Tekst jednolity z dnia 17 września 2024 r.

 

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych Aplitt sp. z o. o. (dalej: Regulamin) wprowadzony w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Aplitt sp. z o. o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 1. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. ustawie – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
2. RODO – rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
3. Spółce/pracodawcy – Aplitt sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku;
4. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce;
5. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 3 Regulaminu;
7. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
8. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9. osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
10. podmiocie publicznym – podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
11. postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
12. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
14. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa, w sposób określony w § 5 Regulaminu;
15. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 2. Status sygnalisty

1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza, w tym poprzez zgłoszenie wewnętrzne, lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
   1. pracownik;
   2. pracownik tymczasowy;
   3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   4. przedsiębiorca;
   5. prokurent;
   6. akcjonariusz lub wspólnik;
   7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
   8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   9. stażysta;
   10. wolontariusz;
   11. praktykant.
2. Regulamin stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz lub już po ich ustaniu.
3. Spółka zachęca do korzystania w pierwszej kolejności ze zgłoszeń wewnętrznych, co pozwoli skutecznie zaradzić naruszeniom prawa w ramach struktury organizacyjnej Spółki.

§ 3. Naruszenia prawa

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. 1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

§ 4. Ochrona sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym paragrafie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w
   momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Przez działania odwetowe należy rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie, lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty, lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
3. Podejmowanie działań odwetowych, a także próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, będą traktowane przez Spółkę jako naruszenie Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe ze Spółką.
4. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 4.
6. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 4 i 5, nie jest działaniem odwetowym.
7. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przepisy ust. 4-6 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
8. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
   1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
   2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności zezwolenia lub ulgi.
9. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.
10. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
11. Świadome zgłoszenie lub ujawnienie publiczne nieprawdziwych informacji może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności porządkowej, określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
12. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w zdaniu poprzednim, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
13. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
14. Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
15. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
16. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

§ 5. Wewnętrzne zgłoszenia naruszenia prawa

1. Zgłoszenia wewnętrzne w Spółce mogą być przekazywane przez sygnalistę w formie elektronicznej za pośrednictwem aplikacji dostępnej na stronie internetowej www.aplitt.pl
2. Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie wewnętrzne i będą podlegały zasadom określonym w niniejszym Regulaminie, jeśli zostaną spełnione przynajmniej poniższe warunki podstawowe:
   1. prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
   2. kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą,
   3. kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 3 Regulaminu.
3. Spółka nie jest zobowiązana do rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane i będą nieskuteczne. Każde zgłoszenie powinno zawierać przynajmniej dane pozwalające na identyfikację sygnalisty, takie jak imię i nazwisko, kontekst związany z pracą, a także inne dane oznaczone jako obowiązkowe w formularzu zgłoszeniowym.
4. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
5. Za pośrednictwem aplikacji, o której mowa w § 5 ust. 1 powyżej, sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z członkiem zespołu wyjaśniającego. W takim wypadku spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku, w miejscu i czasie wskazanym przez Spółkę. Spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.
6. Osobą wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest upoważniony w drodze uchwały, o której mowa poniżej, przedstawiciel Biura Zarządu. Osoba ta potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
7. Zarząd Spółki powołuje w drodze uchwały zespół wyjaśniający, w tym osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Zasady funkcjonowania oraz prawa i obowiązki zespołu wyjaśniającego określa Załącznik nr 1 do Regulaminu.
8. Do zadań zespołu wyjaśniającego należy podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Zespół wyjaśniający podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając zasady określone poniżej oraz w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
9. Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji, zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach niniejszego Regulaminu.
10. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Informacja zwrotna obejmuje informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 6. Ochrona danych osobowych

1. Spółka gwarantuje, że związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych, uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki.
3. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 4, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7. Spółka po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9. W przypadku, o którym mowa w ust. 7, Spółka usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania.
10. Przepisu ust. 8 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

§ 7. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Spółka:
   1. prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
   2. jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje upoważniony pracownik Biura Zarządu, na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Rejestr prowadzony jest w ramach aplikacji, o której mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Przesłanki ochrony sygnalisty, dokonującego ujawnienia publicznego, określa ustawa. Ujawnienie publiczne nie jest pożądanym zachowaniem, a sytuacją, która powinna mieć charakter wyjątkowy i następować wyłącznie w granicach ustawy.

