykształcenie nowej kultury pracy, sprawne i bezpieczne wdrożenie rozwiązań chmurowych z uwzględnieniem wytycznych KNF oraz zaleceń ISO 27001, 27002 i 27018 by „zapewnić skuteczne i właściwe wykorzystanie kryptografii do ochrony poufności, autentyczności i / lub integralności informacji (…)”.

Andrzej Krasowski, Kierownik Projektu, Aplitt

ONLINE, OFFLINE I HYBRYDOWO

ONLINE, OFFLINE I HYBRYDOWO

Pandemia na niespotykaną dotąd skalę przyspieszyła proces digitalizacji polskich przedsiębiorstw, chociaż nie brakuje opinii, że przyspieszyła jedynie to co nieuniknione.

Tak czy inaczej rosnące wymagania klientów, oczekiwanie szybkiej obsługi czy maksymalnie skróconego czasu dostawy produktów stały się faktem a przedsiębiorcy musieli rozważyć zmiany w prowadzeniu działalności, które pozwolą tym oczekiwaniom sprostać. I zapewnić dostępność usług zarówno offline jak i online.

Chociaż w większości firm digitalizacja ograniczyła się do inwestycji w podstawowe oprogramowanie biurowe typu Office 365, oprogramowanie do obsługi konferencji typu Teams, Zoom oraz systemy CRM i elektroniczne obiegi dokumentów to część z nich zdecydowała się na przeniesienie (częściowo lub całkowicie) zasobów do chmury.

microsoft office aplitt

migracja do chmury Aplitt Microsoft

CHMURA – WYBÓR CZY KONIECZNOŚĆ

CHMURA – WYBÓR CZY KONIECZNOŚĆ

Co motywuje firmy do wyboru rozwiązań chmurowych? Przede wszystkim chęć poprawy komunikacji i współpracy, możliwość obniżenia kosztów, zwiększenie elastyczności i wygody prowadzenia firmy ale też – co ciekawe zwiększenie bezpieczeństwa danych. A warto podkreślić, że to właśnie brak zaufania do bezpieczeństwa chmury jeszcze niedawno stanowił największą barierę do jej wykorzystania w przedsiębiorstwie.

Digitalizacja może nie zostawić firmom wyboru – rozwiązania chmurowe są prostsze w implementacji, szybsze do uruchomienia a rezygnacja z nich może opóźnić rozwój firmy a nawet zamknąć ją na technologiczne nowości. Chmura stała się istotnym elementem naszej biznesowej rzeczywistości mimo zakorzenionych w naszej świadomości stereotypów, obaw i uprzedzeń.

„Ponad 64% przedsiębiorstw w Polsce korzysta z rozwiązań chmurowych a w ciągu najbliższego roku wdrożenie chmury planuje kolejne 26% firm.”

badania EY Polska „Transformacja cyfrowa firm 2020”

Mogracja do chmury MS Microsoft w 2 miesiące

Proces cyfryzacji rozpoczęliśmy kilka lat wcześniej, od wyeliminowania papierowych dokumentów poprzez wdrożenie i pełną konfigurację do realnych potrzeb i obsługiwanych procesów systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu z dnia na dzień, niezależnie od zajmowanego stanowiska i zakresu wykonywanych obowiązków mogliśmy przenieść naszą pracę do domów. Oczywiście zapewniając pracownikom dostęp do zasobów via szerokopasmowe szyfrowane łącze, spełniające wysokie standardy bezpieczeństwa.

O ile system elektronicznego obiegu dokumentów doskonale wspierał pracę zdalną to brak jednego, spójnego środowiska pracy zespołowej, z komunikatorem, współdzielonym kalendarzem, narzędziem do organizacji spotkań online, możliwością współtworzenia i udostępniania plików stanowił dużą niedogodność. Dotychczas wykorzystywane narzędzia okazały się niewystarczające. W firmie brakowało jednego wspólnego komunikatora, brakowało też licencji umożliwiających wszystkim, rozproszonym geograficznie pracownikom dostęp do Teamsów w pełnej funkcjonalności.

