CASE STUDY
Cyfryzacja Kuratorium Oświaty w Gdańsku
w oparciu o Microsoft
CASE STUDY
Cyfryzacja Kuratorium Oświaty w Gdańsku
w oparciu o Microsoft
WPROWADZENIE
WPROWADZENIE
Kuratorium Oświaty w Gdańsku to jednostka budżetowa, działająca jako organ wojewody na terenie województwa pomorskiego i pełniąca nadzór nad placówkami edukacyjnymi na podległym obszarze. Pod kontrolą kuratorium są szkoły publiczne, niepubliczne oraz ośrodki doskonalenia nauczycieli i przedszkola.
Kuratorium realizuje zarządzenia Ministerstwa Edukacji Narodowej i opracowuje wytyczne dla dyrektorów placówek edukacyjnych oraz nauczycieli. Do zadań kuratorium należy m.in. wdrażanie podstawy programowej, dystrybucja środków przeznaczonych na dofinansowanie edukacji, opracowywanie odpowiednich programów, organizacja olimpiad i konkursów oraz sprawowanie pieczy nad potrzebami rozwojowymi nauczycieli.
Na stronie kuratorium można znaleźć wiele pomocnych informacji dotyczących rekrutacji do szkół, konkursów oraz wskazówek dla rodziców. Oprócz tego placówka zajmuje się kontrolami pracy okręgowej komisji egzaminacyjnej oraz nadzorem nad egzaminami szkolnymi.
Decyzja związana ze wdrożeniem nowych rozwiązań w Kuratorium Oświaty w Gdańsku była naturalną konsekwencją potrzeby optymalizacji procesów w obszarze pracy grupowej przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Biorąc pod uwagę wszystkie wymagania klienta, byliśmy pewni, że najlepszym rozwiązaniem jest kompleksowe wdrożenie usług Microsoft Office 365.
Ustaliliśmy etapy projektów oraz zadbaliśmy o przejrzyste warunki pracy, oparte na współpracy, wymaganiach technologicznych oraz wymaganiach informacyjno-komunikacyjnych.
ETAPY WDROŻENIA
ETAPY WDROŻENIA
W celu dostarczenia produktów odpowiedniej jakości, w zakładanym budżecie oraz dotrzymania terminów realizacji poszczególnych zadań projektowych, niezbędne było zapewnienie sprawnej komunikacji między wszystkimi uczestnikami przedsięwzięcia, a także szybka wymiana informacji oraz podejmowanie kluczowych decyzji przez osoby odpowiedzialne za realizację projektu po stronie Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
I ETAP: ANALIZA POTRZEB I WYMAGAŃ
I ETAP: ANALIZA POTRZEB I WYMAGAŃ
W ramach pierwszego etapu przeprowadziliśmy spotkanie analityczne celem zebrania szczegółowych wymagań Klienta. W rezultacie została dostarczona lista oczekiwań biznesowych i wymagań funkcjonalnych, a następnie plan wdrożenia został zatwierdzony przez osoby wyznaczone przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
Kuratorium Oświaty zdecydowało się na licencje A1 oraz licencje A3. Licencje A1 zapewniają dostęp do internetowych wersji aplikacji Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote. Wszystkie aplikacje dostępne są w przeglądarce internetowej dowolnego komputera czy laptopa, co oznacza, że nie wymagają żadnej instalacji. W pakiecie Office 365 A1 wszyscy pracownicy otrzymują dostęp do: usługi Exchange (synchronizującej kalendarz, pocztę i kontakty), czatu, rozmów i wideokonferencji w komunikatorze Teams, przestrzeni na pliki i dokumenty w dysku OneDrive oraz innych usług, takich jak SharePoint, School Data Sync czy Forms.
Licencje A3 skierowane do pracowników sektora edukacji. Zawierają one pakiet znanych i sprawdzonych aplikacji desktopowych Office, a także aplikacje online. Tę licencję mogą zakupić wyłącznie placówki edukacyjne. Jedna licencja jest przeznaczona dla pojedynczego użytkownika.
POTRZEBY KLIENTA
POTRZEBY KLIENTA
- Zwiększenie efektywności wykorzystania posiadanych zasobów poprzez zapewnienie narzędzia intuicyjnego i łatwego w obsłudze.
- Umożliwienie (za pomocą współdzielonych repozytoriów danych) wspólnej pracy nad dokumentami (z dostosowaną do potrzeb organizacji gradacją uprawnień).
- Usprawnienie procesów w zakresie wymiany informacji (ze szczególnym uwzględnieniem elementów pracy grupowej).
- Zapewnienie możliwości przeszukiwania i zarządzania dużymi ilościami wiadomości, wieloma kalendarzami, kontaktami i listami zadań.
- Zapewnienie kompleksowych rozwiązań obejmujących pocztę elektroniczną z kalendarzem, książką adresową, udostępnianiem plików i zadań.
- Zapewnienie odpowiedniego poziomu wydajności i bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
II ETAP: WDROŻENIE MICROSOFT OFFICE 365
II ETAP: WDROŻENIE MICROSOFT OFFICE 365
Pracownicy wyznaczeni do podejmowania decyzji w zakresie zakresu, harmonogramu i budżetu projektu pomogli nam w sprawnym zarządzaniu projektem. Uzyskaliśmy zgodę i zaplanowaliśmy miejsce pracy na terenie Kuratorium Oświaty w Gdańsku. Otrzymaliśmy zgodę na prowadzenie prac analitycznych i projektowych oraz gromadzenie materiałów niezbędnych do realizacji usług zgodnie z wyspecyfikowanym zakresem projektu.
WYKAZ PRAC
WYKAZ PRAC
- Rejestracja Kuratorium w naszej subskrypcji Office 365.
