kontakt@aplitt.pl +48 58 782 82 82

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW


OPIS USŁUGI:

Elektroniczny obieg dokumentów automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje wiele problemów związanych z obsługą dokumentów. Niniejsze rozwiązanie wykorzystuje mechanizm OCR, który samodzielnie odczytuje dane z faktur, co znacznie przyspiesza proces ich rejestracji i ogranicza prawdopodobieństwo popełnienia błędu. OCR pozwala także na wyszukiwanie dokumentów na podstawie słów zawartych w ich treści.

OPIS MODUŁÓW:

 MODUŁ KONTRAHENCI

To centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, w pełni konfigurowalna w zakresie parametryzacji oraz tagowania rekordów. Moduł Kontrahenci współpracuje z większością modułów platformy oraz posiada własne mechanizmy kontroli dostępu do danych. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia cykliczną synchronizację kontrahentów pomiędzy różnymi systemami w przedsiębiorstwie, a sam stanowi główne źródło wiedzy o kontrahencie.

Z uwagi na przechodniość danych, dane z innych modułów (Faktury, Dokumenty, Przesyłki, Maile itp.) dotyczące kontrahenta są automatycznie linkowane i dostępne z poziomu jego szczegółów.

Integracja z bazą GUS całkowicie automatyzuje czynność zakładania kartoteki nowego kontrahenta zapewniając spójną nomenklaturę oraz poprawność danych rejestrowych podmiotów.

Funkcja geolokalizacji umożliwia podgląd umiejscowienia klientów na mapie Google z możliwością filtrowania oraz zawężania wyników. Wyszukiwarka kontrahentów jest w pełni modyfikowalna i może zostać całkowicie dopasowana do preferencji użytkowników.

MODUŁ DOKUMENTY

Moduł umożliwia definiowanie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy. Definiowanie odbywa się całkowicie z poziomu interfejsu administratora. Dokumenty odgrywają istotną rolę w obsłudze elektronicznej pism, faktur, formularzy czy wniosków, a wbudowana elastyczność umożliwia odwzorowanie warunków brzegowych oraz kryteriów funkcjonowania dokumentu. Zarówno wygląd jak i schemat działania formularzy definiowany jest w systemie bez konieczności używania osobnych, zewnętrznych narzędzi.

System umożliwia również tworzenie wydruków i wizualizacji dokumentu w formacie pdf oraz .doc z możliwością wysyłki kanałem e-mail.

Dostęp do dokumentów oraz indeksów jest kontrolowany przez schemat uprawnień oparty na rolach.

Moduł Dokumenty ściśle współpracuje z modułem Workflow.

MODUŁ WORKFLOW

Workflow odpowiedzialny jest za definiowanie i realizację procesów biznesowych oraz operacyjnych w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Wbudowany kreator ścieżek przepływów usprawnia zarządzanie definicją procesów oraz pozwala w łatwy i intuicyjny sposób rozbudowę istniejących jak i tworzenie nowych obiegów.

Elastyczność całego rozwiązania sprawia, iż rozwiązanie to może w praktyce odwzorować dowolny proces niezależnie od jego poziomu złożoności, kryteriów oraz wyjątków.

Elektroniczny obieg dokumentów posiada mechanizm eksportu i importu definicji procesów co znacznie ułatwia i skraca czas wytwarzania nowych szablonów. Schemat działania workflow definiowany jest w systemie bez konieczności używania osobnych, zewnętrznych narzędzi. Moduł Workflow ściśle współpracuje z modułem Dokumentów.

MODUŁ SEKRETARIAT

Obsługa Kancelarii to jeden z ważniejszych etapów obiegu dokumentów. Moduł Sekretariat umożliwia rejestrowanie pism przychodzących oraz faktur zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej. W połączeniu z urządzeniami biurowymi druk/skan uzyskuje się bardzo dobre rezultaty automatyzacji całego procesu. Integracja z pluginem OCR umożliwia automatyzację oraz weryfikację procesu rejestracji faktur kosztowych bez konieczności przeprowadzania ręcznego uczenia algorytmów.