§ 9. Przepisy końcowe

1. Regulamin ustalony został po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce.
2. Z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej, Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę (niezależnie od podstawy świadczenia pracy) w sposób przyjęty w Spółce.
3. Przepisy Regulaminu w zakresie zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.
4. Każda z osób świadczących pracę w Spółce zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Regulaminu oraz do jego przestrzegania.
5. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Spółka przekazuje informację o Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
6. Dział Polityki Personalnej odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich osób świadczących pracę w Spółce z postanowieniami Regulaminu, a także za wstępne i regularne szkolenia z zakresu objętego Regulaminem.

 

---

 

Załącznik nr 1: Zasady funkcjonowania oraz prawa i obowiązki zespołu wyjaśniającego

§ 1. Zasady ogólne

1. Niniejszy regulamin organizacyjny (dalej: „Regulamin organizacyjny”) określa zasady funkcjonowania zespołu wyjaśniającego (dalej: „Zespół”), powołanego na podstawie Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych w Aplitt sp. z o. o. (dalej: „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych”) oraz jego prawa i obowiązki. Ma on charakter uzupełniający do postanowień Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i w przypadku wątpliwości interpretacyjnych bądź sprzeczności postanowień, pierwszeństwo ma Regulamin zgłoszeń wewnętrznych oraz definicje w nim zawarte.
2. Do zadań Zespołu należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
3. Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji, zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.
4. Wszystkie zgłoszenia rozpatrywane przez Zespół będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.

§ 2. Skład zespołu

1. Zarząd Spółki powołuje w drodze uchwały Zespół, w tym osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Każdy z członków Zespołu powołany jest na czas nieokreślony, a jego uprawnienia wygasają z chwilą rezygnacji, odwołania lub ustania stosunku pracy
2. W skład Zespołu wchodzą przynajmniej przedstawiciele następujących jednostek organizacyjnych Spółki:
   1. Biuro Zarządu – 2 osoby,
   2. Dział Polityki Personalnej – 2 osoby,
   3. Biuro Bezpieczeństwa – 2 osoby,
   4. Inspektor Ochrony Danych.
3. Każda z osób wyłonionych w sposób opisany w ust. 3 otrzymuje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań oraz zobowiązana jest do podpisania zobowiązania do zachowania poufności w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje tę pracę.
4. W zależności od charakteru zgłoszenia, Zespół dobiera spośród swojego składu specjalistów o kompetencjach niezbędnych do podjęcia działań następczych, zwanych dalej „Koordynatorami zgłoszenia”.
5. Zespół może korzystać z pomocy doradców, w tym z opinii i pomocy osób świadczących pomoc prawną na rzecz Spółki. Doradcy zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali podczas pomocy Zespołowi na takich samych zasadach jak członek Zespołu, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego świadczyły tę pomoc.
6. Członkiem Zespołu nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoba powiązana z sygnalistą, ani żadna osoba pozostająca wobec sygnalisty w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu i bezstronności. W przypadku stwierdzenia takiej okoliczności, osoba ta zobowiązana jest niezwłocznie wyłączyć się z prac Zespołu, w razie potrzeby Zarząd odsuwa taką osobę od prac Zespołu.

