Cyfryzacja w Polsce w ciągu ostatnich lat znacząco zmieniła sposób komunikacji i organizacji wewnątrz firm. Co, jednak w przypadku, gdy Twoje przedsiębiorstwo dopiero zaczęło stawiać pierwsze kroki w świecie digitalizacji? Jak zwiększyć kompetencje pracowników i przekonać ich, że zmiana przyniesie wiele korzyści?

Budowanie umiejętności cyfrowych jest już koniecznością. Według raportu firmy Siemens DIGI INDEX prawie 40% firm z branży automotive zamierza w najbliższym czasie zwiększyć budżet przeznaczony na cyfryzację i digitalizację. Zaledwie rok temu, taką samą deklarację złożyło niecałe 7% firm. Ten sam trend można zauważyć wśród innych branż, np. logistyce.

Iron Mountain wykonało analizę, z której wynika, że 39% firm jako priorytet traktuje bezpieczeństwo i zadowolenie pracowników, a na drugim miejscu, z wynikiem 33%, stawia transformację cyfrową. Skąd ten trend? Raport „Inwestycje w technologie w dobie pandemii. Nowe wyzwania MŚP: cyfryzować czy oszczędzać?” sporządzony przez „Keralla Research”, wskazuje, że właściciele firm jako największą zaletę cyfryzacji podają oszczędność kosztów (ponad 44% badanych).

Co to oznacza? Świadomość wartości transformacji cyfrowej jest coraz większa. Potwierdzają to specjaliści, którzy zamiast pytania „czy powinniśmy zacząć wybierać rozwiązania transformacji cyfrowej?”, słyszą „jak zacząć już dziś?”.

Nic w tym dziwnego. Optymalizacja kosztowa, szczególnie w czasach tak szybkich przemian, jest dziś priorytetem. Do innych ważnych zalet cyfryzacji należy krótszy czas na poświęcane obowiązki, porządek w procesach i bezpieczeństwo.

Kompetencje cyfrowe to sprawność dobierania narzędzi, posługiwanie się nimi, innowacyjne myślenie, czy planowanie procesów.

Dodatkowo definicja, jaką podaje Rada Europejska, obejmuje:

• krytyczne i odpowiedzialne korzystanie z technologii, informacji i danych zamieszczanych w sieci;
• komunikowanie się z innymi i tworzenie treści poprzez korzystanie z mediów;
• zapewnianie bezpieczeństwa podczas wykonywania wszystkich z wymienionych czynności.

Choć może wydawać się, że cyfrowe umiejętności to dziś codzienność, statystycznie jedynie 44% Polaków między 16 a 74 rokiem życia ma podstawową wiedzę z zakresu cyfryzacji (średnia UE to 58%). Ponadto aż 15% Polaków nigdy nie korzystało z Internetu. To o 6% więcej niż wynosi średnia UE.

Co można zrobić, by podnieść kompetencje z zakresu cyfryzacji i zarządzania danymi w biznesie? Jak ułatwić pracownikom pierwszy kontakt z nowymi sposobami obsługi procesów? Oto trzy najważniejsze kwestie, o które musi zadbać firma, przygotowująca się do zmian.

Pracownicy muszą mieć nie tylko świadomość, co nadchodzi, ale też aktywnie pozyskiwać umiejętności cyfrowe. Zadbaj o odpowiednie szkolenia, a jeśli zależy Ci, by część pracowników nabyła jedynie podstawowe kompetencje, wybierz kursy na platformach e-learningowych.

Ponadto planując wdrożenie nowych rozwiązań cyfrowych, nie czekaj na ostatni moment i od razu zacznij zapoznawać pracowników z systemem oraz powodami, dla którego go wybrano. Kompleksowe wdrożenia często obejmują szkolenia pracowników, dlatego koniecznie zapytaj o nie dostawcę, z którego usług korzystasz.

Więcej na ten temat piszemy m.in. w artykule Elektroniczny Obieg Dokumentów. Jakie działania zaplanować przed wdrożeniem?

Nowe rozwiązania cyfrowe w firmie wymagają zatrudnienia wykwalifikowanych pracowników, których deficyt z roku na rok jest coraz większy. Dlatego przedsiębiorstwa muszą jeszcze bardziej niż kiedykolwiek współpracować z innymi firmami i podmiotami.

Z tego powodu warto…

• oferować płatne staże osobom, które mają umiejętności, ale potrzebują ich doszlifowania. Mogą być oni źródłem wiedzy o cyfrowych rozwiązaniach, a także potencjalnymi przyszłymi pracownikami.
• współpracować z ośrodkami publicznymi lub innymi firmami w celu wymiany kompetencji, a także korzystać z rozwiązań outsourcingowych.
• przeznaczyć dodatkowy budżet na specjalistyczne kursy dla pracowników, a także śledzić zmiany wynagrodzeń w branży informatycznej. Wspieranie rozwoju i wyrównywanie płac to większe prawdopodobieństwo, że kompetencje zostaną wewnątrz firmy, ponieważ specjaliści nie będą myśleli o zmianie pracy.

Cyfryzacja procesów stawia pracowników przed faktem dokonanym – posiadane umiejętności trzeba zastosować w codziennej pracy.

Zacznij od początku. Pomyśl o pakietach Microsoft 365, które ułatwią pracę grupową lub Elektronicznym Obiegu Dokumentów, dostosowanym do potrzeb przedsiębiorstwa. Dobrym startem będzie każda usługa, jaką obejmuje szeroko rozumiana kultura paperless.

Ponieważ rozwiązania należy wybierać zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa, dbając jednocześnie o to, by pracownicy nie poczuli się przytłoczeni przemianą procesów, chętnie udzielimy porady i porozmawiamy o tym, czego w Twojej firmie jeszcze brakuje. Nie musisz być specjalistą od kultury paperless, by zacząć zmieniać swoje przedsiębiorstwo. Porozmawiajmy.

Zachęcamy także do zapoznania się z treścią prezentacji Romana Hinca, o tytule „Paperless – moda, konieczność czy biznes?” ⬆️⬆️⬆️ .