- Opracowanie dokumentacji projektowej.
- Techniczna konfiguracja usługi.
- Utworzenie kont dla pracowników Kuratorium.
- Wytworzenie Repozytorium Dokumentów zgodnie z wymaganiami.
- Przygotowanie podstawowych grup zabezpieczeń usługi SharePoint.
- Wytworzenie Repozytorium Dokumentów zgodnie z wymaganiami.
- Przygotowanie podstawowych grup zabezpieczeń usługi SharePoint.
- Utworzenie witryn SharePoint na potrzeby Departament/Dział/Zespół/Rola.
- Utworzenie list kontaktów oraz struktury organizacyjnej.
- Przygotowanie list dystrybucyjnych.
- Konfiguracja funkcjonalności związanych z rezerwacją zasobów.
- Konfiguracja usług wideo konferencji za pomocą Skype for Business.
- Konfiguracja systemu SDESK niezbędnego do świadczenia wsparcia.
ZDANIEM KLIENTA
„Pracownicy Aplitt wykazali się zaangażowaniem i profesjonalizmem zarówno podczas prowadzenia szkoleń, jak również w trakcie i po wdrożeniu rozwiązań chmurowych. Ważnym aspektem współpracy jest sprawny przepływ informacji, duża elastyczność, otwartość i zrozumienie naszych potrzeb.”
Monika Kończyk, Pomorski Kurator Oświaty
III ETAP: SZKOLENIA UŻYTKOWNIKÓW
III ETAP: SZKOLENIA UŻYTKOWNIKÓW
W ramach trzeciego etapu przeprowadziliśmy szkolenia pracowników z pracy grupowej w usłudze Office 365 ze szczególnym uwzględnieniem przygotowanych w ramach wdrożeniach rozwiązań oraz przygotowaliśmy zasady i instrukcję korzystania ze wsparcia technicznego Aplitt. Dzięki temu pracownicy Kuratorium Oświaty w Gdańsku stali się gotowi do rozpoczęcia pracy na wdrażanym narzędziu.
ETAP IV: MIGRACJA I WSPARCIE
ETAP IV: MIGRACJA I WSPARCIE
W ramach czwartego etapu przygotowaliśmy i przeprowadziliśmy proces migracji użytkowników do usługi Exchange Online z odcięciem od aktualnie używanej przez klienta poczty i skonfigurowaliśmy domenę klienta. Nastąpiło produkcyjne uruchomienie systemu Office 365, a klient – po zapoznaniu się z efektami pracy, odebrał i zaakceptował pracę oraz potwierdził prawidłowe działanie wdrożonych rozwiązań.
Przez okres 12 miesięcy świadczyliśmy usługi dla Kuratorium Oświaty w Gdańsku według następujących parametrów: Godziny dostępności wsparcia: pn – pt, w godzinach 8:00-16:00. Czas reakcji na zgłoszenie: maksymalnie next business day. Nielimitowana ilość zgłoszeń w zakresie ewentualnej niedostępności usługi lub jej nieprawidłowym działaniu. Limitowana do 8 godzin roboczych w okresie rozliczeniowym w zakresie rozwoju usługi O365 o nowe funkcjonalności. Miesięczny okres rozliczeniowy usługi.
ZDANIEM KLIENTA
„Współpraca z firmą Aplitt zaowocowała uruchomieniem chmurowego rozwiązania firmy Microsoft, umożliwiającego grupową pracę nad dokumentami, przeprowadzeniem migracji poczty elektronicznej oraz przeszkoleniem pracowników. Z przyjemnością mogę polecić firmę Aplitt jako profesjonalnego Partnera Biznesowego, z którym można bezpiecznie i sprawnie wdrażać innowacyjne rozwiązania.”
Monika Kończyk, Pomorski Kurator Oświaty
CO ZYSKAŁO KURATORIUM OŚWIATY
CO ZYSKAŁO KURATORIUM OŚWIATY
Od początku mieliśmy świadomość, że świadczenie usług dla Kuratorium Oświaty w Gdańsku wymaga od nas bogatych kompetencji, dużego doświadczenia oraz zapewnienia stabilnej współpracy i wysokiej jakości usług.
W Aplitt mamy na koncie setki zrealizowanych projektów, a także doświadczoną kadrę zarządzającą i menadżerską. Aktualnie obsługujemy ponad 80 stałych Klientów, głównie z sektora bankowego, finansowego i produkcyjnego. W firmie pracuje ponad 400 osób, w tym ponad 200 specjalistów i ekspertów oraz 130 osób o certyfikacjach inżynierskich. Świadczymy usługi w trybie 24/7 na terenie całego kraju, stosując sprawdzoną metodykę prowadzenia projektów. Gwarantujemy krótki czas reakcji oraz poziom świadczonych usług zgodny z przepisami prawnymi, oraz międzynarodowymi normami bezpieczeństwa ISO 27001.
Nasze motto „HUMAN FACE OF IT” jest kwintesencją odpowiedzi na postawione nam wyzwania i gwarancją realizacji oczekiwań związanych z realizacją projektu wdrożenia systemu pracy grupowej.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
KORZYŚCI Z WDROŻENIA
- Równoległa praca wielu osób na jednym dokumencie.
- Rezerwacja zasobów w organizacji.
- Repozytorium wspólnych dokumentów.
- Wewnętrzna platforma informacyjna i komunikacyjna, która podnosi standardy współpracy i komunikacji wewnątrz organizacji.
- Biznesowa poczta e-mail w aplikacji Outlook.
- Wirtualny dysk w chmurze do przechowywania dokumentów i plików.
- Możliwość stworzenia grupy uprawnień zgodnie z rolą i funkcją pracownika.