W ramach Sekretariatu, system umożliwia również rejestrację i nadawanie pism wychodzących. Pełna integracja z usługą Poczty Polskiej e-Nadawca zapewnia całkowitą automatyzację procesu nadawania pism. Elektroniczny obieg dokumentów współpracuje z wieloma dostawcami urządzeń w zakresie skanowania dokumentów oraz ich obróbki. Obsługuje również Sprawy kancelaryjne zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów.

MODUŁ FAKTURY

Rejestr faktur kosztowych jest jednym z elementów Elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Na dziennik podawczy trafiają zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne pobierane wprost z e-mail. Proces rejestracji faktur odbywa się przy udziale mechanizmu OCR, który automatycznie odczytuje dane finansowe ze skanu dokumentu. Mechanizm OCR nie wymaga ręcznego uczenia, ani udostępniania danych na zewnątrz.

W ramach obiegu faktur kosztowych użytkownicy mają możliwość dekretowania, dokonywania elektronicznego opisu wydatków oraz rozksięgowania faktury na Centra kosztów jak i Projekty. Na zakończenie procesu faktury są automatycznie eksportowane do systemu księgowego.

MODUŁ RAPORTY

Elektroniczny obieg dokumentów udostępnia dużą ilość raportów w bazowej wersji systemu. Biblioteka raportów jest zbudowana na wzór drzewa katalogów co ułatwia kategoryzację oraz wyszukiwanie. Każdy raport może być udostępniony na dashboardzie, na szczegółach elementu lub na bocznym panelu modułowym.

System generuje raporty na podstawie danych jakie posiada lub danych pobieranych z systemów zewnętrznych. Raporty bazują na zapytaniach SQL zapisywanych w postaci tzw. „procedur przechowywanych”. Administrator systemu może w prosty sposób tworzyć własne zestawienia i raporty używając wbudowanego edytora oraz wbudowanych kategorii np. zestawienia tabelaryczne, wykresy, raporty html.

Rozwiązanie posiada mechanizm cyklicznego procesu generowania i wysyłki raportów do wybranej grupy osób. Raporty są wyświetlane na laptopie, tablecie oraz smartfonie. Uruchamiasz je kiedy chcesz i gdzie chcesz. Dostęp mobilny jest dodatkowo zabezpieczony certyfikatem bezpieczeństwa, który jest zainstalowany na urządzeniu.

Wszystkie wykresy są wyświetlane w sposób interakcyjny tzn. z możliwością ręcznego zoomowania i filtrowania serii danych.

MODUŁ HR

Moduł HR umożliwia rejestrowanie czasu pracy w połączeniu z grafikiem urlopów oraz nieobecności. Planowanie urlopów w skali całej firmy może odbywać się całkowicie elektronicznie. Każdy pracownik tworzy swój własny grafik urlopowy, a następnie wypełnia elektroniczne wnioski. W następnej kolejności wnioski są akceptowane przez przełożonego, aby docelowo trafić do działu kadr. Na tej podstawie system generuje raporty nieobecności dla całego departamentu lub firmy.

Elektroniczny Obieg Dokumentów udostępnia każdemu pracownikowi informację o przysługujących dniach urlopowych.

Realizuje także pełną obsługę delegacji począwszy od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów, a kończąc na całkowitym rozliczeniu wyjazdu. Skomplikowany algorytm przelicza kwoty kilometrówek, oblicza diety krajowe i zagraniczne oraz generuje zbiorcze podsumowanie.

Delegacje są w pełni zintegrowane z elektronicznym obiegiem dokumentów w zakresie ewidencji kosztów.

System pilnuje ważnych terminów dla wszystkich pracowników firmy. Przypomnienia generowane są do opiekuna HR z odpowiednim wyprzedzeniem.

Monitoruje również terminy zakończenia umów cywilnoprawnych z pracownikami.

Moduł HR umożliwia zarządzanie elektroniczną bazą kandydatów do pracy, dokumentami CV oraz projektami rekrutacyjnymi. Projekty rekrutacyjne ułatwiają gromadzenie informacji o kandydacie w trakcie trwania procesu oraz po jego zakończeniu. Rozbudowana wyszukiwarka umożliwia selekcję kandydatów w oparciu o wiele kryteriów wyszukiwania.

Elektroniczny Obieg Dokumentów obsługuje import danych wprost ze skrzynek rekrutacyjnych e-mail.

