Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Aplikacja EOD to platforma do zarządzania dokumentami – fakturami, wnioskami, korespondencją, dokumentacją projektu, czy listami obecności pracowników. Posłuży też m.in. do obsługi zadań, budżetu, floty, czy jako archiwum dokumentacji. Wszystko to znajdziesz teraz w jednym, bezpiecznym systemie, który zostanie dostosowany do Twoich procedur i procesów! Dzięki temu wdrożenie będzie prostsze, a system nie zaburzy funkcjonowania firmy!
Czytaj więcej

Sprawdź film, aby dowiedzieć się wiecej o naszym optymalizatorze!

Sprawdź film, aby dowiedzieć się wiecej o naszym optymalizatorze!

Jaki problem Twojej firmy rozwiązuje?

Jaki problem Twojej firmy rozwiązuje?


Szybciej przeprocesujesz wnioski pracownicze, faktury, czy delegacje

Nigdy nie zgubisz żadnego dokumentu

Łatwo zidentyfikujesz „wąskie gardła” w firmie

Będziesz mógł pracować z dowolnego miejsca na ziemi

Zmniejszysz koszty administracyjne

Uzyskasz dostęp do raportów aktualizowanych w czasie rzeczywistym

Masz pytanie?
Porozmawiajmy!

Masz pytanie?
Porozmawiajmy!

Jeżeli masz pytania dotyczące naszego
produktu wypełnij formularz kontaktowy, aby
spotkać się z ekspertem.

Artur Augustyniak
Kierownik Działu Rozwoju Systemów
Workflow
Artur Augustyniak
Kierownik Działu Rozwoju
Systemów Workflow
Artur Augystyniak www

Zaufali nam m.in.:

Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli…

Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Automatyzacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Automatyzacja

Modułowa platforma elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzuje procesy biurowe i rozwiązuje problemy związane z obsługą dokumentów.

Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Optymalizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Optymalizacja

Obieg dokumentów to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych. Mechanizm OCR przyspieszy rejestrację dokumentów i ograniczy ryzyko błędu.

Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Ikonka mała Archiwizacja korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Archiwizacja

Zapewnij sobie bezpośredni dostęp do skanów faktur, umów i dokumentów kadrowych, a papierowe wersje przechowuj w bezpiecznym miejscu.

Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów
Mobilność korzyści Elektroniczny Obieg Dokumentów

Mobilność

W ramach aplikacji mobilnej Android i iOS możesz uczestniczyć w procesach i raportowaniu bez konieczności otwierania komputera.

Ile możesz oszczędzić?

Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.

Ministerstwo Cyfryzacji szacuje, że 500-osobowa firma, ograniczając papier, może zaoszczędzić ok. 200 tys. zł w skali roku.

„Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.

„Szpital Na Klinach” w Krakowie, który wdrożył oferowany przez nas system zyskał ok. 100 tys. zł rocznie biorąc pod uwagę jedynie parametr czasu.

Co zawiera usługa?

Ikonka mała Moduł Sekretariat Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Sekretariat

Rejestracja pism przychodzących i faktur, wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu.

Ikonka mała Moduł Dokumenty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Dokumenty

Tworzenie szablonów dokumentów i elektronicznych formularzy.

Ikonka mała Moduł Faktury Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Faktury

Rejestracja faktur z wykorzystaniem OCR, dekretowanie, opis, rozksięgowanie kosztów, eksport do systemu księgowego.

Ikonka mała Moduł Workflow Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Workflow

Definiowanie i realizacja procesów biznesowych i operacyjnych, kreacja ścieżek obiegu, odwzorowanie procesów.

Ikonka mała Moduł Kontrahenci Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Kontrahenci

W pełni konfigurowalna centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców, integracja z bazą GUS.

Ikonka mała Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Raporty

Generowanie dowolnych raportów i zestawień, automatyczna wysyłka zdefiniowanych raportów.

Ikonka mała Moduł Delegacje Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Delegacje

Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów po pełne rozliczenie wyjazdu.

Ikonka mała Moduł HR Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł HR

Rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, elektroniczne wnioski urlopowe.

Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 1 Zarejestruj dokument

Zarejestruj dokument w systemie. Wpisz tylko podstawowe dane. Resztę uzupełni moduł OCR.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 2 Naklej i zeskanuj

Zeskanuj automatycznie wygenerowany kod kreskowy. Jedno kliknięcie i gotowe. Twój skan trafił bezpośrednio do systemu.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 3 Obieg start

Twój dokument rozpoczął obieg. System skierował go do wskazanej osoby.

