Quality Menagment System – o tym terminiu słyszało pewnie wielu z Was. Co jednak wiąże się z tym tematem? Jak bardzo to rozległy temat? I czy istnieje aplikacja, która może wspomóc firmę w tej kwestii? Sprawdź sam!

Anglojęzyczne wyrażenie użyte w nagłówku oznacza po prostu system zarządzania jakością, czyli działania mające na celu kierowanie organizacją i sprawowanie kontroli właśnie w zakresie systemu zarządzania. Definicja ta nie oddaje w pełni złożoności procesu, który opisuje, bowiem jak pokazuje praktyka ile organizacji, tyle możliwości.

Część firm lub instytucji polega na standardach wynikających z norm ISO (ISO 9001 jest najpopularniejsza, ale norm są tysiące), kolejne działają na podstawie dokumentów normalizacyjnych czy wytycznych spoza tego katalogu, jeszcze inne firmy bazują na dokumentacji wewnętrznej zbudowanej w oparciu o własne potrzeby, praktyki działalności i zależnie od stawianych sobie celów.

Wiele jest nie tylko podstaw i punktów odniesienia wykorzystywanych do przeprowadzenia audytu czy kontroli, ale również sposobów praktycznego prowadzenia i obsługi opisywanego procesu.

Nawet audyt (audit) oparty na tych samych podstawach (np. audyt ISO oparty na najpopularniejszej normie ISO 9001) jest procesem niepowtarzalnym z uwagi na liczne zmienne. Zaliczyć do nich należy informacje wejściowe, specyfikę: produktów, usług, systemów zarządzania jakością, czy wreszcie potrzeby doskonalenia osób biorących w nim udział (pracowników, klienta) itd.

Taki stan rzeczy stanowi dobrą i złą informację. Audytor (auditor) zwykle nie narzeka na nudę, ale właściwe wywiązywanie się z zawodowych obowiązków wymaga ciągłego rozwoju. Zdaniem osób zarządzających normą wśród pracowników zajmujących tego typu stanowiska w każdej firmie powinny dominować: rzetelność, zdyscyplinowanie, ciągłe samodoskonalenie. Zatem kluczem, podstawą do ich osiągnięcia jest bieżące pozyskiwanie informacji na temat systemów zarządzania, jakości certyfikacji, norm, sytuacji w firmie itp.

Ze względu na znaczne obciążenie czasowe bieżącymi zadaniami wynikającymi z procesu zarządzania jakością, przeglądu systemów zarządzania, oceny pracowników, procesów, dodatkowych wymagań formułowanych przez klienta czy osoby decyzyjne trudno to wszystko pogodzić w ramach nawet pełnoetatowego zatrudnienia.

Z przeprowadzonego przez nas rozeznania jasno wynika, że główne bolączki dotyczące audytu (auditu), problemy z jakimi mierzy się audytor (auditor) w swojej codziennej pracy to: długi czas poświęcony na zebranie materiałów przygotowujących audyt (audit), zmienność informacji, wymagań, ale również osoby w nim uczestniczące, które robią to niechętnie, z przykrego obowiązku, racji przymusu.

Awersja drugiej strony, czyli osób audytowanych, zwykle nie jest powodowana osobistą niechęcią wobec audytu (auditu) jako takiego. Najczęściej jest rezultatem niezrozumienia jego przebiegu, celów, sensu certyfikacji. Analizując bardziej szczegółowo, to również efekt oderwanego od funkcjonowania firmy systemu zarządzania jakością, a taki odbiór wynika z faktu, że osoby audytowane otrzymują mało przystępne informacje. Na taki sposób postrzegania wpływ może mieć między innymi: brak czytelności raportu, trudne w interpretacji normy ISO, brak aprobaty dla działań korygujących, abstrakcyjny system zarządzania czy nieprzejrzysta certyfikacja jakości.

Dzieje się tak często przez niedostatki systemu, który stanowi otoczenie audytu (auditu). Proces, większość produktów czy usług weryfikowana jest przy użyciu nieintegralnych narzędzi, co powoduje fragmentaryczność . Z badań wynika, że nawet firmy, które deklarują chęć dotrzymywania jakości, podlegają certyfikacji ISO, nie wykorzystują jeszcze w tym celu wszystkich możliwości, które niesie za sobą postęp technologiczny. Niejednokrotnie audytor (auditor) w swojej pracy polegać musi na zestawie najbardziej podstawowych narzędzi, które z uwagi na brak specyficznych funkcjonalności nie zaspokajają wszystkich potrzeb.

Chcesz dowiedzieć się więcej o pracy audytora, normach ISO i ich zastosowania? Przeczytaj TEN artykuł!