Wspiera również okresowy system ocen pracowniczych. Każdy pracownik jest oceniany przez przełożonego według określonych kryteriów, a następnie otrzymuje ocenę oraz wytyczne i punkty doskonalenia w postaci zadań do wykonania. System zarządza realizacją działań okresowych, gromadzi dokumenty i pozwala ewidencjonować zdarzenia. W rezultacie generuje raporty z podsumowaniem wyników działań. System ocen pracowniczych to element systemu zarządzania kompetencjami w organizacji.

Elektroniczny Obieg Dokumentów to także rejestr akt pracowniczych. Koncepcja E-teczki wywodzi się z potrzeby szybkiego dostępu do danych pracowniczych. Układ teczek osobowych w podziale na części A, B, C umożliwia bezpośredni dostęp do skanów umów pracowniczych, zaświadczeń, upoważnień i innych dokumentów. Kartoteki pracownicze dostępne są w układzie drzewa struktury organizacyjnej.

Archiwum to nie tylko dokumenty, to również wnioski personalne, nieobecności L4 oraz historia zatrudnienia zgromadzone w jednym miejscu.

MODUŁ ZADANIA

Z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów zlecasz zadania komu chcesz i kiedy chcesz przy użyciu komputera lub smartfona. Każde zadanie może być złożone z mniejszych podzadań przydzielonych do różnych osób w teamie. Ponadto można w łatwy sposób dodać do zadania komentarz lub załączyć ważny plik. Odpowiednie osoby zostaną o tym powiadomione.

Moduł Zadania loguje i wyświetla wszystkie ważne zdarzenia na linii czasu.

Główny kalendarz w systemie Obiegu Dokumentów to miejsce, od którego zaczynasz każdy dzień w pracy. Automatyczne powiadomienia o terminach spowodują, że nie zapomnisz przygotować raportu lub skontaktować się z klientem w ważnej sprawie.

Zadania udostępniają możliwość logowania i analizy czasu pracy użytkowników.

Aplikacja mobilna to idealne narzędzie kontroli i zlecania zadań. Potwierdzasz wykonanie zadania lub prośbę o akceptację jednym ruchem palca bez konieczności otwierania komputera.

Możesz wybrać jeden z wielu szablonów zadań np. „Uzyskaj zgodę” lub „Potwierdź wykonanie czynności”.

Kalendarz zadań ma wygląd dynamicznego planera z funkcją drag&drop. Wygodny i prosty sposób, aby zaplanować swój tydzień pracy w oparciu o zadania, projekty i inne działania jakie są do Ciebie przypisane.

Kalendarz zadań umożliwia również planowanie aktywności dla podległych nam pracowników.

MODUŁ UMOWY

Centralny rejestr dokumentów umów w podziale na umowy z klientami, partnerami, dostawcami oraz pracownikami. Każda umowa jest zeskanowana oraz opisana docelową listą atrybutów, po których istnieje możliwość wyszukiwania. Umowy posiadają swoich opiekunów w postaci konkretnych osób lub departamentów.

Automatyczne ocr-owanie skanów umów umożliwia ich późniejsze wyszukiwanie w rejestrze za pomocą słów kluczy.

Elektroniczny Obieg Dokumentów posiada wbudowany mechanizm, który przypomina o terminach związanych z datą obowiązywania każdej umowy. Dotyczy to również dat obowiązywania np. gwarancji lub przeglądu.

Przypomnienia mogą być ustawiane na dowolny okres przed upływem terminu obowiązywania.

Jedną z zalet modułu Umowy jest możliwość skonfigurowania elektronicznego formularza oraz szablonu wydruku, na podstawie których system wygeneruje elektroniczną wersję umowy. Generator najczęściej ma zastosowanie do umów o pracę, dzieło, zlecenie lub umów o współpracy.

Każda umowa generowana jest w formacie pdf. Istnieje możliwość wygenerowania umowy w formacie edytowalnym .docx.

Rozwiązanie umożliwia skonfigurowanie dedykowanego obiegu tworzenia tekstu umowy oraz procesu jej akceptacji.
W ofercie posiadamy wiele przykładowych obiegów, które znajdują zastosowanie w różnych gałęziach prowadzenia biznesu. Proces obiegu umów wymaga zakupu modułu Workflow.