Elektroniczny Obieg Dokumentów krok 4 Archiwizuj

Wszystkie dokumenty są automatycznie archiwizowane w chmurze lub na serwerze. Znajdziesz je bez problemu.

Podpisuj
dokumenty online!

Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.

Podpisuj dokumenty online!

Zyskaj możliwość podpisywania dokumentów online!
System, który oferujemy pozwala na pełną integrację z Autenti.com bez konieczności pobierania dokumentów i wysyłania ich pocztą e-mail. Użytkownik wskazuje umowę w wersji Word lub PDF oraz przypisuje osoby zatwierdzające. Po ich podpisaniu automatycznie pobiera zatwierdzony plik PDF i zachowuje go w repozytorium Umów.

Anna Jaroń, Asekuracja

„Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”

Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Nasze realizacje

Asekuracja eod

Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.

Nasze realizacje

Asekuracja eod

Firma Asekuracja stanęła przed wyzwaniem zachowania ciągłości pracy i umożliwienia obsługi pełnego obiegu faktur w środowisku rozproszonym geograficznie. Wszystko po to, aby nie obsługiwać dokumentów w formie papierowej, wyeliminować konieczność przebywania w biurze podczas zarządzania i uzupełniania pism, a także zamienić tradycyjną formę wysyłki na cyfrową.

Anna Jaroń, Asekuracja

„Największą zaletą współpracy z Aplitt jest dostępność. Możemy liczyć na stałe wsparcie wykwalifikowanych pracowników, którzy sprawnie rozwiązują problemy i udzielają bieżących porad. Ponadto, duże znaczenie ma bogate doświadczenie Aplitt we wdrażaniu rozwiązań, z których sami korzystają.”

Anna Jaroń, Manager ds. Systemów Biznesowych, Asekuracja

Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!

Zobacz jak Elektroniczny Obiegu Dokumentów może odmienić Twoją pracę!

YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player
YouTube player

Moduł Sekretariat

Centralny rejestr dokumentów dla tych, którzy lubią mieć porządek
w papierach. Bez wysiłku i zagubionych dokumentów. Dzięki temu:

zarejestrujesz każde pismo przychodzące i wychodzące, w postaci papierowej jak i elektronicznej
zeskanujesz wiele dokumentów jednocześnie
oznaczysz pisma kodami 2D (QR)
zamówisz kuriera z Poczty Polskiej
masz wgląd do statusu i listu przewozowego nadanej przesyłki (e-Nadawca)

Moduł Dokumenty

Tutaj znajdziesz wszystkie zarejestrowane dokumenty i stworzysz własne. Co więcej, dla każdego z nich wykreujesz własny wygląd. Dzięki temu każdy otrzyma swój dokument na czas, a Ty:

stworzysz rejestr wszystkich dokumentów, który możesz sortować wg zadanych kryteriów
stworzysz własne szablony dokumentów – pism, wniosków, umów, ofert, zamówień
nadasz uprawnienia dostępu i edycji dokumentu w oparciu o pełnione role
zapomnisz o terminach określonych w dokumencie – system powiadomi cię o terminie z wyprzedzeniem
wygenerujesz dokumenty z szablonu
zaprojektujesz własne wydruki i własne szablony powiadomień
YouTube player
YouTube player

Moduł Faktury

Rejestr faktur kosztowych i zakupowych w jednym miejscu. Dzięki temu
znacznie przyspieszysz agregację danych finansowych firmy. Tutaj:

zarejestrujesz fakturę, w każdym języku i walucie, również tę otrzymaną e-mailem
przetworzysz dokumenty dzięki automatycznemu OCR
uzupełnisz dane automatycznie, dzięki weryfikacji aktywnych płatników VAT
opiszesz wydatki i rozksięgujesz koszty na MPK i Projekty
szybko zaakceptujesz fakturę, także na urządzeniu mobilnym
oznaczysz każdą fakturę kodem 2D (QR)
wydasz polecenie płatności
nie dublujesz danych dzięki automatycznemu eksportowi do systemu księgowego

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
to rozwiązanie, które usprawni działanie Twojej firmy, ale nie jedyne.

Dzięki połączeniu EOD i zaawansowanym modelom sztucznej inteligencji Twoja firma może przejść prawdziwą Transformację Cyfrową.

