Microsoft 365 to intuicyjny, przyjazny, elastyczny i kompletny zestaw narzędzi oraz usług, który zaprojektowano po to, by poprawić efektywność, zapewnić optymalizację kosztów i ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków. Ma on też wiele zalet, wpływających na jakość codziennej pracy grupowej. Oto one.

Jeśli firma zatrudnia wielu pracowników korzystających stale z aplikacji biurowych, zakup pakietu Microsoft 365 jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ pozwala na stałą optymalizację kosztów. W standardowych pakietach potrzebna jest osobna licencja dla każdego pracownika. W przypadku pakietów Microsoft w cenie jednej opłaty dostaje się konkretną liczbę licencji. Przy większych zespołach pracowników, a szczególnie gdy duża część z nich pracuje w terenie lub zdalnie, firma na tym zyskuje – i to niemało.

Dobrym przykładem jest pakiet Microsoft 365 Business. To rozwiązanie dla firm, które zatrudniają nie więcej niż 300 osób. W jego ramach użytkownicy otrzymują zestaw dopasowanych do potrzeb aplikacji biurowych. W jego skład wchodzą Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive i SharePoint.

Warto pamiętać, że jedną z największych zalet pakietów Microsoft jest stały dostęp do najnowszych wersji oprogramowania. W klasycznej formie, jeśli wykupiło się np. oprogramowanie Microsoft Office 2016, to aktualizacja do nowszych programów będzie możliwa jedynie po zmianie licencji. W przypadku Office 365 aktualizacje są wliczone w cenę. Tak długo, jak opłacasz abonament, zawsze masz dostęp do najnowszych rozwiązań oferowanych przez producenta.

Aplikacja Teams to narzędzie dedykowane do pracy grupowej w różnej wielkości zespołach osób. Jest połączeniem czatu, wirtualnego miejsca spotkań i obszaru roboczego. Pozwala na tworzenie struktur danych powiązanych z danym zespołem i uruchamianie aplikacji, które wnoszą do danego zespołu różne funkcjonalności.

Aplikacja Teams umożliwia szybką i sprawną komunikację przez czat, połączenia telefoniczne i wirtualne spotkania. Dzięki temu nie trzeba spotykać się w biurze, a wszystkie sprawy można załatwić „od ręki”.

Innym ciekawym udogodnieniem jest Yammer, który nie cieszy się dużą popularnością, choć jego potencjał coraz częściej doceniany jest przez duże firmy. Dlaczego? Yammer to usługa zaprojektowana z myślą o komunikacji korporacyjnej. Niektórzy nazywają go Facebookiem ze świata korporacji i jest w tym wiele racji. To dlatego, że Yammer pozwala na szybką komunikację w wielu formach, nie tylko tekstowej, ale również np. grafiki czy filmu.

Co ważne, Yammer umożliwia tworzenie oddzielnych grup użytkowników, np. pod kątem realizowanych przez nich projektów. Ciekawa jest też możliwość konfiguracji grup, które mogą się między sobą komunikować i korzystać z udostępnionych danych lub informować wyłącznie wewnątrz danego zespołu użytkowników.

Jeszcze jedną ciekawą rzeczą, wspomagającą pracę grupową, jest możliwość pisania własnych aplikacji za pomocą PowerApps. Można je przygotować w dość prosty sposób, który nie wymaga posiadania dużych kompetencji.

OneDrive to usługa chmurowa, która pozwala przechowywać i chronić pliki, edytować ich treść z dowolnego miejsca na świecie, na dowolnym urządzeniu, a także udostępniać je innym, uprawnionym osobom. OneDrive jest rozwiązaniem, które priorytetyzuje bezpieczeństwo i możliwość konfigurowania dostępu do informacji, dzięki czemu w sposób łatwy można nimi zarządzać oraz edytować. Usługa funkcjonuje dzięki specjalistycznym systemom bezpieczeństwa, m.in. spełnianiu normy ISO 27018, będącej kodeksem postępowania dotyczący ochrony danych osobowych w chmurach obliczeniowych.

Każdy dostęp, który nie jest uprawniony, od razu jest sygnalizowany. Użytkownik otrzymuje wiadomość, ale także komunikat SMS z ostrzeżeniem. Wysoki poziom bezpieczeństwa jest gwarancją dobrze zaplanowanej pracy zespołów, bez zbędnego ryzyka.