§ 3. Przyjmowanie zgłoszeń i wszczęcie postępowania wyjaśniającego

1. Zgłoszenia wewnętrzne w Spółce mogą być przekazywane przez sygnalistę w formie elektronicznej za pośrednictwem aplikacji dostępnej pod adresem: https://sygnalista.aplitt-app.pl.
2. Członkowie Zespołu posiadają dostęp do wskazanej aplikacji z uprawnieniami:
   1. rozszerzonymi do zarządzania/przydzielania zgłoszeń do innych członków (nadal z dostępem do treści zgłoszeń) – wyznaczony jeden członek Zespołu;
   2. pozostali członkowie z dostępem do treści zgłoszeń przydzielonych do każdego z członków Zespołu.
3. Osobą wyznaczoną do przyjmowania i rejestracji zgłoszeń wewnętrznych jest upoważniony w drodze uchwały Zarządu przedstawiciel Biura Zarządu. Osoba ta potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie zostaje przesłane na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
4. Spółka nie jest zobowiązana do rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane i będą nieskuteczne. Jeżeli zgłoszenie nie zawiera wymaganych przez Regulamin zgłoszeń wewnętrznych danych, zgłoszenie takie można pozostawić bez rozpoznania i poinformować o tym osobę dokonującą zgłoszenia za pośrednictwem aplikacji.
5. W zakresie w jakim zgłoszenie dotyczy jednego z członków Zarządu Spółki, osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych niezwłocznie przekazuje zgłoszenie do wiadomości pozostałych członków Zarządu, co nie narusza kompetencji Zespołu do podejmowania działań następczych.
6. Zgłoszenie zostaje następnie przypisane w aplikacji do Koordynatorów zgłoszenia i następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Pozostali członkowie Zespołu mają wgląd do zgłoszenia, jednakże dalszą korespondencję z sygnalistą prowadzi Koordynator danego zgłoszenia. Komunikacja z sygnalistą odbywa się w aplikacji, o której mowa w ust.1.
7. Za pośrednictwem aplikacji, o której mowa w ust. 1, sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie Koordynatorem zgłoszenia. W takim wypadku spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku, w miejscu wskazanym przez Spółkę. Spotkanie zostanie udokumentowane w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.

§ 4. Działania następcze i postępowanie wyjaśniające

1. Koordynatorzy zgłoszenia weryfikują zgłoszenie wewnętrzne i prowadzą dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występują o dodatkowe informacje w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia. Koordynatorzy zgłoszenia prowadzą również postępowanie wyjaśniające.
2. Koordynatorzy zgłoszenia zbierają dowody, mogą prosić dowolnego pracownika lub współpracownika Spółki o złożenie wyjaśnień, związanych z przedmiotem zgłoszenia. Jeżeli wyjaśnienia składane są ustnie, sporządza się protokół. Protokół podpisują Koordynatorzy zgłoszenia oraz osoba składająca wyjaśnienia.
3. Koordynator zgłoszenia zobowiązany jest odebrać od osoby składającej wyjaśnienia oświadczenie o zachowaniu poufności, a także przekazać jej klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych osobowych.
4. Stawiennictwo na spotkaniu z Koordynatorem zgłoszenia jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe.
5. Pracownik może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu z Koordynatorem zgłoszenia okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji Koordynator zgłoszenia ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.
6. O terminie stawiennictwa Koordynator zgłoszenia zawiadamia telefonicznie lub e-mailowo nie później niż 1 dzień przed planowanym terminem spotkania.
7. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności, podejmowanych w ramach postępowania, prowadzonego przez Koordynatora zgłoszenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

§ 5. Zakończenie postępowania wyjaśniającego oraz informacja zwrotna

1. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, Koordynatorzy zgłoszenia opracowują raport końcowy. Raport powinien zawierać odpowiedź na pytanie, czy do naruszenia doszło, a jeśli tak, to w jakich konkretnie okolicznościach, a także określać rekomendacje dla Zarządu co do dalszych działań w sprawie. Raport przekazywany jest do wiadomości Zarządu. Na podstawie raportu, Koordynator zgłoszenia zobowiązany jest przekazać sygnaliście informację zwrotną.
2. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. Informacja zwrotna obejmuje informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.