Plugin do MS Office umożliwia wersjonowanie plików umów .docx bezpośrednio w systemie. Dokument umowy jest blokowany w systemie i otwierany w programie MS Office. Po zakończeniu edycji nowa wersja dokumentu wysyłana jest bezpośrednio do systemu Elektronicznego Obiego Dokumentów.

Plugin współpracuje z programami MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.

MODUŁ PROJEKTY

Każdy Projekt składa się z etapów (hierarchii zadań) przydzielonych do konkretnych osób i z konkretnym terminem realizacji. Realizując projekt możesz wykonywać mnóstwo aktywności np. dodać komentarz, ustawić spotkanie, wysłać maila lub załączyć dokumentację projektową. Odpowiednie osoby zostaną poinformowane o tym fakcie przez system. W Projekcie wszystkie ważne zdarzenia są wyświetlane na linii czasu.

Główny kalendarz w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to miejsce, od którego zaczynasz każdy dzień w pracy. Automatyczne powiadomienia o terminach spowodują, że nie zapomnisz przygotować raportu lub skontaktować się z klientem w ważnej sprawie.

Projekty udostępniają możliwość logowania i analizy czasu pracy użytkowników.

System udostępnia to, co jest niezbędne do skutecznej kontroli i analizy działań w projekcie. Wykres Gantta pozwala w szybki sposób na zarządzanie harmonogramem wszystkich projektów w firmie. Z kolei statystyka zadań pomoże zobrazować obłożenie pracą poszczególnych osób w firmie.

Obszar projektowy został ściśle zintegrowany z modułem Raportowania, który umożliwia tworzenie własnych statystyk i analiz.

Moduł projektowy został bardzo mocno zintegrowany z obszarem Budżetowania. W ramach obiegu dokumentów możesz łatwo rozksięgować faktury na projekt lub wystawić dokumenty sprzedażowe otrzymując w rezultacie marżę na projekcie.

W projekcie rozliczysz czas pracy przeliczając go na wynagrodzenie wg zdefiniowanej stawki.

MODUŁ SERWIS

Centralny rejestr zgłoszeń serwisowych (incydentów) umożliwia zaawansowane wyszukiwanie przy użyciu atrybutów opisujących zgłoszenie takich jak np. data zgłoszenia, osoba zgłaszająca, kategoria, treść lub priorytet. Każdy użytkownik ma możliwość podglądu statusu zgłoszonego przez siebie problemu.

Dostęp do rejestru jest chroniony odpowiednio skonfigurowanymi uprawnieniami.

Rejestracja zgłoszeń może odbywać się manualnie poprzez wypełnienie formularza rejestracji lub automatycznie poprzez obsługę skrzynki e-mail, na którą wysyłane są zgłoszenia mailowe lub zgłoszenia z formularza znajdującego się na stronie www.

Formularz rejestracji zgłoszenia jest indywidualnie dostosowywany na etapie konfiguracji modułu.

Zarejestrowanie zgłoszenia serwisowego to dopiero początek procesu jego obsługi. W ramach wdrożenia modułu serwisowego ścieżka obsługi serwisowej jest indywidualnie dostosowywana do aktualnych potrzeb organizacji. Dla przykładu kategoria zgłoszenia może determinować odrębną ścieżkę procesowania zgłoszenia.

Na każdym etapie obsługi zgłoszenia użytkownik może otrzymywać powiadomienia o zmianie statusu jego realizacji.

Moduł serwisowy może służyć również do zarządzania terminami przeglądów gwarancyjnych lub pogwarancyjnych. System alarmuje wskazane osoby z odpowiednim wyprzedzeniem o konieczności wykonania przeglądu lub wysłania informacji.

Przypomnienia są generowane w ustalonych okresach oraz dostarczane kanałem e-mail, sms lub innym dostępnym.

Elektroniczny Obieg Dokumentów udostępnia pulę domyślnych raportów służących do śledzenia statystyk serwisowych takich jak: ilość zarejestrowanych zgłoszeń w miesiącu, statystyka statusów zgłoszeń lub zgłoszenia przeterminowane. Statystyki dostępne są w postaci raportów, zestawień lub wykresów.

