WPROWADZENIE
WPROWADZENIE
Wraz z rozwojem technologii cyfrowych, Kasa Stefczyka postanowiła wdrożyć innowacyjne rozwiązanie, które miało na celu wyeliminowanie drukowania i segregacji dokumentów, które następnie musiały być transportowane do specjalnie przygotowanych archiwów.
KLIENT
KLIENT
Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa im. Franciszka Stefczyka powstała w 1993 roku. Na początku działalności kierowała swoje usługi do wybranej grupy. Wraz z szybkim rozwojem zaczęła oferować produkty i rozwiązania dla szerokiego grona odbiorców. Firma posiada ponad 350 placówek stacjonarnych na terenie całej Polski. Z bogatego portfela produktów finansowych, w tym pożyczek, lokat, kont można również korzystać przez Internet.
WYZWANIE
WYZWANIE
Klient stanął przed wyzwaniem wyeliminowania dokumentacji papierowej, usprawnienia obsługi poprzez przyspieszenie realizacji transakcji. Kasie Stefczyka zależało na skróceniu czasu realizacji, redukcji ryzyka zagubienia lub zdekompletowania podpisanych dokumentów. W celu osiągnięcia założonych celów optymalizacji, Klient wybrał rozwiązanie paperless zaproponowane przez ekspertów Aplitt: BioSign– podpis elektroniczny składany na urządzeniach mobilnych firmy WACOM.
FUNKCJE I MOŻLIWOŚCI SYSTEMU NA TABLECIE
FUNKCJE I MOŻLIWOŚCI SYSTEMU NA TABLECIE
- system na urządzeniu odpowiada za gromadzenie i przetwarzanie informacji dostarczanych przez tablet do podpisów w celu obsługi procesu biznesowego (np. podpisania wniosku, umowy),
- wyświetlanie reklam,
- wyświetlanie stron www,
- wyświetlanie formularzy do wypełnienia, w tym w formacie PDF.
ETAPY WDROŻENIA
ETAPY WDROŻENIA
I Etap:
- Identyfikacja z Klientem wszystkich procesów w organizacji, w których wykorzystywany jest papier i długopis.
- Ustalenie, w których procesach papier i długopis mają być wyeliminowane w pierwszej kolejności.
- Identyfikacja systemów, w których są generowane dokumenty w poszczególnych procesach.
II Etap:
- Wytworzenie niezbędnego oprogramowania wspierającego proces obsługi klientów w oddziałach bez wykorzystania papieru (paperless).
- Ustalenie dogodnego modelu licencjonowania.
- Przygotowanie interfejsu oraz integracja rozwiązania informatycznego działającego w Kasie Stefczyka z oprogramowaniem do obsługi tabletów.
- Ustalenie posadowienia sytemu.
III Etap:
- Negocjacje dotyczące zakupu tabletów z firmą WACOM.
- Pilotaż, który obejmował testy klienckie i funkcjonalne. Takie podejście pozwoliło na bieżącą korektę procesów technicznych, biznesowych i organizacyjnych.
- Dystrybucja, montaż i konfiguracja tabletów.
- Bieżące poprawki i aktualizacja systemu w ramach licencji.
IV Etap:
- Szkolenia dla personelu.
- Rozwój usługi. W odpowiedzi na zapotrzebowanie Klienta nowa wersja systemu jest rozbudowywana o kolejne funkcjonalności.
- Realizacja zgłoszeń serwisowych, w tym bieżące konsultacje i wsparcie merytoryczne.
CO SIĘ SKŁADA NA USŁUGĘ BIOSIGN?
CO SIĘ SKŁADA NA USŁUGĘ BIOSIGN?
- dedykowane tablety japońskiej firmy WACOM,
- REST API udostępniające funkcjonalność podpisu dla systemów zewnętrznych,
- biblioteka przygotowana przez firmę Aplitt, służąca między innymi do przetwarzania plików pdf w procesie podpisu oraz konfiguracji widoków na tablecie,
- KioskHelper – aplikacja dla systemów Windows utworzona przez firmę Aplitt, powstała dla potrzeb weryfikacji stanu komunikacji poszczególnych elementów procesu podpisu,
- KioskMonitor – monitor stanu tabletu na stanowiskach komputerowych.
USŁUGA BIOSIGN
USŁUGA BIOSIGN
BioSign to kompleksowe rozwiązanie informatyczne pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Główne elementy tego rozwiązania to oprogramowanie, w pełni zaprojektowane i zrealizowane przez ekspertów z Aplitt, oraz tablet firmy WACOM. Rozwiązanie przewiduje wprowadzanie podpisu w dokumentach z wbudowanym szablonem z polem do podpisu, jak i bez. W przypadku, gdy podpis jest składany na dokumencie, który nie zawiera wbudowanego pola do podpisu, można je dodać samodzielnie. Oprócz podpisywania dokumentów na tablecie możliwe jest również wyświetlanie reklam, stron www, formularzy do wypełnienia, w tym w formacie PDF.
REZULTAT
REZULTAT
Wdrożenie przyniosło wiele korzyści dla Kasy Stefczyka.
- Minimalizacja kosztów materiałów biurowych. Brak konieczności użycia papieru, długopisów czy drukarek prowadzi do oszczędności związanych z zakupem i konserwacją tych materiałów. Jest to również przyjazne dla środowiska.
- Redukcja kosztów związanych z zarządzaniem dokumentami: dokumenty w postaci papierowej wymagają przechowywania i archiwizacji, a później także niszczenia, co generuje dodatkowe koszty.
- Łatwiejsze zarządzanie dokumentami. Możliwe jest śledzenie na żywo zawierania umów z klientem, a to pozwala na identyfikację potencjalnych opóźnień lub problemów, które mogą wpłynąć na terminy realizacji umów.
KTO SKORZYSTA Z BIOSIGN?
KTO SKORZYSTA Z BIOSIGN?
Znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie klient jest zobowiązany do złożenia podpisu elektronicznego na pewnym etapie świadczenia usługi przez firmę lub przedsiębiorstwo. Szczególnie zainteresowana jest branża hotelarska, medyczna, instytucje bankowe i finansowe, wypożyczalnie, poczty, firmy ubezpieczeniowe, dostawcy usług komunalnych i firmy z branż rozrywkowej o zwiększonym ryzyku (np. strzelnice i ścianki wspinaczkowe itp.) oraz telekomunikacyjnej.
ZDANIEM KLIENTA
“Naszym celem biznesowym była minimalizacja kosztów papieru i archiwizacji. Po wdrożeniu rozwiązania informatycznego pozwalającego na elektroniczne podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem tabletów firmy WACOM, cel ten został osiągnięty. Jakość świadczonych usług przez Aplitt jest niezmienna od początku naszej współpracy. Cenimy ich za profesjonalizm, efektywną komunikację, zaangażowanie i ekspercką wiedzę, które po raz kolejny przyczyniły się do udanego wdrożenia usługi IT w naszej firmie.”
Jarosław Dębowski, Dyrektor Departamentu Obsługi i Rozwoju Systemów, Kasa Stefczyka