Microsoft 365 zwiększa bezpieczeństwo również dzięki temu, że:

• zabezpieczenia są zintegrowane w jeden pakiet, wydajnie współpracujący ze sobą we wszystkich aplikacjach;
• pulpit nawigacyjny ułatwia zarządzanie bezpieczeństwem tożsamości, danych, aplikacji i infrastruktury;
• posiada mechanizmy uwierzytelniania wieloskładnikowego i warunkowego dostępu;
• umożliwia zarządzanie zdarzeniami i alertami we wszystkich punktach końcowych, wiadomościach e-mail i tożsamościach;
• aktualizacje zabezpieczeń są pobierane automatycznie w momencie ich udostępnienia.

Kopiowanie plików i ich wysyłanie jest uciążliwe – szczególnie jeśli pracownik ma zamiar nadpisać wersję danego pliku, a później ją odesłać. Jeszcze większy bałagan robi się wtedy, gdy plik wędruje do kilku osób. To jeden z najczęstszych powodów straty czasu, pojawiania się błędów, a także dłuższego czasu realizacji zadań. Nie wspominając już o nieaktualnych wersjach ważnych dokumentów, które rozpowszechniane po firmie, mogą być powodem niemałego bałaganu…
Dzięki Microsoft 365 wszystkie narzędzia są dostępne z poziomu przeglądarki, co pozwala na korzystanie mobilne. Wystarczy posiadać łącze internetowe. Plik może być edytowany przez wiele osób jednocześnie, a nanoszone w nim zmiany są widoczne od razu, w czasie rzeczywistym.

Zdalnie możemy rozwiązać takie problemy jak: powolne uruchamianie systemu, optymalizacja systemu, instalacja programów i rozwiązywanie trudności z ich uruchamianiem, usuwanie wirusów i skutków ich działania, usuwanie niechcianych dodatków do przeglądarki, konfiguracja oprogramowania zewnętrznego, personalizacja ustawień, instalacja sterowników, konfiguracja routerów, odzyskiwanie usuniętych danych.

SharePoint to wielozadaniowa platforma, która pozwala na zarządzanie i zabezpieczanie stron internetowych oraz różnego rodzaju plików i dokumentów importowanym między serwem a klientem. Znacząco wpływa na działalność firmy, wspomagając obniżenie kosztów i usprawniając procesy.
W SharePoint tworzone są witryny, które są odpowiednikami szuflad w szafie z projektami. Każdy, kto loguje się do SharePoint, zostawia w nim informacje dla innych. Gdy kończy pracę nad danym plikiem, osoby są o tym powiadamiane.

Jeśli środowisko SharePoint zostanie dobrze zaprojektowane, sprawdzi się jako narzędzie do zarządzania dużym wolumenem informacji oraz dokumentów. To dlatego, że umożliwia tworzenie logicznej struktury informacji, a także przechowywanie plików np. w sekcji dedykowanej dla danego działu lub zespołu.

Pakiety Office 365 od Microsoft to jedna ze ścieżek prowadzących do trwałego usprawnienia procesów wewnątrz firmy, które przyniosą jej wymierne korzyści finansowe. Pakiety Microsoft łączą zespół we wspólnej przestrzeni pracy, nawet jeśli członkowie są rozproszeni po świecie. Zapewnia też dostęp do wszystkich informacji 24/7 i możliwość samodzielnej optymalizacji procesów zarządzania i realizacji projektów.

Istotne jest również to, że Microsoft 365 pozwala na wspólną pracę w czasie rzeczywistym i przechowywanie plików w lokalizacji dostępnej dla wszystkich. Każdy jest na bieżąco z postępem prac, dzięki śledzeniu zmian. Co jednak może być najważniejsze, rozwiązania Microsoft zapewniają możliwość wymiany informacji między działami, zachęcając do tworzenia innowacyjnego i otwartego środowiska.

Dobrze, jeśli wybrane zestawy narzędzi, będą wspierać rozwój firmy i jej pracowników. Wspólna motywacja i dążenie do celów to niewątpliwie jedno z największych wyzwań, z jakimi dziś mierzą się przedsiębiorstwa – niezależnie od ich branży i wielkości.

>>> TUTAJ <<<