ZDANIEM EKSPERTA

„Decyzja o wdrożeniu rozwiązań chmurowych w Aplitt – zintegrowanym w ramach jednego interfejsu dostępie do chmury i zbudowaniu środowiska pracy zespołowej, była dość oczywistym następstwem zmian w organizacji pracy oraz naturalną konsekwencją wcześniej podjętej decyzji, że cyfryzacja jest jednym z priorytetów firmy i częścią jej strategii.”

Andrzej Krasowski, Kierownik Projektu, Aplitt

Konieczna okazała się zmiana środowiska poczty elektronicznej na ergonomicznego, wyposażonego w wygodnego klienta mobilnego, sprawne funkcje przeszukiwania poczty i dużą przestrzeń dyskową Outlooka. Co w praktyce oznaczało przeniesienie poczty z całą zawartością i kontaktami z serwera pocztowego Zimbra przy zachowaniu ciągłości pracy firmy.

Wybór pakietu Microsoft 365 był dość oczywisty. Taką decyzję podjęliśmy z uwagi na dotychczasowe doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań chmurowych w środowiskach naszych klientów oraz zdobyte w tym zakresie kompetencje. Istotne przy podejmowaniu decyzji okazały się także posiadane dotychczas licencje oraz możliwość uzyskania nowych w ramach podniesienia poziomu partnerstwa z Microsoft.

Pierwotnie korzystaliśmy z pakietu około 100 licencji na pakiet Office. Aktualnie wszystkim 423 pracownikom zapewniamy dostęp do narzędzi Microsoft 365 w zakresie dostosowanym do zakresu obowiązków i potrzeb pracowników. Korzystamy między innymi z pakietów Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 E3 oraz Office 365 E5.

Zakres wdrożonych rozwiązań chmurowych w ramach usługi Microsoft 365 w wersji E5, gwarantuje najwyższy z możliwych stopień poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych.

WYBÓR CHMURY TO DOPIERO POCZĄTEK

WYBÓR CHMURY TO DOPIERO POCZĄTEK

O ile M365 jest rozwiązaniem powszechnym, to jego wdrożenie w firmie, która musi sprostać restrykcyjnym normom bezpieczeństwa informacji i danych osobowych w chmurach obliczeniowych stanowiło duże wyzwanie.

Głównym obszarem działalności Aplitt jest obsługa informatyczna jednej z największych w Polsce instytucji finansowych. A to oznacza wysokie standardy bezpieczeństwa danych, wyznaczone przez KNF i normę ISO 27001, ISO 27002 oraz ISO 27018.

Migracja Aplitt do chmury musiała odpowiadać na wymogi, jakie postawił przed sektorem usług finansowych Urząd Komisji Nadzoru Finansowego. Dotyczy on przetwarzania informacji w chmurze obliczeniowej publicznej lub hybrydowej przez podmioty nadzorowane.

Dlatego wdrożenie Microsoft 365 wymagało dodatkowego zabezpieczenia chmury kluczami kryptograficznymi. Uruchomiliśmy dodatkowe zabezpieczenia kluczami prywatnymi Klienta (CK). Aby uzyskać CK, wystąpiła konieczność zmiany Tenanta (oprogramowania wielodostępnego, w którym pojedyncze wystąpienie oprogramowania działa na serwerze i obsługuje wielu dzierżawców) i migracji danych.

W zakresie realizacji tego typu zabezpieczeń byliśmy pionierem na polskim rynku. Sytuacji nie ułatwiał też model współpracy z producentem (odsprzedawca – InDirect), który wymagał od nas dużej samodzielności w projektowaniu zabezpieczeń, które finalnie zostały przez niego zaaprobowane.