Dzięki niej poprawisz efektywność firmy, zyskasz dokładniejszy wgląd w dane i będziesz podejmować skuteczniejsze decyzje biznesowe.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, co jeszcze możesz zyskać dzięki Transformacji Cyfrowej!

rece

Moduł Workflow

Rejestr dokumentów i faktur to nie wszystko. Czas nadać sprawom swój własny obieg. Niezależnie od tego jak bardzo złożone i wyjątkowe procesy obsługuje twoja firma. Tutaj:

odwzorujesz procesy biznesowe i operacyjne – sprzedaży, serwisu, inne
uporządkujesz przepływ informacji i dokumentów w całej firmie
wykreujesz graficzną ścieżkę obiegu dla każdego dokumentu
stworzysz modele obiegu faktur w przedsiębiorstwie
skrócisz czas raportowania i podejmowania decyzji
nie tracisz czasu na tworzenie nowych szablonów dzięki mechanizmowi wymiany
danych definicji procesów

Moduł Kontrahenci

Centralna baza klientów, dostawców i podwykonawców. Rozwiązanie dla tych, którzy współpracują z wieloma kontrahentami i mają problem z synchronizacją ich danych. Dzięki niemu:

masz wgląd do danych kontrahenta zarejestrowanych w innych modułach – Faktury, Dokumenty, inne
automatycznie założysz kartotekę nowego kontrahenta korzystając z danych bazy GUS
sprawdzisz, czy kontrahent znajduje się w wykazie informacji o podatnikach VAT
zsynchronizujesz dane kontrahenta w różnych systemach
ograniczysz dostęp do danych poufnych
przejrzysz korespondencję z kontrahentem

Moduł Raporty

Biblioteka gotowych raportów i kreator własnych zestawień i wykresów. Tego potrzebujesz, żeby podjąć właściwe decyzje. Dzięki niemu:

wygenerujesz własny raport
będziesz powiadamiany o upływających terminach – zadań, umów, innych
wyślesz raporty cyklicznie do wybranej grupy osób
stworzysz swój własny dashboard raportów
wyeksportujesz raporty do arkusza Microsoft Excel
wyświetlisz dane na tablecie, smartfonie i monitorze TV
Specjalista ds. administracyjno biurowych Dorota Moduł Raporty Elektroniczny Obieg Dokumentów

Moduł Delegacje

Pełna obsługa delegacji od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów do pełnego rozliczenia wyjazdu. Bez żmudnego wypełniania formularzy. Dzięki niemu:

wprowadzasz podstawowe dane, a algorytm sam przelicza kwoty kilometrówek, diety krajowe i zagraniczne oraz generuje zbiorcze podsumowanie
wypełnisz wniosek o zaliczkę, samochód służbowy, mieszkanie służbowe, bilet PKP
Twoje koszty delegacji zostaną automatycznie zewidencjonowane
wygenerujesz zbiorczą listę delegacji
zawsze będziesz na bieżąco w statusach delegacji

Moduł HR

Centrum dowodzenia dla szefa, który doceni bezpośredni dostęp do danych pracowniczych. Dzięki niemu:

masz dostęp do skanów umów pracowniczych, zaświadczeń, upoważnień i innych dokumentów
udostępnisz pracownikom narzędzie do ewidencji czasu pracy
zobaczysz swojego pracownika w strukturze organizacyjnej
masz dostęp do wniosków personalnych, nieobecności i historii zatrudnienia
pozwolisz pracownikowi zaplanować urlop, który później akceptują jego przełożeni
udostępnisz pracownikowi informację o przysługującym urlopie
wygenerujesz grafik roczny w skali całej firmy
nie musisz pamiętać o terminach badań lekarskich i szkoleniach BHP, system o nich przypomni opiekunowi HR z odpowiednim wyprzedzeniem
przeprowadzisz proces rekrutacyjny zgodnie z wymogami RODO
wygenerujesz przelewy wynagrodzeń
udostępnisz pracownikom ich indywidualne rozliczenia PIT i RMUA

Dowiedz się więcej
o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!

Dowiedz się więcej o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów!

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Krajowy System E-Faktur (KSeF) | Co to jest, jak działa i od kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obligatoryjny od 2026 roku! Co to oznacza? Jak się do tego przygotować? Jak ułatwić sobie wdrożenie? Dowiedz się już teraz!
Czytaj

Elektroniczny Obieg Dokumentów

EOD, a e-faktura obowiązkowa od 2026 roku

Od 2026 roku będziesz musiał wystawiać e-faktury! Jak wystawiać je łatwiej dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów?
Czytaj

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów w Firmach: archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obligatoryjny od 2024 roku! Co to oznacza? Jak się do tego przygotować? Jak ułatwić sobie wdrożenie? Dowiedz się już teraz!
Czytaj

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie Asekuracja – case study

Koniec z teorią, czas na praktykę! Jak przebiega wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie? Dowiedz się na przykładzie naszego wdrożenia w firmie Asekuracja!
Czytaj

Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat obecnego stanu obiegu dokumentów w firmie Klienta oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala też ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac).