System posiada możliwość tworzenia własnych zestawień i raportów.

MODUŁ INTRANET

Tablice są profesjonalnym i bezpiecznym kanałem wymiany informacji wewnątrz firmy. Swoje zastosowanie znajdują w wewnętrznych dyskusjach, rekrutacjach, obwieszczeniach lub eventach. Podobnie jak w przypadku forów internetowych, użytkownicy mogą tworzyć wątki, zapraszać gości, publikować posty i komentarze oraz umieszczać linki, obrazy lub załączniki.

Tablice ogłoszeniowe z powodzeniem zastępują kanał e-mail w zakresie komunikacji firma-pracownicy.

Koniec z plikami zlokalizowanymi w folderach sieciowych, prywatnych komputerach oraz mailach. Firmowa Baza wiedzy to jedno, centralne miejsce przechowywania dokumentów wewnętrznych (procedury, instrukcje, szablony umów i pism) oraz informacji takich jak (FAQ, notatki). Struktura folderów z możliwością nadawania uprawnień w zupełności zastępują udział sieciowy dając przy tym możliwość dostępu do plików z każdego miejsca i o każdej porze.

Baza wiedzy umożliwia publikację plików do wybranych grup użytkowników w celu potwierdzenia zapoznania się z dokumentem.

Centralne miejsce w systemie z kontaktami do wszystkich osób w firmie (lub spółek zależnych). Pozwala na szybkie wyszukanie informacji o pracowniku oraz osobie, która go zastępuje w czasie planowanej nieobecności.

Książka adresowa idealnie sprawdza się w środowiskach rozproszonych oraz organizacjach wielospółkowych.

Czat wewnętrzny jest bezpieczną i szybką metodą wymiany informacji w firmie. Czat umożliwia jednoczesne prowadzenie korespondencji z wieloma użytkownikami, pozwala na przekazywanie plików oraz linków bezpośrednich. Czat definitywnie ogranicza i eliminuje zbędną komunikację mailową pomiędzy pracownikami.

Pracujemy nad tym, aby czat wewnętrzny był również dostępny w aplikacji mobilnej.

Intranet to również miejsce, gdzie umieścisz skróty do wszystkich ważnych informacji oraz systemów znajdujących się w sieci wewnętrznej.

Koniec z pracą w bałaganie i środowisku rozproszonym.

MODUŁ AKTYWA

Elektroniczny Obieg Dokumentów umożliwia prowadzenie centralnego rejestru wyposażenia oraz środków trwałych jakie są na stanie firmy. Każdy z elementów jest klasyfikowany w oparciu o własne grupy aktywów (sprzęt komputerowy, drukarki, licencje), a wskazanie lokalizacji pozwala precyzyjnie określić ile elementów mamy na magazynie, a ile jest wydanych do użytkowania. Każdy element w bazie posiada swoją historię oraz listę zdarzeń takich jak wystąpienie incydentu, przekazanie do użytkowania, zwrot czy likwidacja.

System umożliwia wyszukiwanie elementów w oparciu o ich nazwę, kategorię, numer seryjny lub producenta.

Wydanie sprzętu pracownikowi jest operacją, która zapisywana jest w historii życia urządzenia. Taka informacja pozwala na wskazanie osoby odpowiedzialnej w danym czasie za dane aktywo. W tym celu Elektroniczny Obieg Dokumentów pomaga generować elektroniczne protokoły przekazania, protokoły zwrotu oraz likwidacji środka trwałego. Podpisane protokoły trafiają do systemu w formie skanu.

Rozwiązanie umożliwia wydawanie sprzętu osobom spoza organizacji.

Każde urządzenie może zostać oznakowane przy pomocy kodów QR. Każdy kod jednoznacznie identyfikuje aktywo oraz umożliwia wykonanie inwentaryzacji. Inwentaryzacja realizowana jest przy użyciu aplikacji mobilnej wyposażonej w czytnik kodów QR.

Inwentaryzacja pomaga uporządkować sprawy związane z zarządzaniem sprzętem, który znajduje się poza biurem firmy.