Bez względu na to czy patrzymy na audyt (audit) od strony jego wykonawcy czy osoby odpowiedzialnej, np. właścicieli procesów, czy uczestnika audytu (auditu) lub klienta, brak jednolitego repozytorium w ramach firmy, liczba norm ISO, obszerna dokumentacja procesów, wieloetapowa certyfikacja nie przybliżają do celu jakim jest zdobycie odpowiedniego poziomu jakości, a co za tym idzie pożądanego certyfikatu.

Podstawowe pakiety narzędzi biurowych jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, skrzynki e-mail oczywiście stanowią pewne ułatwienie w zakresie wypełniania codziennych obowiązków, jednak wciąż nie są to narzędzia przystosowane do tego, aby móc właściwie pracować nad doskonaleniem systemu, z normą, maksymalnie ułatwić proces certyfikacji ISO lub zdobyć ocenę zgodności z dokumentacją wewnętrzną.

Aby wyjść tym wyzwaniom naprzeciw, stworzyliśmy aplikację Quality Management System. QMS to integralne oprogramowanie służące do planowania, wykonywania oraz zarządzania audytami. Aplikacja webowa (dostępna z poziomu strony w przeglądarce internetowej) poprzez zawarte w niej treści przeznaczona jest do prowadzenia wewnętrznych audytów jakości w oparciu o normy ISO, inne dokumenty normalizacyjne i/lub wewnętrzną dokumentację, np. zintegrowane systemy zarządzania jakością.

Do najważniejszych funkcjonalności dostępnych w menu narzędzia Quality Management System należy:

• odwzorowywanie procesów i podprocesów oraz struktury firmy;
• wprowadzanie planów audytowych;
• tworzenie i przypisywanie zadań audytowych;
• przeprowadzanie kompletnych audytów (począwszy od planu aż po działania doskonalące, korygujące) wspieranych szeroką automatyzacją;
• zapewnienie integralnego systemu komunikacji, powiadomień i obiegów akceptacyjnych;
• generowanie dokumentacji elektronicznej wraz z możliwością jej wydruku.

Skorzystanie ze wszystkich funkcjonalności oferowanych w ramach narzędzia pozwala na ułatwienie realizacji czynności audytowych skracając czas pracy audytora nawet o 50%, bez utraty jej jakości. Zaoszczędzony czas przeznaczyć można na zwiększenie planu audytów, dodatkowe kontrole czy, istotne z punktu widzenia rozwoju oraz certyfikacji ISO, doskonalenie procesów i kompetencji.

QMS rozwiązuje szereg problemów, które pochłaniają mnóstwo czasu, przede wszystkim tworzenie niezbędnej dokumentacji oraz zapewnia bieżącą komunikację obejmującą wszystkie strony audytu. Nasze oprogramowanie jest elastyczne, pozwala na dostosowanie sposobu wykorzystywania w zależności od stosowanego modelu audytu.

QMS pozwala na przypisywanie terminów wykonania zadań audytowych i doskonalących, korygujących, dzięki czemu wspiera dotrzymanie harmonogramu certyfikacji ISO. Przypisywanie zadań o jasno określonym zakresie, których podstawę stanowi norma, inny dokument ISO lub repozytorium zawierające spis treści dokumentacji odnoszącej się do jakości wewnętrznej, wraz ze wskazaniem dat ich wykonania pozwala na późniejszą weryfikację, tym samym eliminując ewentualne nieporozumienia wynikające z komunikacji rozproszonej.

Jednym z bezsprzecznych atutów naszego oprogramowania jest również raport z audytu, który w aplikacji QMS generowany jest automatycznie i obejmuje swoim zakresem wszystkie najważniejsze, wymagane dane zapisywane w toku ścieżki procesu audytowego. Wygenerowany raport, w celu akceptacji, może zostać z poziomu aplikacji skierowany do wszystkich użytkowników o takich uprawnieniach. Wyniki raportu stanowić będą podstawę do zainicjowania prac doskonalących, korygujących czy sporządzenia planów postępowania z ryzykiem. Przedstawione mogą zostać również w ramach procesu certyfikacji. Dzięki jakości oraz standaryzowaniu automatycznie sporządzonej dokumentacji certyfikacja zakończy się sukcesem.

Właściwe zarządzanie uprawnieniami (rolami) sprawia, że każdy użytkownik posiada dostęp do aplikacji, a tym samym możliwość wykonania swojej części pracy, co eliminuje ryzyko, aby osoby nieuprawnione uzyskały dostęp do informacji, treści dla nich nieprzeznaczonych.