Etapy analizy przedwdrożeniowej:
• określenie stanu obecnego,
• określenie oczekiwań Klienta, opracowanie raportu z analizy przedwdrożeniowej zawierającego opis funkcjonalności systemów oraz metodę realizacji wymagań Klienta,
• przygotowanie dokumentacji projektu wdrożenia wraz z opisem proponowanych rozwiązań i makietą systemu,
• wycena poszczególnych elementów wdrożenia.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

2. Jak długo trwa wdrożenie?

Wdrożenie uzależnione jest od zakresu, stopnia zaawansowania, specyficznych wymagań i zaangażowania Klienta. Najbardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 2 miesiące. Przeważnie wdrożenia trwają od 4 do 12 miesięcy.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

3. Czy elektroniczny obieg dokumentów integruje się z innymi systemami??

Tak, EOD można zintegrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja może być jednokierunkowa lub dwukierunkowa. Nasze rozwiązanie wspiera trzy metody integracji: eksport danych w pliku, wykorzystanie bazy pośredniej oraz metody Rest API.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

4. Czy dane można eksportować do Excela?

Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

5. Czy można eksportować raporty które są prezentowane w formie graficznej??

Tak, wybrane raporty można eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG. Oczywiście funkcja jest dostępna dla uprawnionych użytkowników systemu.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

6. Czy w systemie EOD mogę generować dowolne raporty?

Tak, zapewniamy cały zestaw gotowych raportów. Na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

7. Czy sam mogę tworzyć raporty?

Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście w tym celu wymagana jest podstawowa wiedza obsługi systemu i relacji bazodanowych (Microsoft SQL).

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

8. Czy mogę kontrolować kto i kiedy przegląda lub zmienia dane w systemie?

Tak, Elektroniczny Obieg Dokumentów loguje wszystkie podejmowane przez użytkowników czynności (podgląd, historie zmian itp.).

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

9. Czy system sam nadaje numerację faktur / pism / umów / spraw / zgłoszeń serwisowych / innych dokumentów?

Tak, w przypadku niektórych pism jest to wymóg formalny (np. faktury czy sprawy). Często Klienci samodzielnie wprowadzają numerację dla pism czy dokumentów, w których nie jest to formalnie wymagane (np. oferty, umowy, zamówienia itp.).

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

10. Ile osób może jednocześnie korzystać z systemu?

Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna liczba pracowników, ograniczenia występują raczej po stronie sprzętowej środowiska.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

11. Czy w systemie można ustawiać zastępstwo?

Tak, system może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

12. Co składa się na cenę zakupu systemu?

Składnikami ceny są:
• Licencję na Moduły systemu
• Licencje użytkowników (stałego i jednoczesnego dostępu)
• Komponenty dodatkowe
• Prace konfiguracyjne
• Prace integracyjne
• Szkolenia

Summary

Publisher Name
Aplitt Sp. z o.o.
Publisher Logo

Porozmawiaj z nami!

      Zaznacz wszystkie wymagane.
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Aplitt sp. z o.o. moich danych osobowych wskazanych w formularzu kontaktowym w celu otrzymywania informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o.. Więcej informacji w Polityce Prywatności.* Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Aplitt sp. z o.o. moich danych osobowych wskazanych w formularzu kontaktowym w celu otrzymywania informacji handlowych i marketingowych dotyczących produktów i usług z oferty Aplitt sp. z o.o.. Więcej informacji w Polityce Prywatności.
    Wyrażam zgodę na kontakt za pomocą wyżej wymienionych kanałów komunikacji w celu przedstawienia mi informacji handlowych lub w celu marketingu bezpośredniego Aplitt sp. z o.o..* Wyrażam zgodę na kontakt za pomocą wyżej wymienionych kanałów komunikacji w celu przedstawienia mi informacji handlowych lub w celu marketingu bezpośredniego Aplitt sp. z o.o..
    Pola oznaczone gwiazdką (*) są wymagane.
    Summary
    Publisher Name
    Aplitt Sp. z o.o.
    Publisher Logo