MODUŁ BUDŻET

Elektroniczny Obieg Dokumentów umożliwia wygodne planowanie budżetów zarówno w podziale na koszty jak
i przychody.
Budżetowanie jest realizowane w dwóch wymiarach: na jednostki (departamenty) oraz rodzaje kosztów/przychodów. Na budżet ostateczny składają się budżety poszczególnych departamentów.

Budżet jest przygotowywany przez kierowników jednostek, którzy po wykonaniu ostatecznych zmian wysyłają go do akceptacji. Akceptacja odbywa się według ścieżki hierarchii jednostek organizacyjnych w spółce.

Oznacza to, iż akceptacja jest wymagana przez wszystkich przełożonych kierownika.

Aby skorygować roczny plan można w prosty sposób utworzyć rewizję istniejącego budżetu. Każda rewizja polega odrębnemu obiegowi akceptacji. Po zaakceptowaniu rewizji, poprzednie wersje budżetu zostają zarchiwizowane.

Tworzenie budżetu na kolejne lata wymaga jedynie skopiowania i dostosowania budżetu za poprzedni rok.

Budżet jest w pełni zintegrowany z obiegiem faktur oraz planem kont księgowych, który jest przechowywany w systemie. Oznacza to, iż raport wykonania budżetu jest dostępny od ręki uwzględniając wszystkie zaksięgowane koszty/przychody.

Elektroniczny Obieg Dokumentów umożliwia śledzenie analityki finansowej na poziomie faktur kosztowych.

Pilnuje także wysokości składanych zamówień w oparciu o aktualnie obowiązujący w firmie budżet. W przypadku przekroczenia budżetu wymagana jest dodatkowa akceptacja Dyrektora Finansowego lub wskazanej przez niego osoby.

Ustal poziom wydatków jednorazowo na etapie akceptacji budżetu.

Budżet to również planowanie przychodów ze sprzedaży produktów oraz usług w ujęciu projektowym, gdzie każdy projekt posiada swój własny budżet. Implementacja tego rodzaju budżetu może przybierać formę zbiorczą lub w rozbiciu na miesiące projektowe.

Rozwiązanie jednocześnie umożliwia śledzenie wykonania budżetu w ujęciu graficznym.

USŁUGI DODATKOWE

 Analiza i integracja

Dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb Klienta jest przedmiotem analizy przedwdrożeniowej. Wynikiem analizy jest szczegółowy raport.

Instalacja i konfiguracja

Przygotujemy środowisko umożliwiające płynną, stabilną i bezpieczną pracę systemu.

Upgrade

Przez pierwszy rok użytkowania systemu zapewniamy bezpłatny dostęp do kanału aktualizacji w zakresie wdrożonych modułów. Przez kolejne lata klient wnosi procentową opłatę roczną od sumy zakupionych licencji.

Support

Po wdrożeniu zapewniamy profesjonalne wsparcie. Usługa “Support” to rozwój systemu o dodatkowe możliwości oraz bezpieczeństwo ciągłości działania.

Szkolenia

Zapewniamy kompleksowe szkolenia zarówno dla użytkowników końcowych jak i dla administratorów systemu.

MODEL LICENCJONOWANIA

Licencja bezterminowa

W modelu licencji bezterminowej system jest zainstalowany na serwerze Klienta (in‐house) lub na serwerach Aplitt (hosting). Opłata jednorazowa kalkulowana jest w oparciu o wybrane moduły i komponenty oraz ilość użytkowników. Licencja może zostać rozszerzona o dodatkowe moduły oraz kolejnych użytkowników.

MODEL INSTALACJI

Hosting

W tym wariancie system zainstalowany jest fizycznie na serwerach Aplitt. Klient nie martwi się o zaplecze techniczne, kopie bezpieczeństwa oraz dostępność systemu. Dostęp do Elektronicznego Obiegu Dokumentów odbywa się zdalnie z każdego miejsca 24h/7 przez przeglądarkę, tablet lub telefon. Wybierając hosting należy określić parametry i dobrać żądaną przestrzeń dyskową na załączniki.

In-house

W tym wariancie system Elektronicznego Obiegu Dokumentów zainstalowany jest fizycznie na serwerze Klienta. Klient dostarcza system operacyjny z przestrzenią na dane oraz wykonuje kopie bezpieczeństwa baz danych i plików. Klient ma możliwość instalacji systemu w dedykowanym środowisku hostingowym u dowolnego dostawcy kolokacji. Model ten nie jest dostępny w wariancie licencji abonamentowej.