Wykorzystanie pakietu Microsoft 365 jest stale monitorowane. A w ramach podniesienia bezpieczeństwa na końcówkach klienckich planujemy wdrożenie Microsoft Intune, czyli oprogramowania do zarządzania z chmury mobilnymi aplikacjami, urządzeniami i stacjami roboczymi.

JAK PRZYGOTOWALIŚMY SIĘ DO WDROŻENIA

JAK PRZYGOTOWALIŚMY SIĘ DO WDROŻENIA

  • Zaplanowaliśmy działania organizacyjne i określając ryzyko, a także przygotowując plan wdrożenia i ustalając role w zespole. Wyznaczyliśmy też koordynatora projektu.
  • Nabyliśmy niezbędne kompetencje. Mamy aktywny plan rozwoju umiejętności pracowników. Chcemy, aby w naszym zespole jak najwięcej specjalistów mogło określać swoją wiedzę na poziomie „ekspert”. W tym celu na bieżąco zdobywamy nowe certyfikacje.
  • Stworzyliśmy dokumentację wdrożeniową.
  • Wytworzyliśmy architekturę środowiska testowego.
  • Przenieśliśmy domeny i zmieniliśmy Tenanta.
  • Przygotowaliśmy się do migracji poczty m.in. przygotowując listę wytycznych dla użytkowników. Zadbaliśmy o to, by przejście na pakiet Office było sprawne, nie opóźniło czasu pracy i było przystępne dla każdego z pracowników.
  • Przeprowadziliśmy testy.
  • Określiliśmy licencje i ich przydział.
  • Stworzyliśmy dokumentację powdrożeniową.
migracja do chmury zarządzanie projektem Aplitt

CO ZROBILIŚMY W RAMACH WDROŻENIA

CO ZROBILIŚMY W RAMACH WDROŻENIA

  • Przenalizowaliśmy i oszacowaliśmy ryzyko, określiliśmy kryteria sukcesu i RACI, a następnie oszacowaliśmy koszty.
  • Ustaliliśmy przydział ról w procesie wdrożenia i określiliśmy wymagania związane z liczbą licencji.
  • Ustaliliśmy plan migracji i określiliśmy kluczowe skrzynki w aspekcie reguł poczty.
  • Wytworzyliśmy Tenanta do wdrożenia produkcyjnego (dla CK).
  • Przeprowadziliśmy migrację poczty w ramach Pilotażu.
  • Przygotowaliśmy plan migracji aktywów Teams.
  • Wdrożyliśmy i zmigrowaliśmy zespoły Teams (+Sharepoint) i zasoby OneDrive miedzy Tenantami.
  • Zablokowaliśmy dostęp do wcześniejszej dzierżawy.
  • Przeprowadziliśmy migrację skrzynek e-mail użytkowników i przepięliśmy rekordy MX Zimbra do Exchange.
  • Przeprowadziliśmy ponowną analizę ryzyka.

Na każdym etapie wdrożenia towarzyszyła nam dokumentacja powdrożeniowa i pomigracyjna oraz wsparcie Microsoft w ramach Premierre Support.

CO ZYSKALIŚMY

CO ZYSKALIŚMY

01

Wspólny i jedyny komunikator dla wszystkich pracowników.

02

Jednoczesna praca grupowa na dokumentach. Możliwość zrobienia backupu danych stacji roboczej poprzez OneDrive.

03

Możliwość spotkań i realizacji zadań w środowisku pracy rozproszonym geograficznie.

04

Automatyzacja czynności (za pomocą Power Apps).

Dziś, po dwóch latach pracy w modelu zdalnym i hybrydowym, wypracowaliśmy nową kulturę pracy. Jesteśmy dowodem na to, że organizacje, które sprawnie zareagowały na nowe potrzeby i przeszły przez pandemię z otwartością i elastycznością, stały się bardziej odporne. Dzisiaj sami wspieramy firmy i pomagamy im sprawnie i bezpiecznie przejść cyfrową transformację.