KOMPONENTY DODATKOWE

Obsługa wielu spółek

System obsługuje wiele spółek bez konieczności instalacji dodatkowych instancji systemu. Ta opcja wymaga zakupu pojedynczej licencji dla każdej dodatkowej spółki.

Mechanizm OCR

Funkcja umożliwiająca automatyczne odczytywanie danych z zeskanowanych dokumentów (faktur) eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. OCR daje możliwość wyszukiwania pełno tekstowego w całej bazie dokumentów.

Plugin MS Office

Dodatek do pakietu MS Office współpracujący z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów. Umożliwia bezpośrednie dodawanie i wersjonowanie dokumentów Word, Excel, PowerPoint w systemie.

Konektor do systemu księgowego

Mechanizm umożliwiający cykliczny eksport danych finansowych z Elektronicznego Obiegu Dokumentów do systemu księgowego.

DAC - Document Access Control

Dodatek umożliwiający podgląd ponad 50 różnych formatów dokumentów z poziomu przeglądarki www. Funkcja kontroli umożliwia wyświetlanie dokumentów z jednoczesną blokadą pobierania plików z serwera.

Plugin e-nadawca

Konektor do usługi Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej. Umożliwia rejestrowanie i nadawanie przesyłek/paczek bezpośrednio z poziomu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Plugin do poczty e-mail

Umożliwia eksport wiadomości e‐mail bezpośrednio do systemu z poziomu popularnych programów pocztowych takich jak: MS Outlook, Gmail, Thunderbird.

Plugin VoIP

Integruje możliwości centrali telefonicznej z systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Umożliwia nawiązywanie jak i odbieranie rozmów telefonicznych od klientów bezpośrednio z poziomu systemu.

PAKIET CRM

CRM - Customer Relationship Management

Pakiet CRM umożliwia zarządzanie procesem sprzedażowym od wpłynięcia zapytania do pozyskania nowego klienta. W tym celu Elektroniczny Obieg Dokumentów udostępnia szereg możliwości i narzędzi mających na celu usprawnić pracę handlowcom i telemarketerom. Integracja z pocztą e‐mail, synchronizacja kalendarzy i korespondencja seryjna to podstawowe narzędzia służące do pracy grupowej w zespołach sprzedażowych. CRM to również szczegółowe raportowanie aktywności handlowców na dashboardach, analiza lejków sprzedaży i transakcji w podziale na kanały. Poziom elastyczności rozwiązania Elektronicznego Obiegu Dokumentów umożliwia dopasowanie rozwiązania do najbardziej wymagających założeń i kryteriów sprzedażowych obecnych na rynku. Uzupełnieniem dla Pakietu CRM jest Pakiet EOD automatyzujący proces ofertowania i ankietowania klientów.

Moduły

Leady, Deale, Kontrahenci, Zadania, Raporty.

Komponenty

Plugin do poczty e‐mail.


licencje imienne 


LICENCJE IMIENNE

Każdy z użytkowników z przypisaną licencją imienną może w dowolnym momencie zalogować się do systemu. Ten rodzaj licencji jest dedykowany dla użytkowników regularnie korzystających z systemu.

 


licencje wspols 


LICENCJE WSPÓŁDZIELONE

Zezwalają na jednoczesne korzystanie z systemu przez maksymalnie tylu użytkowników, ile wynosi pula zakupionych licencji współdzielonych. Ten rodzaj licencji jest dedykowany dla użytkowników, którzy sporadycznie korzystają z systemu. Zakupione licencje dostępowe są licencjami bezterminowymi. Licencje udzielane są w pakietach (1 pakiet = 5 szt. licencji).

 

 

Adres firmy


Aplitt sp. z o.o.
ul. Arkońska 6/A1, 80-387 Gdańsk
www.aplitt.pl

KRS pod numerem 0000692419
Kapitał zakładowy: 14 047 350,00 zł

Telefon


Tel. +48 58 782 82 82

E-mail


E-mail: kontakt@aplitt.pl